Wstęp do windykacji – kluczowe terminy (daty), o których warto pamiętać

Data aktualizacji: 12 lipca 2024

Windykacja jest kluczowym elementem zarządzania finansami w każdej firmie. Jednym z ważniejszych aspektów są terminy. Terminy szeroko rozumiane. Nie chodzi jedynie o termin płatności, po przekroczeniu którego powinniśmy rozpocząć działania windykacyjne. Warto mieć świadomość większej złożoności tej kwestii. Kontynuując serię artykułów „Wstęp do windykacji”, w niniejszym wpisie zajmiemy się właśnie tym aspektem.

• Termin płatności
• Jak często monitorować terminy płatności?
• Termin rozpoczęcia działań windykacyjnych
• Jak często przesyłać przypomnienia?
• Terminy dotyczący wezwania do zapłaty
• Kiedy rozpocząć windykację sądową?
• Termin przedawnienia roszczeń
• Pomoc kancelarii w zakresie windykacji

Termin płatności

Termin płatności to data, do której dłużnik ma obowiązek uregulować swoje zobowiązanie finansowe wobec wierzyciela. Jest to podstawowy element każdej umowy handlowej, który powinien być jasno określony i zrozumiały dla obu stron. Przestrzeganie tego terminu jest kluczowe.

Warto również wspomnieć, iż wielu kontrahentów rozumie ten termin jako moment, w którym powinni dopiero wziąć pod uwagę konieczność uregulowania płatności. Oczywiście jest to błędne założenie.
 

Jak często monitorować terminy płatności?

Pierwsza i zarazem najważniejsza kwestia związana z terminami płatności – monitorujmy je. Regularne monitorowanie terminów płatności jest niezbędne, aby szybko reagować na opóźnienia. W przypadku małych i średnich firm monitoring cotygodniowy powinien być wystarczający, aby z jednej strony zapewnić przejrzystość informacji, z drugiej nie być uciążliwym dla osób go wykonujących.

Alternatywnie warto rozważyć skorzystanie z programów automatycznie monitorujących terminy.
 

Termin rozpoczęcia działań windykacyjnych

Tak naprawdę, rozpoczęcie działań windykacyjnych powinno nastąpić natychmiast po przekroczeniu terminu płatności. Im szybciej zareagujemy, tym większa szansa na skuteczne odzyskanie należności. Warto dokładnie określić procedurę działania w tym zakresie. Tak, aby proces ten przebiegał możliwie najsprawniej.
 

Jak często przesyłać przypomnienia?

To pytanie, które zadaje sobie wiele (szczególnie początkujących) przedsiębiorców. Nie ma na nie jednej, optymalnej odpowiedzi. Częstotliwość wiadomości powinna wskazywać na spójne działanie, jednak odbiorca nie powinien czuć się nimi nękany (np. otrzymując taką wiadomość każdego dnia). Na początek warto ustalić jeden dzień w tygodniu, w którym tego typu sprawami będziemy się zajmować.
 

Terminy dotyczący wezwania do zapłaty

Wezwanie do zapłaty to formalne pismo wysyłane do dłużnika, które zawiera żądanie uregulowania zaległości w określonym terminie oraz informację o konsekwencjach prawnych w przypadku braku płatności. Wezwanie do zapłaty powinno być wysyłane, jeśli dłużnik nie zareaguje na wcześniejsze przypomnienia lub nie dotrzymuje wcześniej ustalonych warunków spłaty.

W przypadku wezwania do zapłaty, termin na podjęcie działań podany w dokumencie również może być różny. W przypadku standardowych, nieopłaconych faktur z terminem płatności 7 lub 14 dni, czas na podjęcie działań może zostać określony w wymiarze podobnym jak na dokumencie sprzedaży.
 

Kiedy rozpocząć windykację sądową?

Windykacja sądowa powinna zostać wprowadzona, gdy inne metody zawiodą. Termin na rozpoczęcie windykacji sądowej zależy od wewnętrznych procedur firmy oraz specyfiki danej sprawy, ale zazwyczaj jest to kilka tygodni po wysłaniu ostatecznego wezwania do zapłaty. Jeśli działania windykacyjne prowadzimy wyłącznie wewnętrznie (korzystając z zasobów przedsiębiorstwa), etap windykacji sądowej warto już zdecydowanie omówić ze specjalizującą się w tym zakresie kancelarią prawną.
 

Termin przedawnienia roszczeń

Warto również pamiętać jeszcze o jednym terminie. Terminie, o którym często zapominamy – o przedawnieniu roszczeń. Przedawnienie roszczeń oznacza, że po upływie określonego czasu wierzyciel traci prawo do dochodzenia swoich należności na drodze sądowej. Termin przedawnienia zależy od rodzaju roszczenia i wynosi zazwyczaj od 3 do 10 lat. Dlatego ważne jest, aby wierzyciele monitorowali te terminy i podejmowali odpowiednie działania zanim roszczenie ulegnie przedawnieniu.
 

Pomoc kancelarii w zakresie windykacji

W przypadku chęci nawiązania współpracy windykacyjnej lub innej kwestii prawnej, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji.