Windykacja przy zachowaniu dobrych relacji z Klientem – kluczowe aspekty

Data aktualizacji: 2 lutego 2024

Windykacja należności jest niezbędnym elementem zarządzania finansami firmy. Może być jednak wyzwaniem, jeśli chodzi o utrzymanie dobrych relacji z klientami. Kluczem jest znalezienie równowagi między skutecznością / sposobami odzyskania długów a zachowaniem pozytywnego wizerunku firmy i zachowaniem Klienta. Jeśli oczywiście współpraca z nim rokuje na przyszłość. Podejmowanie działań windykacyjnych z wyczuciem i profesjonalizmem może nie tylko pomóc w odzyskaniu należności, ale również wzmocnić lojalność klientów. W dzisiejszym artykule zajmiemy się kluczowymi aspektami w tym temacie.

• Szybka reakcja
• Jakość komunikacji
• Profesjonalne podejście
• Konsekwencja w działaniu
• Indywidualne podejście
• Elastyczność… do pewnego stopnia
• Zdrowy rozsądek
• Zobacz również wersję video

 

Szybka reakcja

Szybka reakcja na opóźnienia w płatnościach jest kluczowa. Im wcześniej zidentyfikujemy problem, tym szybciej będziemy mogli zareagować, minimalizując potencjalne szkody dla obu stron. Pamiętajmy, iż szybka reakcja nie oznacza pochopnych decyzji. Mówimy o działaniach realizowanych zgodnie dobrze przemyślaną wcześniej strategią. Wczesne zaangażowanie może otworzyć drzwi do konstruktywnego dialogu i znalezienia wspólnego rozwiązania zanim drobny problem urośnie do rangi dużego kryzysu w relacjach.
 

Jakość komunikacji

Komunikacja w procesie windykacji powinna być przemyślana, jasna i konstruktywna. Choć w wielu wypadkach nie pozbędziemy się ich w 100%, emocje w działaniach nie są wskazane. Przy każdym kontakcie z klientem ważne jest, aby przekazywać swoje przesłanie w sposób, który jest bezpośredni, ale również empatyczny i pokazujący do pewnego stopnia zrozumienie sytuacji. Warto unikać języka, który może być postrzegany jako agresywny, ponieważ może to tylko pogorszyć sytuację.
 

Profesjonalne podejście

Zachowanie profesjonalizmu, nawet w obliczu trudności, pokazuje klientom, że Twoje działania są uzasadnione i oparte na solidnych zasadach biznesowych. Ponadto, profesjonalne podejście buduje zaufanie. To z kolei może zachęcić klientów do rozszerzenia współpracy w przyszłości oraz szybszego wypracowania rozwiązania bieżącego problemu. Działania windykacyjne nie różnią się pod tym względem od innych prac, jakie wykonujemy na rzecz klienta. Profesjonalizm zawsze jest bardzo istotny.
 

Konsekwencja w działaniu

Konsekwencja w działaniach windykacyjnych jest ważna, aby pokazać, iż traktujemy swoje zobowiązania poważnie. Ważne jest, aby ustalić jasne oczekiwania i konsekwentnie ich przestrzegać. Dłużnik powinien posiadać precyzyjną informację odnośnie konsekwencji, jakie wynikną w związku z wystąpieniem zaległości.

Dla przykładu, jeśli ustaliliśmy przesunięcie terminu płatności oraz dalsze działania, które nastąpią, jeśli termin nie zostanie dotrzymany, powinniśmy się tych ustaleń trzymać.
 

Indywidualne podejście

Każdy klient jest unikalny, a zatem wymaga indywidualnego podejścia. Warto oczywiście starać się zrozumieć ich sytuację i dostosować swoje działania windykacyjne w taki sposób, aby odzwierciedlały specyficzne okoliczności. Indywidualne podejście pokazuje klientom, że są traktowani z szacunkiem i że ich sytuacja jest ważna dla firmy. To z kolei może zwiększyć ich gotowość do współpracy i znalezienia rozwiązania problemu.

Wbrew pozorom działanie według z góry ustalonej strategii windykacji nie jest w sprzeczności z takim podejściem. Rozpatrujmy każdą sytuację indywidualnie, jednak działajmy według ram opracowanych wcześniej w szerszej strategii.
 

Elastyczność… do pewnego stopnia

Elastyczność jest ważna w negocjacjach z dłużnikami, jednak ważne jest, aby pamiętać o zachowaniu pewnych granic. Pojawią się sytuacje, w których należy zaoferować przesunięte plany płatności lub inne rozwiązania, które ułatwią klientom spłatę długów, ale ważne jest, aby te rozwiązania były zarówno realistyczne, jak i korzystne dla przedsiębiorstwa Elastyczność pokazuje, że jesteś gotów pracować z klientem, ale ustanowienie jasnych granic pokazuje, że oczekujemy, iż zobowiązania zostaną spełnione.
 

Zdrowy rozsądek

W całym procesie windykacji (jak również w innych aspektach prowadzenia działalności), nieoceniony jest zdrowy rozsądek. Istotne decyzje powinny być rozpatrywane z uwzględnieniem zarówno krótko-, jak i długoterminowych konsekwencji. Również pod kątem relacji z klientem. Czasami może to oznaczać podjęcie trudnych decyzji (czasem a nawet zakończenie współpracy), ale zawsze z perspektywą utrzymania zdrowych i produktywnych relacji biznesowych korzystnych dla przedsiębiorstwa.
 

Zobacz również wersję video