Wezwanie do zapłaty krok po kroku

Data aktualizacji: 5 maja 2023

Wezwanie do zapłaty to jeden z najczęściej używanych środków dyscyplinowania dłużnika. Jest nie tylko skuteczne, ale często stanowi niezbędny element dalszych działań windykacyjnych. Warto zadbać o jego formę oraz zawartość merytoryczną. To, czy dłużnik potraktuje nas poważnie może mieć niebagatelne znaczenie. Szczególnie na etapie windykacji polubownej. W niniejszym artykule postaramy się nieco przybliżyć temat wezwania do zapłaty.

• Czym jest wezwanie do zapłaty?
• Krok 1: Windykacja na własną rękę, czy przez kancelarię?
• Krok 2: Zebranie dokumentacji
• Krok 3: Sporządzenie wezwania do zapłaty (podstawowe elementy)
• Krok 4: Wysyłka wezwania do zapłaty
• Zalety powierzenia windykacji kancelarii
• Bezpłatna wycena windykacji

Czym jest wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty to dokument sporządzany przez wierzyciela (lub jego reprezentanta, np. kancelarię prawną) wzywający dłużnika do uregulowania w wyznaczonym terminie wszystkich (lub wybranych) należności na rzecz wierzyciela. Często stanowi swego rodzaju „bardziej stanowcze” przypomnienie o konieczności uregulowania zadłużenia. Jest to forma rozwiązania sporu przed wejściem na drogę sądową.

Istotne kwestie w przypadku wezwania do zapłaty nie ograniczają się jedynie do jego treści, ale również podmiotu go przekazującego oraz formy tego przekazania. Jego odbiór może mieć duże znaczenie.

Poniżej opisaliśmy całą procedurę w kilku prostych krokach.
 

Krok 1: Windykacja na własną rękę, czy przez kancelarię?

Decyzja o powierzeniu windykacji (tym samym również sporządzenia wezwania do zapłaty) specjalizującej się w takich czynnościach kancelarii prawnej to pierwszy krok. Od tej decyzji zależy m.in. to, czy wnikliwe zapoznanie się z kolejnymi elementami procedury jest konieczne.

Istnieje bowiem możliwość przekazania czynności windykacji zadłużenia bezpośrednio do kancelarii prawnej. W takim wypadku wszelkie działania będą prowadzone w naszym imieniu przez podmiot, któremu zlecimy to zadanie. Zarówno sporządzenie wezwania, jak i jego wysyłka również najczęściej wchodzą w skład takiej usługi.

Wybierając nawiązanie współpracy z kancelarią, w zasadzie ograniczamy się jedynie do kroku 1 (decyzja) oraz 2 (zebranie dokumentacji).
 

Krok 2: Zebranie dokumentacji

Kolejnym krokiem jest zebranie dokumentacji potwierdzającej wystąpienie długu i weryfikującej jego wysokość. W przypadku rozpoczęcia współpracy z kancelarią lista wymaganych dokumentów może zostać przekazana wierzycielowi. Wystarczy skompletować dokumenty i je przekazać.
W przypadku samodzielnego sporządzenia wezwania do zapłaty, w zależności od rodzaju zadłużenia, warto pamiętać m.in. o następujących dokumentach:

• faktury VAT,
• potwierdzenia otrzymania faktur VAT,
• umowy,
• korespondencja mająca wpływ na zadłużenie,
• potwierdzenia otrzymania płatności (jeśli zadłużenie jest elementem większej dostawy lub usługi przebiegającej w etapach).

 

Krok 3: Sporządzenie wezwania do zapłaty (podstawowe elementy)

W przypadku samodzielnego przygotowania dokumentu, można skorzystać z jednego z dostępnych w Internecie wzorów dokumentów. Warto jednak wnikliwie zweryfikować taki dokument. Niestety często występują błędy. Najczęściej dokument wezwania do zapłaty powinien zawierać:

• dane wierzyciela,
• dane dłużnika,
• listę zadłużeń (często zadłużenie składa się z kilku elementów, np. kilku faktur) wraz z podstawą ich wystąpienia,
• kwoty dla poszczególnych pozycji,
• oryginalne terminy płatności,
• wysokość odsetek,
• termin, w którym dłużnik ma spłacić zadłużenie,
• numer konta bankowego do wykonania przelewu,
• opis konsekwencji, które mogą spotkać dłużnika w związku z nieterminową spłatą,
• podpis wierzyciela.

 

Krok 4: Wysyłka wezwania do zapłaty

Rekomendujemy wysyłkę wezwania do zapłaty listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Ułatwi to udowodnienie przekazania wezwania przy ewentualnym sporze sądowym. Jeśli chcemy, możemy wysłać kopię wezwania również w formie elektronicznej.

Zdecydowanie nie warto wysyłać wezwań do zapłaty listem zwykłym. W takim wypadku nie jesteśmy w stanie udowodnić, iż wysyłka rzeczywiście nastąpiła oraz uzyskać potwierdzenia jej otrzymania.
 

Zalety powierzenia windykacji kancelarii

Sporządzenie wezwania do zapłaty nie jest sprawą bardzo skomplikowaną, jednak warto zastanowić się przekazanie całego procesu windykacji zewnętrznej kancelarii. Oto kilka powodów:

• Oszczędność czasu – całość działań będzie wykonywana przez kancelarię prawniczą – dotyczy to również sporządzenia wezwania do zapłaty.
• Wyższa skuteczność – pieczęć kancelarii prawnej pod wezwaniem do zapłaty często jest wystarczającym argumentem dla dłużnika, aby zwrócić zadłużenie. Zaangażowanie kancelarii prawnej oznacza bowiem, iż sprawa jest traktowana przez wierzyciela poważnie i może skończyć się sprawą sądową a w konsekwencji windykacją komorniczą. To zaś oznacza dla dłużnika znacznie wyższe koszty końcowe.
• Brak błędów – niestety często zdarza się, iż samodzielna windykacja prowadzona sporadycznie prowadzi do powstania błędów i pomyłek, które mogą opóźnić cały proces i niepotrzebnie skomplikować sytuację.
• Spójność działań – działania windykacyjne realizowane od początku do końca przez doświadczoną kancelarię przebiegają według ustalonej, przemyślanej i sprawdzonej procedury. Bez zbędnych działań i opóźnień.

 

Bezpłatna wycena windykacji

Warto również wziąć pod uwagę, iż wycena windykacji w naszej kancelarii prowadzona jest nieodpłatnie. Wystarczy wypełnić formularz dostępny pod tym adresem. Otrzymacie Państwo pełną wycenę planowanych działań, co pozwoli również przeanalizować sens prowadzenia samodzielnej windykacji. Być może już na etapie wezwania do zapłaty, sprawę warto przekazać kancelarii, aby ograniczyć własne działania w tym zakresie i skierować wysiłki na bardziej istotne kwestie (np. rozwój przedsiębiorstwa).

Wycena nic nie kosztuje, a może być początkiem udanej współpracy.