Zmiana siedziby spółki

Data aktualizacji: 11 stycznia 2013

Na wstępie należy wyjaśnić, iż w przypadku zmiany siedziby spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, w przypadku wyznaczenia nowej siedziby w innej miejscowości niż miejscowość wskazana w umowie spółki, podstawową czynnością musi być zmiana umowy spółki, co wynika wprost z przepisu art. art. 255 w związku z art. 157 kodeksu spółek handlowych.

Przepis ten stanowi, iż zmiana umowy spółki wymaga uchwały wspólników i wpisu do rejestru. Protokół z takiego zgromadzenia wspólników musi być sporządzony przez notariusza. W przypadku zaś wyznaczenia nowej siedziby spółki w tej samej miejscowości, zmiana taka nie pociąga za sobą konieczności zmiany umowy Spółki, chyba że w umowie tej wskazano jako siedzibę, poza miejscowością, także dokładny adres. W sytuacji takiej nowy adres siedziby spółki należy ujawnić w rejestrze przedsiębiorców KRS, zgodnie bowiem z art. 168 w zw. z art. 166 § 1 ksh wszelkie zmiany danych wymienionych w art. 166 § 1 i § 2 (w tym m.in. danych dotyczących firmy, siedziby i adresu spółki oraz przedmiot działalności spółki) zarząd powinien zgłosić sądowi rejestrowemu w celu wpisania do rejestru, jak również dokonać zgłoszeń aktualizacyjnych m.in. w urzędzie skarbowym, statystycznym, ZUS itd.

W tym celu należy złożyć w KRS odpowiedni wniosek na formularzu, zaś do wniosku zmieniającego KRS Z-3 należy dołączyć potwierdzenia uiszczenia opłaty sądowej od zmiany w KRS w wysokości 500zł.

Zmiana siedziby spółki wymaga również dokonania zmiany danych poprzez wypełnienie odpowiednich formularzy, przesyłanych przez sąd rejestrowy KRS w ramach tzw. „jednego okienka” do poniższych urzędów:

• Główny Urząd Statystyczny: REGON, tzn. należy wypełnić odpowiedni wniosek w GUS dot. zmiany siedziby,
• Urząd Skarbowy: NIP, należy wypełnić wniosek aktualizacyjny NIP-2 oraz załącznik do wniosku NIP-C (zmiana miejsca prowadzenia działalności) wraz z umową najmu/umową sprzedaży dotyczącą nowej siedziby,
• ZUS: należy zgłosić zmianę adresu pracodawcy,

Na gruncie prawa pracy zmiana siedziby pracodawcy oraz miejsca wykonywania działalności Spółki może powodować konieczność dokonania przez Spółkę wypowiedzeń zmieniających warunki pracy pracownikom w przypadku, gdy w umowie z pracownikiem jako miejsce świadczenia pracy wskazano konkretny adres. Należy wówczas dokonać wypowiedzeń zmieniających warunki pracy na podstawie art. 42 kp.

W wypowiedzeniu zmieniającym, które wymaga zachowania formy pisemnej, z podaniem przyczyny, którą w danej sytuacji będzie zmiana siedziby pracodawcy, należy wskazać proponowane pracownikowi nowe warunki pracy. Do wypowiedzenia wynikających z umowy warunków pracy i płacy stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu umowy o pracę, w tym również przepisy dotyczące długości okresu wypowiedzenia, obowiązku konsultacji zamiaru wypowiedzenia z reprezentującą pracownika organizacją związkową oraz wynikającej z przepisów prawa pracy szczególnej ochrony przed wypowiedzeniem. W razie odmowy przyjęcia przez pracownika zaproponowanych warunków pracy lub płacy, umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia. Jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, uważa się, że wyraził zgodę na te warunki; pismo pracodawcy wypowiadające warunki pracy lub płacy powinno zawierać pouczenie w tej sprawie. W razie braku takiego pouczenia, pracownik może do końca okresu wypowiedzenia złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków.

Z kolei w sytuacji, gdy w umowie o pracę nie wskazano konkretnego adresu miejsca świadczenia przez pracownika pracy, a wskazano ogólnie, jako miejsce świadczenia pracy, np. siedzibę pracodawcy lub inne miejsce wskazane przez pracodawcę, bądź też jako miejsce świadczenia pracy wskazano teren województwa, zaś dokonana zmiana nie pociąga za sobą zmiany miejsca wykonywania pracy określonego w zawartej z pracownikiem umowie o pracę, dokonanie wypowiedzenia zmieniającego nie jest konieczne.