Windykacja należności gospodarczych

Data aktualizacji: 8 października 2012

Brak zapłaty za dostarczone towary czy wykonane usługi to obecnie problem wielu przedsiębiorców. Dochodzenie należności na drodze sądowej jest konieczne w sytuacji, gdy jakiekolwiek porozumienie z dłużnikiem jest niemożliwe. Dlatego praktycznym rozwiązaniem jest podjęcie pozasądowych sposobów windykacji długów, w szczególności na drodze windykacji polubownej.

Polubowna windykacja należności jest szeregiem czynności faktycznych oraz prawnych mających na celu odzyskanie należności bez wykorzystywania drogi sądowej oraz postępowania egzekucyjnego. Oczywiście nie ma przepisów, które wprost regulowałyby pozasądową windykację długów. Zdecydowana większość przepisów regulujących windykację należności znajduje się w kodeksie cywilnym. Uzupełniająco można stosować także przepisy np. prawa wekslowego,  ustawy o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów, ustawy o księgach wieczystych, przepisy prawa upadłościowego i naprawczego a także przepisy kodeksu postępowania cywilnego. Nie do przeceniania na etapie windykacji pozasądowej są także przepisy ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych, dotyczące nierzetelnych kontrahentów, regulujące działalność biur informacji gospodarczych, które spełniają swoistą rolę prewencyjną wobec dłużników.

Jedną z podstawowych czynności podejmowanych podczas windykacji polubownej jest kontakt z dłużnikiem oraz zgromadzenie dokumentów potwierdzających istnienie należności, w tym jej wysokość i podstawę z której należność wynika. Na etapie windykacji polubownej istotne jest, aby zgromadzić dokumenty, które mogą być później wykorzystane w postępowaniu nakazowym albo upominawczym. Ma to istotne znaczenie również z tego powodu, że koszty takich postępowań są niższe w porównaniu do kosztów postępowania procesowego, a co ważniejsze na nakaz zapłaty czeka się krócej niż na wyrok w procesie, gdzie najczęściej trzeba przeprowadzić całe postępowanie dowodowe, nie mówiąc już o apelacji.

Z punktu widzenia wierzyciela istotne znaczenie ma uznanie długu przez dłużnika. Prawidłowo podpisane uznanie długu, oprócz potwierdzenia istnienia roszczenia, dodatkowo przerywa także bieg przedawnienia wierzytelności. Warto zwrócić uwagę, iż uznanie długu powinno być podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji dłużnika. Ponadto podpisane ugody i porozumienia dotyczące spłaty zadłużenia przed dłużnika w ratach też stanowią uznanie długu, co ma duże znaczenie dla postępowania sądowego.

Na etapie windykacji pozasądowej ważne jest dokumenty podpisywane przez wierzyciela i dłużnika były rzetelnie przygotowane. W tym celu warto pamiętać, aby sprawdzać formę prawną działalności dłużnika oraz sposób jego reprezentacji. Najbezpieczniejszym sposobem jest oczywiście sprawdzenie reprezentacji z aktualnym odpisem z Krajowego Rejestru Sądowego w przypadku spółek prawa handlowego, a w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą – z wyciągiem z ewidencji działalności gospodarczej.

Uznanie roszczenia może mieć charakter: bezpośredni, np. w formie oświadczenia pisemnego z wyszczególnieniem kwot należności i faktur czy ugody rozkładającej w czasie spłatę zadłużenia lub pośredni, np. poprzez pisemną prośbę dłużnika o przesunięcie terminu płatności. Bardzo często podczas negocjacji z dłużnikiem dochodzi do podpisania porozumienia określającego m.in. harmonogram spłaty. Wykonanie takich porozumień jest często zabezpieczane m.in. wekslem in blanco wraz z porozumieniem wekslowym, poręczeniem cywilnoprawnym, hipoteką, przewłaszczeniem na zabezpieczenie czy też przy zabezpieczaniu dużych należności stosuje się także notarialne poddanie się egzekucji w rozumieniu art. 777 § 1 pkt 4 kodeksu postępowania cywilnego.

Wśród najczęściej pojawiających się w praktyce błędów jakich dopuszczają się przedsiębiorcy – wierzyciele należy wskazać na następujące:

• Brak kontroli swoich wierzytelności i bardzo częste dopuszczenie do przedawnienia należności.
• Brak wiedzy na temat formy prawnej swojego kontrahenta,
• Niesprawdzenie odpisu z KRS potwierdzającego sposób reprezentacji kontrahenta,
• Zawieranie umów w nieodpowiedniej formie prawnej przewidzianej przepisami,
• Brak jakiejkolwiek umowy w formie pisemnej,
• Brak ustanowienia w umowach z kontrahentami sankcji za niewykonanie zobowiązań,
• Wadliwe ustanowienie zabezpieczeń ze względu na braki formalne,
• Niewłaściwy wybór zabezpieczeń w umowach ze względu na zamierzony cel,
• Korzystanie ze wzorów umów powszechnie dostępnych w internecie, bez merytorycznego sprawdzenia      poszczególnych jej postanowień,
• niekorzystny wybór prawa właściwego lub sądu.