Windykacja umowy najmu – działania prewencyjne

Data aktualizacji: 24 stycznia 2025

Windykacja umowy najmu to dosyć specyficzna kwestia z uwagi, iż w znacznej części dotyczy osób prywatnych. O ile przedsiębiorstwa często posiadają pełne procedury windykacyjne oraz przynajmniej jedną osobę w zespole dedykowaną do tego typu działań, o tyle w przypadku osób prywatnych sytuacja może być nieco inna. Szczególnie jeśli dotyczy osób wynajmujących np. jedno mieszkanie. Osób, dla których jest to dodatkowa forma dochodu, na której obsługę nie planują przeznaczać dużych zasobów czasowych. W takim przypadku prewencja jest jedną z najważniejszych kwestii, na które warto zwrócić uwagę.

• Przed podpisaniem umowy – działania wstępne
• Najem okazjonalny
• Pojedyncze opóźnienie w płatności
• Jasne zasady i (co istotne) trzymanie się nich
• Szybka reakcja
• Podejmowanie trudnych decyzji
• Kontakt z kancelarią

Przed podpisaniem umowy – działania wstępne

Absolutnym minimum powinny być dwie kwestie: weryfikacja najemcy oraz dobre przygotowanie umowy.
Działania weryfikacyjne:

• zweryfikować dokumenty tożsamości najemców w wersji fizycznej (nie skany, czy zdjęcia przesłane elektronicznie),
• jeśli najemca wynajmował wcześniej lokal, poprosić o kontakt do poprzedniego wynajmującego,
• zweryfikować stabilność dochodów.

W kwestii umowy, warto zadbać m.in. o:

• dokładne dane stron,
• szczegółowy opis wynajmowanego lokalu wraz z dokumentacją zdjęciową (np. dołączoną do protokołu odbioru),
• jasno określoną wysokość czynszu oraz opłat dodatkowych,
• terminy płatności i sposób ich dokonywania, a także procedury wynikające z opóźnień w realizacji zobowiązań,
• określenie warunków rozwiązania umowy,
• postanowienia dotyczące zabezpieczeń, takich jak kaucja oraz warunków ich rozliczenia.

 

Najem okazjonalny

Najem okazjonalny to szczególna forma najmu, która zapewnia wynajmującemu większe bezpieczeństwo prawne. Jest to umowa przewidziana dla osób fizycznych, a jej kluczowym elementem jest dodatkowe zabezpieczenie w postaci oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji. W przypadku osób prywatnych jest to forma, którą warto rozważyć.
 

Pojedyncze opóźnienie w płatności

Pierwsze opóźnienie w płatnościach może być przypadkiem, ale może też sygnalizować początek poważniejszych problemów. Wynajmujący powinien traktować takie sytuacje jako ostrzeżenie i natychmiast podjąć działania. Nie chodzi tutaj oczywiście o daleko idące działania, ale przede wszystkim jasne pokazanie, iż sytuacja jest stale monitorowana, a działanie nie jest akceptowane. Zdarzają się pomyłki, sytuacje losowe, etc. Przypadkowe 2-3 dniowe opóźnienie wynikające z błędu powinno zostać zwyczajnie wyjaśnione. Jeśli jednak sytuacja się przedłuża, konieczne jest działanie w sposób bardziej dosadny.
 

Jasne zasady i (co istotne) trzymanie się nich

Warto z góry określić kluczowe dla nas zasady i jasno się ich trzymać. Warto zawszeć je oczywiście w umowie tak, aby nie powodować rozdźwięku pomiędzy oczekiwaniami obu stron, a zapisami w podpisanym dokumencie.

Zasady, o których powyżej mowa:

• regularne płatności w terminie – to zasada nadrzędna,
• zasady dotyczące korzystania z lokalu – np. zakaz podnajmu, zasady dotyczące zwierząt, modyfikacji lokalu etc.,
• zasady dotyczące kontroli stanu lokalu.

Bardzo istotna jest konsekwencja w działaniach. Niestety w wielu wypadkach kolejne ustępstwa prowadzą jedynie do większych problemów wynajmującego, a w konsekwencji do oczekiwać… kolejnych ustępstw.
 

Szybka reakcja

Im dłużej wynajmujący zwleka z reakcją na problemy, tym trudniej jest je rozwiązać. Brak szybkich działań może prowadzić do narastania zaległości, pogorszenia relacji z najemcą, czy dewastacji lokalu. Warto działać zanim problemy urosną.
 

Podejmowanie trudnych decyzji

Wypowiedzenie umowy najmu powinno być ostatecznością, ale w niektórych sytuacjach jest nieuniknione. Przykłady takich sytuacji to:

• Powtarzające się zaległości w płatnościach.
• Rażące naruszenia zasad korzystania z lokalu.
• Uporczywe zakłócanie porządku przez najemcę.
• Brak możliwości przeprowadzenia kontroli stanu lokalu.

Wypowiedzenie umowy powinno zostać oczywiście przygotowane w formie pisemnej. Warto pamiętać również o protokole odbioru lokalu wraz z dokumentacją zdjęciową. Szczególnie jeśli w lokalu dokonano zniszczeń lub dużych zmian.

Jeśli mamy problem z przygotowaniem dokumentu rozwiązania umowy, sposobem interpretacji jej zapisów, czy warunkami, na jakich najemca powinien opuścić lokal, warto rozważyć zwrócenie się o pomoc do kancelarii prawnej specjalizującej się w tego typu kwestiach. Czasem wyjaśnienie jednej kwestii może ustrzec nas przed wieloma problemami prawnymi, których nawet nie bierzemy pod uwagę.
 

Kontakt z kancelarią

W przypadku chęci uzyskania pomocy prawnej w kwestiach dotyczących najmu lokali, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie.