Systematyczność – brakujący element wielu procesów windykacji

Data aktualizacji: 1 grudnia 2023

Systematyczność to jeden z najważniejszych elementów w zasadzie każdego zorganizowanego procesu odzyskiwania zadłużenia. Istotny, jednak w natłoku codziennych spraw, często pomijany lub nie traktowany priorytetowo. Tymczasem regularność jest kluczowa i często bezpośrednio decyduje o przebiegu całego procesu już na jego starcie. Nie jest to jedynie kwestia regularnego sprawdzania płatności, czy zaplanowania raz w miesiącu kontaktu telefonicznego z dłużnikiem. Problem braku systematycznych działań może odbić się negatywnie praktycznie na każdym etapie windykacji. W niniejszym artykule postaramy się wskazać najważniejsze kwestie, na które warto zwrócić uwagę.

• Zaniedbanie w monitorowaniu terminów płatności
• Nieefektywne zarządzanie danymi
• Brak regularnych działań windykacyjnych
• Nieskuteczna komunikacja z dłużnikiem
• Opóźnione środki prawne
• Brak aktualizacji procedur
• Problem systematyczności a outsourcing windykacji
• Kontakt z kancelarią
• Zobacz również wersję video

 

Zaniedbanie w monitorowaniu terminów płatności

Zaniedbanie w monitorowaniu terminów płatności (zarówno płatności na naszą rzecz jak i płatności na rzecz naszych kontrahentów) może prowadzić do wielu negatywnych konsekwencji dla przedsiębiorstwa. Pod kątem prowadzonych działań windykacyjnych jest to jeden z najczęstszych problemów. Szczególnie w przypadku działań prowadzonych na własną rękę. Monitoring płatności pozwala od razu wychwycić nieprawidłowości. Zanim urosną do rangi problemu. Brak systematyczności w tym zakresie może prowadzić m. in. do:

• zwiększenia ryzyka wystąpienia problemów finansowych (związanych z płynnością),
• zwiększenia ryzyka utraty środków,
• pogorszenia relacji z Klientami,
• konieczności poniesienia dodatkowych kosztów związanych z przeprowadzeniem całego procesu windykacyjnego.

 

Nieefektywne zarządzanie danymi

W windykacji, jak i w większości innych aspektów prowadzonego biznesu powinniśmy bazować na danych. Zarówno dotyczących kontrahentów, jak prowadzonych przez nas działań. O istotnych wskaźnikach, z których można skorzystać pisaliśmy w jednym z naszych ostatnich artykułów. Nie mając danych trudno o trafne decyzje. Odkładanie ich pozyskania w czasie może prowadzić do kilku problemów:

• zbyt później identyfikacji problemu,
• bazowania na błędnych (nieaktualnych) danych,
• braku możliwości dostosowania działań do aktualnej sytuacji.

 

Brak regularnych działań windykacyjnych

Regularność działań to pierwsze skojarzenie wielu osób jeśli mówimy o systematyczności w windykacji. Skojarzenie jak najbardziej trafne. Niestety, równie często zaniedbywane. Zdajemy sobie sprawę, iż działania windykacyjne najczęściej nie zaliczają się do głównych elementów działalności firmy. Zawsze pojawiają się ważniejsze kwestie, które wymagają uwagi. W efekcie windykacja jest przesuwana na później. Takie podejście niestety może doprowadzić do dużych problemów i powstania wyzwań, które gdyby zająć się nimi na początku, praktycznie nie obciążyłyby przedsiębiorstwa.
 

Nieskuteczna komunikacja z dłużnikiem

Komunikacja z dłużnikiem jest niezwykle ważna w trakcie prowadzenia działań windykacyjnych. W wielu przypadkach pozwala bowiem na:

• znacznie przyspieszyć działania,
• rozwiązań kwestie sporne,
• rozwiązań nieporozumienia (zgubiona faktura, przegapiony termin płatności, etc.),
• pośrednio poznać intencje dłużnika i jego nastawienie do sprawy,
• wysłać jasny sygnał do dłużnika, iż monitorujemy sytuację.

Brak systematycznego kontaktu niestety prowadzi do sytuacji odwrotnych. Szczególnie w przypadku mniejszych podmiotów, w których często właściciel firmy kontaktuje się z dłużnikiem, pojawia się pokusa przesunięcia momentu telefonu, czy maila. Na jutro, na początek tygodnia, po spotkaniu X, po ustaleniu Y. To naturalne, iż unikamy spraw drażliwych. Niestety są to kwestie, którymi musimy się zająć.
 

Opóźnione środki prawne

Brak systematyczności w działaniach to również opóźnienie całego procesu windykacji. Szeroko rozumianego procesu, który rozpoczyna się od powstania zadłużenia i trwa w skrajnych przypadkach do momentu odzyskania zadłużenia przez komornika działającego na podstawie wyroku sądu. Każdy z elementów takiego procesu może być czasochłonny. Często terminy nie zależą od nas (np. oczekiwanie na rozprawę sądową). Działając niesystematycznie, dodatkowo opóźniamy poszczególne elementy całego procesu.
 

Brak aktualizacji procedur

Systematycznością w działaniu powinniśmy wykazać się również na etapie analizy i aktualizacji wewnętrznych procedur windykacyjnych. Pamiętajmy, iż zmienia się otoczenie biznesowe, zmieniają się klienci, trendy. Zmienia się wreszcie nasze przedsiębiorstwo. Wszystkie te elementy wymagają również modyfikacji w naszych wewnętrznych procedurach. W tym tych, które dotyczą spraw związanych z odzyskiwaniem zadłużenia.
 

Problem systematyczności a outsourcing windykacji

Jeśli systematyczne podejście do całego procesu windykacji stanowi dla przedsiębiorstwa duże wyzwanie, warto rozważyć outsourcing tego typu usług. Na przykład do kancelarii prawnej zajmującej się właśnie tego typu sprawami. W zależności od ustalonych warunków, może to być przejęcie spraw windykacyjnych dotyczących jedynie jednego dłużnika, grupy, a nawet stały monitoring i działania windykacyjne dotyczące wszystkich klientów przedsiębiorstwa. Czas zaoszczędzony w ten sposób może zostać poświęcony na główną działalność przedsiębiorstwa oraz jego dalszy rozwój.
 

Kontakt z kancelarią

W przypadku chęci rozpoczęcia współpracy w zakresie windykacji (pojedynczej sprawy lub pełnej opieki windykacyjnej) zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznie: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40,
• mailowo: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl,
• poprzez formularz wyceny windykacji,
• poprzez formularz kontaktowy.

Zobacz również wersję video