Sposoby minimalizacji ryzyka powstania zadłużenia

Data aktualizacji: 23 czerwca 2023

Powiedzenie „lepiej zapobiegać niż leczyć” znajduje również swój sens w przypadku wystąpienia zadłużeń. Wielu problemów związanych z dłużnikami nie regulującymi swoich zobowiązań można by było uniknąć stosując się do kilku zasad. W niniejszym artykule postaramy się przybliżyć tę kwestię oraz zaprezentujemy konkretne rozwiązania przeciwdziałające wystąpieniu opóźnień.

• Stały monitoring płatności
• Komunikacja w przypadku opóźnień
• Outsourcing spraw związanych z zadłużeniem
• Nietworzenie precedensów
• Oparcie na faktach
• Odpowiednia dokumentacja
• Kontakt z kancelarią

Stały monitoring płatności

Pierwsza, bardzo istotną zasadą, która powinna przyświecać każdemu podmiotowi przeprowadzającemu transakcje z kontrahentami jest częsty i co ważne regularny monitoring płatności. Szczególnie w przypadku mniejszych podmiotów, które nie mogą sobie pozwolić na w pełni zautomatyzowane systemy śledzące wpływy, bardzo często dochodzi do sytuacji, w których płatności nie są sprawdzane tygodniami, czy nawet miesiącami. Zawsze pojawiają się na horyzoncie inne, wydawałoby się ważniejsze kwestie, którymi należy się zająć. Jeśli nie wiemy o opóźnieniu, nie jesteśmy w stanie zareagować.

Rozwiązania, które warto przemyśleć:

• inwestycja w półautomatyczny lub automatyczny system zarządzania płatnościami,
• przynajmniej cotygodniowy przegląd zaległych płatności wraz z decyzją, jakie kroki powinny zostać podjęte,
• przeznaczenie na monitoring płatności odpowiedniej ilości czasu, idealnie określenie z góry stałego terminy, kiedy jest on przeprowadzany,
• traktowanie monitoringu płatności jako jednej z najważniejszych kwestii, której potencjalne niedopatrzenie może mieć krytyczne w skutkach konsekwencje.

 



Komunikacja w przypadku opóźnień

Przypadki opóźnień w płatnościach powinny być rozwiązywane niezwłocznie. Takie działanie przynosi kilka korzyści:

• jest jasnym sygnałem, iż sytuacja jest stale monitorowana,
• pozwala wyjaśnić wszelkiego rodzaju drobne problemy i przeoczenia (nieotrzymana faktura, mail w folderze spam, błąd po stronie banku, etc.),
• jest informacją dla dłużnika, iż opóźnienia nie powinny stać się normą.

Najczęściej pierwszym środkiem komunikacji w dzisiejszych czasach jest wiadomość e-mail. Jeśli korzystamy z systemu monitoringu płatności, najczęściej takie rozwiązania posiadają zintegrowaną funkcję wysyłki tego typu powiadomień (manualną, bądź automatyczną).
 

Outsourcing spraw związanych z zadłużeniem

W przypadku, kiedy przy aktualnym obłożeniu innymi działaniami w przedsiębiorstwie trudno jest przeprowadzać działania związane z windykacją systematycznie i w pełni w zgodzie z ustalonymi procedurami, warto zastanowić się nad outsourcingiem spraw związanych z zadłużeniami np. nawiązując współpracę z kancelarią prawną specjalizującą się w tego typu działaniach. Często nawet krótkie przypomnienie przesłane jednak nie przez wierzyciela, a przez kancelarię, potrafi rozwiązać problem.
 

Nietworzenie precedensów

Warto również pamiętać, aby nie tworzyć precedensów. Dłużnicy bardzo szybko przyzwyczajają się do „nieoficjalnie” wydłużonych terminów płatności. W rezultacie kilka opóźnień staje się normą. Następnie te nowe normy również są przesuwane. Dochodzimy do sytuacji, w której dłużnik wręcz oczekuje, iż kolejne zobowiązania będą zaspokajane ze znacznym opóźnieniem.
 

Oparcie na faktach

Miła atmosfera pracy, czy sympatyczne spotkania są oczywiście istotne. Szczególnie podczas wieloletniej współpracy z kontrahentem. W przypadku powstania zadłużenia warto jednak opierać się na twardych faktach. Jeśli pojawiają się opóźnienia w płatnościach, nie warto zwlekać z działaniami. Koniec końców realizacja dostawy usługi czy produktu oraz otrzymanie za tę dostawę wynagrodzenia, powinno być priorytetem.
 

Odpowiednia dokumentacja

Wszelkie działania związane z monitoringiem płatności, komunikacją z klientem, dodatkowymi ustaleniami powinny być możliwie najlepiej dokumentowane. Daje to kilka korzyści:

• pozwala w krótkim czasie powrócić do wcześniejszych ustaleń,
• daje możliwość analizy ewolucji współpracy i jej zasad w czasie,
• może stanowić ważny dowód w sprawie, jeśli dojdzie do postępowania sądowego.

 

Kontakt z kancelarią

W przypadku chęci podjęcia współpracy w zakresie windykacji serdecznie zapraszamy do kontaktu. Można to zrobić na kilka sposobów:

• telefonicznie: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40,
• mailowo: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl,
• korzystając z formularza kontaktowego,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji,
• osobiście w siedzibie kancelarii: po wcześniejszym umówieniu.