Zoptymalizowany monitoring płatności – pierwszy element działań windykacyjnych

Data aktualizacji: 9 sierpnia 2024

W niniejszym artykule omówimy, czym jest monitoring płatności, dlaczego jest on tak istotny, jakie metody monitorowania można wdrożyć w firmie oraz jak optymalizować ten proces, aby stanowił on efektywny i możliwie zautomatyzowany element zarządzania finansami.
Zapraszamy do lektury.

• Czym jest monitorowanie płatności?
• Monitoring płatności to pierwszy element windykacji
• W jaki sposób monitorować płatności?
• Rozwiązania automatyczne
• Rozwiązania półautomatyczne
• Rozwiązania typowo jednostkowe
• Ważna zasada windykacji
• Zapraszamy do kontaktu

Czym jest monitorowanie płatności?

Monitoring płatności to proces systematycznego nadzorowania stanu płatności od klientów. W praktyce oznacza to bieżącą kontrolę nad terminowością wpłat, przypominanie klientom o zbliżających się terminach płatności, a w razie potrzeby – podejmowanie działań mających na celu odzyskanie zaległych należności – faktyczną windykację.
 

Monitoring płatności to pierwszy element windykacji

Choć windykacja kojarzy się głównie z działaniami podejmowanymi po upływie terminu płatności, to jednak warto podkreślić, iż skuteczna windykacja zaczyna się znacznie wcześniej – właśnie od monitorowania płatności.

Dzięki bieżącemu nadzorowi nad terminowością płatności, przedsiębiorstwo może reagować na problemy zanim staną się one poważne. Monitorowanie płatności pozwala na wczesne wykrywanie sygnałów świadczących o możliwych trudnościach finansowych klientów, takich jak opóźnienia w płatnościach, czy prośby o przedłużenie terminu zapłaty. To z kolei umożliwia szybsze podjęcie działań windykacyjnych, zanim sytuacja wymknie się spod kontroli.
 

W jaki sposób monitorować płatności?

Skuteczny monitoring płatności wymaga zastosowania odpowiednich narzędzi i metod, które pozwolą na bieżące śledzenie statusu płatności faktur oraz zbliżających się terminów płatności. W zależności od specyfiki firmy, jej wielkości oraz liczby klientów, można zastosować różne rozwiązania – od prostych rozwiązań opartych nawet o odręczne notatki, do całkowicie zautomatyzowanych systemów, które większość czynności wykonają samodzielnie.
 

Rozwiązania automatyczne

Automatyzacja monitoringu płatności staje się coraz bardziej popularna, szczególnie w większych firmach, które obsługują dużą liczbę klientów. Zautomatyzowane systemy monitorowania płatności pozwalają na śledzenie statusu faktur, generowanie przypomnień o zbliżających się terminach płatności, a nawet automatyczne wysyłanie wezwań do zapłaty w przypadku opóźnień. Oczywiście tego typu rozwiązania sprawdzą się najlepiej w przypadku bardzo dużej ilości faktur, które monitorujemy.
 

Rozwiązania półautomatyczne

Nie wszystkie firmy mają potrzebę pełnej automatyzacji procesu monitoringu płatności. W wielu przypadkach, szczególnie w mniejszych przedsiębiorstwach, wystarczające mogą okazać się rozwiązania półautomatyczne, które łączą w sobie elementy automatyzacji z działaniami pracownika odpowiedzialnego za ten aspekt działań. W tym wypadku mówimy nie tylko o rozwiązaniach typu CRM z opcją zarządzania płatnościami, ale również o wszelkiego rodzaju narzędziach umożliwiających import i przetwarzanie wyciągów bankowych, czy zwykłym arkuszu kalkulacyjnym zawierającym komplet potrzebnych nam informacji.
 

Rozwiązania typowo jednostkowe

W niektórych przypadkach, szczególnie w małych firmach lub przy obsłudze niewielkiej liczby klientów, monitorowanie płatności może odbywać się w sposób manualny, bez wsparcia zautomatyzowanych systemów. Tego typu podejście, choć bardziej czasochłonne (na większą skalę), może być skuteczne, jeśli firma dysponuje odpowiednimi zasobami i procedurami.
 

Ważna zasada windykacji

Warto pamiętać o jednej z najważniejszych zasad windykacji: szybka reakcja na zadłużenie jest kluczowa. Aby móc jednak zareagować, musimy być świadomi wystąpienia opóźnienia w płatnościach. Właśnie z tego powodu monitoring płatności jest tak istotny. Również z tego powodu powinien być traktowany jako pierwszy element odzyskiwania zadłużenia, a jego efektywność, koszty i procedury powinny być włączone do szerszej polityki i systemu procedur związanych z windykacją w przedsiębiorstwie.
 

Zapraszamy do kontaktu

W przypadku chęci nawiązania współpracy w zakresie windykacji, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji.