Windykacja w 2021 roku. Na co warto zwrócić uwagę?

Data aktualizacji: 1 stycznia 2021

Rok 2020 był bardzo specyficznym okresem dla większości z nas. W wielu branżach spowodował ogromne problemy finansowe. Problemy, z którymi w 2021 będą musieli zmierzyć się nie tylko przedstawiciele tychże gałęzi gospodarki, ale również znacznie szersze grono podmiotów z nimi współpracujących – klienci, dostawcy, wierzyciele. Należy spodziewać się, iż 2021 odzyskanie należności będzie jedną z najważniejszych kwestii w wielu przedsiębiorstwach. Warto odpowiednio wcześnie się na to przygotować.

Poniżej przedstawiamy kilka wskazówek, które warto wziąć pod uwagę:

• Szybka reakcja będzie kluczowa
• Proste i zrozumiałe procedury
• Odpowiednia dokumentacja
• Komunikacja z dłużnikiem
• Kalkulacja, czy samodzielna windykacja jest opłacalna

Szybka reakcja będzie kluczowa

Rozpoczęcie odpowiednio wcześnie procesu windykacji jest kluczowe. Pierwsze miesiące od momentu powstania zadłużenia to moment nie tylko na próbę szybkiego odzyskania zadłużenia, ale również zachowania współpracy z kontrahentem. Nagromadzone i przeterminowane wiele miesięcy zadłużenie to problem, do którego żadna firma nie powinna dopuścić.

Proste i zrozumiałe procedury

Warto opracować przejrzystą i spójną politykę zarządzania płatnościami i windykacją. Powinna ona zawierać minimum:

• opisy procedur na wypadek powstania zaległości,
• etapy oraz gradację działań,
• sposoby komunikacji z dłużnikiem,
• dokumenty wymagane na etapie windykacji,
• dokumenty dotyczące samych transakcji, które mogą być pomocne przy odzyskiwaniu należności.

Odpowiednia dokumentacja

Ostatni punkt poprzedniego akapitu jest bardzo istotny. Kluczową kwestią poza czasem reakcji jest możliwość odpowiedniego udokumentowania wystąpienia zadłużenia. Jest to niezwykle przydatne zarówno w trakcie prowadzenia korespondencji z kontrahentem, jak również w przypadku ewentualnego sporu sądowego. Przykładowe dokumenty, które mogą okazać się pomocne:

• kopie umów,
• faktury VAT,
• protokoły odbioru,
• kopia korespondencji z kontrahentem.

Komunikacja z dłużnikiem

2020 rok był trudny dla wszystkich. Ma to również swoje odzwierciedlenie w komunikacji z kontrahentami. Sytuacja naszego dłużnika może być trudna (zarówno na szczeblu biznesowym, jak i prywatnym). Zadbajmy o to, aby nasza korespondencja była kulturalna i rzeczowa. W obecnej sytuacji bardzo łatwo o niepotrzebne zaognienie sytuacji, które nie służy rozwiązaniu problemu i z pewnością nie przyspieszy odzyskania długu.

Kalkulacja, czy samodzielna windykacja jest opłacalna

Warto również dokładnie policzyć i zastanowić się, czy windykacja prowadzona wewnętrznie będzie dla nas opłacalna. Czy poświęcony czas na komunikację z kontrahentem, pisma, ponaglenia, spory sądowe można spożytkować lepiej. Być może bardziej opłacalnym wyborem jest zlecenie windykacji zewnętrznej kancelarii. Jeśli tak jest, serdecznie zapraszamy do współpracy.