Założenie i funkcjonowanie jednoosobowej spółki z o.o. – FAQ

Data aktualizacji: 7 kwietnia 2020

Pytania klientów i odpowiedzi dotyczące założenia oraz funkcjonowania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez osobę prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą, w której jedynym wspólnikiem będzie osoba fizyczna.

Zagadnienia poruszone w artykule

• Dwie opcje rejestracji spółki z o.o.
• Czy po utworzeniu tej spółki (jednoosobowej – będę jedynym wspólnikiem) mogę zawrzeć sam ze sobą umowę, gdzie powierzę sobie funkcje członka zarządu?
• Jak wyglądają składki ZUS – czy będę płacić tak jak teraz przy jednoosobowej działalności gospodarczej. Czy po założeniu nowej spółki przysługuje mi tzw. mały ZUS?
• Czy do majątku spółki mogę wnieść mieszkanie obciążone hipoteką, którego jestem jedynym właścicielem
• Czy spółka z o.o. (jednoosobowa) może być zarejestrowana i działać w prywatnym mieszkaniu?
• Czy mogę w ramach spółki dalej korzystać z konta firmowego, które było założone dla jednoosobowej działalności gospodarczej, którą uprzednio zamknę? Czy powinienem założyć nowe konto firmowe na spółkę?
• Jak wygląda kwestia zysków i strat spółki? Czy sam ze sobą się rozliczam i sporządzam sprawozdania finansowe na koniec roku, w których wszystko wykazuję?
• Jak wygląda sytuacja, gdy spółka będzie miała straty? Co dzieje się wówczas? Czy wtedy komornik może zająć wszystko za długi spółki, czy wspólnik odpowiada za długi spółki ?. Co dzieje się po zamknięciu spółki? Co z majątkiem spółki?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest spółką kapitałową. Już w momencie zawarcia umowy w formie aktu notarialnego powstaje spółka z o.o. w organizacji. Natomiast z chwilą wpisu do rejestru uzyskuje osobowość prawną. Założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może się odbyć obecnie w dwojaki sposób, tj. w formie „klasycznej” tj. poprzez zawarcie umowy spółki u notariusza oraz w formie elektronicznej tj. w tzw. trybie S24 przez internet.

 

Dwie opcje rejestracji spółki z o.o.

Pierwsza opcja wymaga sporządzenia umowy spółki w formie aktu notarialnego oraz przygotowania załączników do zarejestrowania spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym wymaganych przez kodeks spółek handlowych oraz ustawę o KRS. Ten sposób założenia spółki daje nam możliwość takiego ukształtowania umowy spółki jaki jest dla wspólników najbardziej optymalny. W przypadku trybu S24 przez internet, swoboda ustalania treści umowy jest ograniczona, można wybierać jedynie pomiędzy wariantami uregulowań bądź uzupełnienia poszczególnych postanowień, które w praktyce sprowadzają się do zwykłego i podstawowego formularza umowy spółki.

Druga opcja – rejestracja spółki z o.o. w trybie S24 przez internet jest alternatywnym sposobem założenia spółki z .o.o. i wymaga skorzystania z systemu dotyczącego rejestracji spółki z o.o. na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości pod adresem: https://ekrs.ms.gov.pl/.

 

Czy po utworzeniu tej spółki (jednoosobowej – będę jedynym wspólnikiem) mogę zawrzeć sam ze sobą umowę, gdzie powierzę sobie funkcje członka zarządu?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może zostać utworzona także przez jednego wspólnika. Jednak takim wspólnikiem nie może być inna jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Zawiązać spółki nie może również osoba fizyczna, która jest pozbawiona zdolności do czynności prawnych. W akcie założycielskim powołuje się członka zarządu który jest jednocześnie jedynym wspólnikiem. Wspólnik spółki jednoosobowej wykonuje wszystkie uprawnienia, jakie przysługują zgromadzeniu wspólników. Wspólnikowi spółki jednoosobowej przysługują takie same prawa jak w spółce wieloosobowej. Nie odpowiada on za zobowiązania spółki, natomiast jest zobowiązany jedynie do świadczeń określonych w umowie spółki. Natomiast wspólnik, który jest również członkiem zarządu spółki, odpowiada za jej zobowiązania wówczas, gdy egzekucja przeciwko spółce będzie bezskuteczna.

 

Jak wyglądają składki ZUS – czy będę płacić tak jak teraz przy jednoosobowej działalności gospodarczej. Czy po założeniu nowej spółki przysługuje mi tzw. mały ZUS?

Wspólnik jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, który jest również jedynym członkiem zarządu, z punktu widzenia ubezpieczeń jest traktowany przez ZUS jak osoba prowadząca działalność gospodarczą i podlega ubezpieczeniu społecznemu na takich samych zasadach jak przy prowadzeniu pozarolniczej działalności gospodarczej. Osoby prowadzące taką działalność podlegają z tego tytułu obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu. Natomiast ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne i objęcie nim następuje na wniosek osoby zainteresowanej. Co do zasady nie może skorzystać z ulgi (tzw. Małego ZUS-u) osoba która prowadzi działalność jednoosobową, ale od chwili zamknięcia poprzedniej firmy nie minęło 60 miesięcy. Ponadto z możliwości opłacania obniżonych składek na ZUS są wyłączeni: wspólnicy spółek jawnych, partnerskich i komandytowych oraz wspólnik jednoosobowej spółki z o.o.

 

Czy do majątku spółki mogę wnieść mieszkanie obciążone hipoteką, którego jestem jedynym właścicielem

Zgodnie z art. 158 § 1 kodeksu spółek handlowych: „Jeżeli wkładem do spółki w celu pokrycia udziału ma być w całości albo w części wkład niepieniężny (aport), umowa spółki powinna szczegółowo określać przedmiot tego wkładu oraz osobę wspólnika wnoszącego aport, jak również liczbę i wartość nominalną objętych w zamian udziałów.

• 1¹. W przypadku spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy na pokrycie kapitału zakładowego wnosi się wyłącznie wkłady pieniężne”.

Wkładem wspólnika do spółki na pokrycie udziału zamiast wkładu pieniężnego może być aport, czyli wkład niepieniężny. Aportem może on pokryć swój udział w całości albo w części. Przedmiot wkładu powinien zostać w sposób szczegółowy określony w umowie spółki, podobnie jak osoba wspólnika, która go wnosi. Oprócz tego umowa spółki powinna też określać liczbę i wartość nominalną udziałów, które wspólnik objął w zamian za aport.

W związku z tym, co do zasady nie ma przeszkód, aby wnieść nieruchomość (mieszkanie) do spółki z o.o. Trzeba wycenić wartość nieruchomości oraz objąć udziały w zamian, zaś kapitał zakładowy spółki będzie wówczas odpowiadał wartości wniesionego wkładu (wartości nieruchomości). Własność nieruchomości przenosi się na spółkę osobną umową. Ponadto wniesienie prawa do lokalu wymaga zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy z 24.6.1994 r. o własności lokali (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1892 ze zm.) wpisu w księdze wieczystej. Jeżeli ustanowienie odrębnej własności lokalu ma nastąpić w odrębnej umowie, powinna ona zostać zawarta niezwłocznie, tak aby wniosek o wpis spółki do rejestru, który może zostać złożony dopiero po wniesieniu całości wkładów, w tym po wpisie do księgi wieczystej ustanowienia odrębnej własności aportowanego lokalu, mógł zostać złożony z zachowaniem terminu 6 miesięcy (art. 169 § 1 ksh).

 

Czy spółka z o.o. (jednoosobowa) może być zarejestrowana i działać w prywatnym mieszkaniu?

Tak. Nie ma przeszkód dla ustanowienia adresu siedziby spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Może to być również mieszkanie osoby trzeciej. Dla celów rejestrowych KRS należy wskazać adres siedziby spółki w celu jego ujawnienia w rejestrze przedsiębiorców.

 

Czy mogę w ramach spółki dalej korzystać z konta firmowego, które było założone dla jednoosobowej działalności gospodarczej, którą uprzednio zamknę? Czy powinienem założyć nowe konto firmowe na spółkę?

Powinno się otworzyć nowy rachunek bankowy dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W zasadzie biorąc pod uwagę, że co do zasady spółki z o.o. mają obowiązek prowadzenia pełnej księgowości, to prowadzenie rachunku bankowego dla spółki jest konieczne. Spółka musi rozliczać się za pomocą rachunku bankowego, jeśli stroną transakcji jest inny przedsiębiorca oraz jednorazowa wartość transakcji (bez względu na liczbę wynikających z niej płatności), przekracza równowartość 15.000 zł.

 

Jak wygląda kwestia zysków i strat spółki? Czy sam ze sobą się rozliczam i sporządzam sprawozdania finansowe na koniec roku, w których wszystko wykazuję?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest płatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych – CIT. Jeżeli udziałowcy czerpią ze spółki dochody w formie dywidend, to podlegają one dodatkowo opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych – PIT. Co roku należy sporządzić i złożyć w KRS sprawozdanie finansowe spółki z o.o. Od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe składane przez spółki muszą być sporządzane w formie elektronicznej oraz podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. W ciągu 15 dni od zatwierdzenia e-sprawozdania finansowego podmioty wpisane do KRS muszą złożyć sprawozdanie elektronicznie do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) w KRS (za pośrednictwem systemu eKRS).

Do sprawozdania finansowego składanego do RDF trzeba dołączyć:

• sprawozdanie z działalności jednostki (to obowiązek spółek z o.o., spółek akcyjnych, spółdzielni i innych podmiotów wskazanych w art. 49 ust 1 ustawy o rachunkowości),
• uchwałę organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe (np. uchwała zgromadzenia wspólników),
• uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty,
• sprawozdanie biegłego rewidenta (jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu).

Sprawozdanie finansowe musi być podpisane (także w formie elektronicznej – czyli kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP) przez:

• osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. księgowa, czy główna księgowa) oraz
• zarząd w spółce – podpisy muszą złożyć wszyscy członkowie tego organu (czyli np. wszyscy członkowie zarządu).

Osoby, które podpisują sprawozdanie finansowe muszą podać datę złożenia podpisu.

Ponadto następujące dokumenty muszą mieć postać elektroniczną (tzn. dokumenty muszą być podpisane elektronicznie zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości i załączone do zgłoszenia do Repozytorium Dokumentów Finansowych Krajowego Rejestru Sądowego (RDF)):

• roczne sprawozdanie finansowe (w obowiązkowym formacie XML),
• sprawozdanie z działalności,

Natomiast nie ma obowiązku przygotowania postaci elektronicznej dla następujących dokumentów:

• uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego
• uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty.

Te dokumenty mogą być dołączone do e-sprawozdań finansowych w postaci skanów dokumentów papierowych.

Podsumowując, sprawozdanie finansowe musi zostać podpisane przez wszystkich członków zarządu (elektronicznie). Jeżeli jest to spółka jednoosobowa to jedyny członek zarządu podpisuje wszystkie dokumenty. Natomiast samo zgłoszenie do RDF musi zostać podpisane przez osobę uprawniona do reprezentacji Spółki posiadającą numer PESEL.

 

Jak wygląda sytuacja, gdy spółka będzie miała straty? Co dzieje się wówczas? Czy wtedy komornik może zająć wszystko za długi spółki, czy wspólnik odpowiada za długi spółki ?. Co dzieje się po zamknięciu spółki? Co z majątkiem spółki?

Strata wykazana w sprawozdaniu finansowym spółki nie zawsze będzie się wiązała z jej niewypłacalnością. W sprawozdaniu finansowym co roku po zamknięciu roku obrotowego spółki Zgromadzenie Wspólników w terminie 6 miesięcy powinno podjąć m.in. uchwałę w przedmiocie podziału zysku lub pokryciu straty. Jest to czynność formalna, ale nie powoduje automatycznego powstania niewypłacalności. Jeżeli jednak spółka nie będzie spłacała długów to najpierw wierzyciel musi uzyskać prawomocne orzeczenie sądu przeciwko spółce z o.o. i wszcząć egzekucję przeciwko spółce. Co do zasady wspólnik spółki z o.o. nie odpowiada za jej zobowiązania, chyba że jest jednocześnie członkiem zarządu, a egzekucja przeciwko spółce okazała się bezskuteczna. Wówczas wierzyciel musi w osobnym procesie przeciwko członkowi zarządu wystąpić z roszczeniem o zapłatę.

Stosownie do art. 299  kodeksu spółek handlowych, jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za jej zobowiązania.  Członek zarządu może się uwolnić od odpowiedzialności, o której mowa powyżej, jeżeli wykaże, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub wszczęto postępowanie układowe, albo że niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewszczęcie postępowania układowego nastąpiło nie z jego winy, albo że pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewszczęcia postępowania układowego wierzyciel nie poniósł szkody.

Zakończenie działalności spółki z o.o. wiąże się z koniecznością przeprowadzenia likwidacji spółki. Zgodnie z art. 276 § 1 ksh. – „Likwidatorami są członkowie zarządu, chyba że umowa spółki lub uchwała wspólników stanowi inaczej”. Natomiast zgodnie z art. 282 § 1 kodeksu spółek handlowych – „Likwidatorzy powinni zakończyć interesy bieżące spółki, ściągnąć wierzytelności, wypełnić zobowiązania i upłynnić majątek spółki (czynności likwidacyjne)”.

Wreszcie jak stanowi art. 286 § 1 ksh „Podział między wspólników majątku pozostałego po zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli nie może nastąpić przed upływem sześciu miesięcy od daty ogłoszenia o otwarciu likwidacji i wezwaniu wierzycieli.

• 2. Majątek, o którym mowa w § 1, dzieli się między wspólników w stosunku do ich udziałów”.

Nasza kancelaria może pomóc w założeniu spółki z o.o. i jej rejestracji w KRS. Współpracujemy w notariuszem oraz przygotujemy wszystkie dokumenty konieczne do założenia spółki i ją zarejestrujemy w rejestrze przedsiębiorców.