Rozliczenie końcowe i odzyskanie zadłużenia z umowy najmu
Data aktualizacji: 13 listopada 2020
Częstym problemem jaki napotykają wynajmujący jest finalne rozliczenie umowy po jej zakończeniu. Szczególnie w sytuacji kiedy najemca zalega z opłatami za wynajem. W niniejszym artykule zajmiemy się właśnie takim przypadkiem.
- Pomocne dokumenty
- Protokół odbioru – ważna uwaga
- Zakończenie umowy najmu
- Zadłużenie wynikające z czynszu
- Zadłużenie wynikające z opłat eksploatacyjnych
- Rozliczenie kaucji
- Jeśli kaucja nie wystarcza na pokrycie zadłużenia
- Pierwsze kroki windykacji z umowy najmu
- Zobacz również wersję video
Pomocne dokumenty
Przed przystąpieniem do działań warto zebrać wszystkie potrzebne nam dokumenty. Warto pamiętać o:
- podpisanej przez obie strony umowie najmu;
- rachunkach lub innych dokumentach dotyczących opłat eksploatacyjnych (np. zdjęciach liczników), jeśli obowiązkiem najemcy było pokrycie takich kosztów;
- podpisanym przez obie strony, protokole odbioru z dnia rozpoczęcia umowy najmu, jeśli takowy był podpisany;
- protokole odbioru z dnia zakończenia umowy;
- dokumentacji zdjęciowej sporządzonej w dniu rozpoczęcia najmu, jak i dokumentacji sporządzonej w dniu zakończenia umowy, jeśli takie fotografie były wykonywane;
- potwierdzeniach otrzymania przelewów bankowych lub innych dowody wpłat najemcy na rzecz wynajmującego.
Protokół odbioru – ważna uwaga
Niestety szczególnie w trakcie pandemii protokoły odbioru po zakończeniu umowy nie są podpisywane z uwagi na wcześniejsze opuszczenie lokalu przez najemcę, brak kontaktu, rozbieżności w ocenie stanu faktycznego mieszkania. W takiej sytuacji istotne jest wykonanie dokładnej dokumentacji zdjęciowej, która może stanowić dowód w ewentualnym późniejszym postępowaniu.
Zakończenie umowy najmu
Jeżeli strony nie ustaliły inaczej, zakończenie najmu nakłada na Wynajmującego obowiązek rozliczenia końcowego całej umowy. W szczególności kaucji. Na rozliczenie kaucji ustawowo mamy 30 dni.
Zadłużenie wynikające z czynszu
Jeżeli najemca nie dokonał opłaty z tytułu czynszu na rzecz wynajmującego, kwota ta może zostać odliczona od kaucji, o ile umowa najmu nie mówi inaczej.
Zadłużenie wynikające z opłat eksploatacyjnych
Podobnie jest w przypadku opłat eksploatacyjnych. Jeżeli występuje zaległość, może ona być odliczona od kaucji (chyba, że zapisy umowy inaczej regulują tę kwestię). W tym przypadku warto posiadać zdjęcia liczników, dokumenty naliczonych opłat przez dostawców lub inną dokumentację świadczącą o poniesieniu kosztów.
Rozliczenie kaucji
Rozliczenie kaucji powinno zostać wykonane na warunkach opisanych w umowie. Jeśli umowa nie precyzuje sposobu przekazania rozliczenia warto takowy dokument przesłać najemcy za potwierdzeniem odbioru. Szczególnie w sytuacjach spornych. Pozostałą po odliczeniach kaucję powinniśmy przekazać na rachunek bankowy najemcy. Chyba, że warunki umowy mówią inaczej.
Jeśli kaucja nie wystarcza na pokrycie zadłużenia
Często zdarza się, iż kwota zadłużenia wynikająca z realizacji umowy przekracza wartość kaucji. W takim wypadku powinniśmy rozliczyć kaucję wskazując jakie zadłużeniu zostało z niej pokryte i w jakiej kwocie. Do pozostałej części zadłużenia powinniśmy rozpocząć proces windykacji. Im szybciej rozpoczniemy działania, tym większa szansa na odzyskanie należności.
Pierwsze kroki windykacji z umowy najmu
Jeśli wartość kaucji nie pozwoliła na pokrycie kosztów zadłużenia, możemy przyjąć, iż nie jest to drobny dług wynikający z pomyłki. W tej sytuacji, pierwszym krokiem powinno być przesłanie dłużnikowi wezwania do wpłaty.
Jeśli nie mamy czasu na działania windykacyjne, warto zastanowić się nad przekazaniem sprawy od razu firmie zewnętrznej (np. naszej kancelarii). Zaoszczędzimy w ten sposób dużo czasu oraz znacznie zwiększymy szanse na odzyskanie zadłużenia.
Zobacz również wersję video
Sprawdź powiązane z artykułem usługi naszej kancelarii:
Napisz, co o tym sądzisz
adwokat Dariusz Staniszewski
Założyciel kancelarii z wieloletnim doświadczeniem w obsłudze podmiotów gospodarczych. Wpisany na listę adwokatów prowadzoną przez Okręgową Radę Adwokacką w Warszawie. W ramach swojej praktyki zawodowej specjalizuje się m.in. w obsłudze prawnej spółek prawa handlowego oraz windykacji. Reprezentuje klientów kancelarii w sporach sądowych z zakresu prawa cywilnego i gospodarczego. Ponadto zajmuje się sprawami z zakresu prawa cywilnego (w tym windykacją długów), rodzinnego (sprawy o rozwód i podział majątku wspólnego), ustawy o usługach turystycznych (spory sądowe z biurami podróży) oraz występuje jako obrońca w sprawach karnych.
Komentarze
Grażyna
9 lutego 2021Czy od kaucji można odliczyć sprzątanie mieszkania? Zniszczeń nie ma, ale pajęczyny, brudne drzwi, kuchnia, lodówka już tak. W protokole odbioru wpisano, że mieszkanie jest czyste. Protokołu po wyprowadzce nie sporządzono - klucze w skrzynce.
Kancelaria
10 lutego 2021O ile umowa najmu nie mówi inaczej, najemca jest zobowiązany m.in. do sprzątania lokalu i innych kwestii związanych z dbałością o wynajętą nieruchomość. W związku z tym po rozwiązaniu umowy lokal powinien zostać oddany posprzątany. Koszty sprzątania mogą zostać odliczone od kaucji. Warto zachować rachunek za usługę sprzątania na wypadek konieczności udowodnienia poniesienia kosztu.
Danuta
18 sierpnia 2021Jestem najemcą wynajmujący chce abym pokryła koszty mediów, jednak nie chce przedstawić rachunków. Została przedstawiona tabelka, zrobiona przez wynajmującego. Chciałabym zobaczyć rachunki wynikające ze zużycia mediów. Czy wynajmujący może odmówić mi prawa wglądu do rachunków i żądać opłaty za media.?
Kancelaria
19 sierpnia 2021W pierwszej kolejności trzeba zobaczyć w umowie najmu czy nie ma tam zapisu dotyczącego sposobu rozliczania mediów np. na podstawie przedstawionych przez niego faktur za media. Moim zdaniem ma Pani prawo żądać przedstawienia stosownych rachunków od wynajmującego.
Andrzej
23 sierpnia 2021Witam! Wynajmuje mieszkanie z drugą osobą na jednej umowie. Wpłaciliśmy na początek najmu kaucje łącznie 2500 (1250 zł na osobę). Teraz na koniec najmu dostaliśmy rozliczenie od właściciela, gdzie uwzględnione są niezapłacone rachunki przez druga osobę. Czy mamy w tej sytuacji prawo domagać się, aby wybajmujacy zrobił rozliczenie na każda osobę z osobna?
Kancelaria Adwokacka
27 sierpnia 2021W pierwszej kolejności należy ustalić czy w umowie najmu jest odpowiednie postanowienie dotyczące rozliczeń po rozwiązaniu umowy. Jeżeli nie ma na ten temat nic zapisane w umowie najmu to właściciel nie ma obowiązku rozliczać osobno każdego najemcy. W tej sytuacji pozostaje albo porozumieć się z wynajmującym albo najemcy muszą między sobą się rozliczyć.
Wojciech
25 października 2021Czy potrącając jakiś koszt z kaucji np. malowanie po najemcy i sprzątanie po wykonanych pracach czy muszę przedstawić rachunki/faktury? Czy takich prac nie można wykonać samodzielnie systemem gospodarczym?
Kancelaria
26 października 2021Wszystko zależy od umowy najmu w której powinno być określone w jaki sposób kaucja zostanie wykorzystana przez wynajmującego. Wówczas dokonując potrącenia należności z kaucji wszelkie wydatki proponowałbym dokumentować dla celów dowodowych. W przypadku ewentualnego sporu sądowego o zwrot kaucji trzeba będzie wykazać swoją wierzytelność przedstawioną do potrącenia.
Katarzyna
20 września 2022Witam. Co w sytuacji, gdy umowa została rozwiązana, płatności uregulowane i 2 miesiące później najemca przesyła wezwanie do uregulowania płatności w kwocie 330 zł ponieważ przyszła niedopłata za okres kiedy użytkowaliśmy mieszkanie ?
Kancelaria
22 września 2022Szanowna Pani. Wszystko zależy od zapisów umowy najmu, w której powinien być określony sposób rozliczenia opłat za media. Proszę o bezpośredni kontakt w tej sprawie. Telefonicznie: 605 131 260 lub mailem: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
Nadia
5 października 2022Witam serdecznie, Nie mogę znaleźć informacji ile czasu ma wynajmujący na sprawdzenie stanu mieszkania po odbiorze od lokatora? Oraz czy paragony na zakupione farby i inne artykuły plus dokumentacja zdjęciowa w trakcie malowania/sprzątania (bez wynajmu ekipy, naprawa w systemie gospodarczym) wystarczą jako dowody przy ewentualnej rozprawie sądowej? Z góry serdecznie dziękuję za odpowiedź.
Kancelaria
6 października 2022Szanowna Pani. Wszystko zależy od zapisów umowy najmu. Proszę o bezpośredni kontakt w tej sprawie. Telefonicznie: 605 131 260 lub mailem: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
Rafał
5 grudnia 2022Czy jest jakaś podstawa prawna dotycząca ile czasu można wnosić roszczenie o rozliczenie opłat eksploatacyjnych i innych ponoszonych przez najemcę?
Kancelaria
6 grudnia 2022Termin przedawnienia roszczeń czynszowych z umowy najmu, które są roszczeniami okresowymi wynosi 3 lata. Podstawą prawną jest art. 118 kodeksu cywilnego, zgodnie z którym termin przedawnienia wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej - trzy lata. Jednakże koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż dwa lata. Przy czym bieg przedawnienia rozpoczyna się od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne tj. od dnia następującego po dniu wskazanym jako termin płatności.
Barbara
17 stycznia 2023Z końcem miesiąca wyprowadzam się z wynajmowanego mieszkania, jednak w dniu wyprowadzki właścicielka będzie miała tylko rozliczenie za prąd, rozliczenie ze spółdzielni będzie początkiem lutego. Czy w takim przypadku mogę rozliczyć się w dniu kiedy będzie pełen komplet dokumentów? Dodam że od 1,5 nie mam umowy. Rozliczenie od stycznia do października ze spółdzielni otrzymałam, jest na nim nadpłata, która właścicielka bez porozumienia ze mną postanowiła sobie wziąć dla siebie twierdząc że płaciła więcej za mieszkanie od początku roku. To jest prawda gdyż od początku roku 2022 wlascielka powiedziała że nie podniesie mi czynszu gdyż woli mniej zarobić, ale mieć świadomość że mieszkanie jest w dobrych rękach itp czynsz został mi podniesiony od października. Jak w takiej sytuacji postąpić?
Kancelaria
18 stycznia 2023Szanowna Pani. Proszę o bezpośredni kontakt w tej sprawie. Telefonicznie: 605 131 260 lub mailem: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
Honorata
9 marca 2023Przydałoby się więcej informacji odnośnie stosowania konkretnych zapisów w umowie, zwłaszcza rozliczania kaucji albo w ogóle na co zwracać uwagę przy zawieraniu umów dotyczących lokali użytkowych. Sama jestem w patowej (?) sytuacji. Z dniem 30 grudnia 2022 r. oddałam lokal użytkowy (w towarzystwie męża), który wynajmowałam pod działalność gospodarczą. Został spisany protokół zdawczo-odbiorczy ze stanem liczników wody i prądu. Właściciel lokalu nie był przygotowany do zwrotu kaucji (2400zł), gdyż nie mieliśmy jeszcze uregulowanych rachunków za media - prąd i woda za listopad i grudzień. Co prawda czynsz był opłacany regularnie, za grudzień faktury dopiero miały być wystawione, ale proponowaliśmy rozliczenie listopada w ramach kaucji. Właściciel nie dopuszczał takiego rozwiązania, powołując się na zapis w umowie, który mówił, że kaucja była tylko i wyłącznie na zabezpieczenie czynszu. Po małym spięciu doszliśmy do porozumienia - ja ureguluję najpierw wszystkie zaległe należności, a potem zgłosimy się po kaucję. Nie mogliśmy doprosić się refaktur do wczoraj (8 marca 2023). Jednak ku naszemu zdziwieniu, księgowa wynajmującego przysłała mi, oprócz zdjęć faktur, również zdjęcie rozpiski rozliczenia kaucji, z której potrącono kwotę faktury za prąd oraz wodę za grudzień (dokonano potrącenia mimo innego zapisu w umowie najmu). I co najbardziej zaskakujące, faktura za prąd obejmuje również cały miesiąc styczeń 2023, który nie obejmował już umowy ze mną (lokal zdałam 30 grudnia 2022). CO za tym idzie, mam do poniesienia koszty, które mnie w ogóle nie dotyczą, ale to cwaniackie zagranie właściciela lokalu. Mąż kazał mu się wstrzymać z przelewem umniejszonej kaucji, gdyż mamy zamiar to wszystko wyjaśniać. Chyba, że przeleje całą kwotę kaucji, a resztę uregulujemy we właściwej kwocie. Ale ten pan miał gdzieś nasze uwagi. Zarzeka się, że on tak może, że to teraz nagle prawidłowe, a jak nam się nie podoba, to mamy udać się do sądu lub kontaktować się z nim pisemnie. Co w takiej sytuacji?
Kancelaria
10 marca 2023Szanowna Pani. Proszę o bezpośredni kontakt w tej sprawie. Telefonicznie: 605 131 260 lub mailem: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
Basia
10 marca 2023Witam, na początku roku rozwiązaliśmy umowę najmu i mieliśmy ponieść koszty wymiany narożnika, prac ekipy remontowej oraz mediów, teraz właścicielka przesłała rozliczenie napisane własnoręcznie, czy mam prawo żądać od właścicielki przedstawienia faktur i paragonów przed opłaceniem należności?
Kancelaria
13 marca 2023Szanowna Pani. Uprzejmie proszę o bezpośredni kontakt w tej sprawie. Telefonicznie: 605 131 260 lub mailem: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
Waldek Musiał
28 marca 2023U mnie pojawiła się kwestia na ile wynajmujący musi dokładnie rozliczyć kaucję. Oddaliśmy mieszkanie wysprzątane, ale wynajmujący miał uwagi co do porządku. Zgodziliśmy się na firmę sprzątającą. Przy czym po kilku miesiącach okazało się, że musimy dopłacić ponieważ wynajmujący uznał że sprzątanie kosztowało go pokaźną kwotę i nie odda kaucji i jeszcze każe dopłacić za malowanie i tak dalej. Protokołu nie było. Domagamy się rachunków bo ceny odbiegają od tego co można znaleźć w ofertach firm sprzątających. W umowie nie ma jakiś szczególnych zapisów. Jak to jest czy wynajmujący może od tak żądać dowolnej kwoty i sobie zająć kaucję jakby to zależało od jego uznania czy jednak powinien przedłożyć jakieś dowody poniesionych kosztów? Czy te koszty mogą być wywindowane na ceny daleko poza średnią rynkową? Mam wrażenie "dzikiego zachodu" że każdy może sobie rościć dowolne kwoty bez konsekwencji, że jest to wyłudzenie czy jednak jest jakaś w tym normalizacja prawna?
Kancelaria
29 marca 2023Szanowny Panie. Istotne mogą się okazać konkretne zapisy umowy. Uprzejmie proszę o bezpośredni kontakt w tej sprawie. Telefonicznie: 605 131 260 lub mailem: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
Anna
17 sierpnia 2023Dzień dobry, A co w przypadku gdy najemca zalega z opłatami i zniszczył mieszkanie. Co mogę najpierw potrącić z kaucji, koszty napraw czy zaległe czynsze/opłaty? Dziękuję i pozdrawiam.
Kancelaria
17 sierpnia 2023W pierwszej kolejności należałoby sprawdzić jak kwestia rozliczenia kaucji jest zapisana w umowie najmu. Jeżeli określa to umowa to rozliczenie powinno nastąpić zgodnie z umową. Jeżeli nie określa sposobu rozliczenia kaucji, ale w umowie jest wskazane, że kaucja może zostać zaliczona na poczet zarówno zaległego czynszu jak i szkód wyrządzonych przez najemcę, to decyzja należy do wynajmującego. Jednak w przypadku potrącenia kaucji na poczet szkód należałoby je określić i wykazać ich wysokość do potrącenia.
Kasia
6 stycznia 2024Z końcem roku wyprowadziłam się z mieszkania. Kilka dni później oddawałam klucze do mieszkania. Od 1 roku nie mamy podpisanej umowy, w maju robiłyśmy rozliczenie z mediów, Pani podała mi kwotę niedopłaty, ja usiciłam opłatę i po 7 miesiącach powiedziała, że pomyliła się w wyliczeniach i mam jej jeszcze dopłacić za tamten okres. Nie poinformowała mnie wcześniej, że jest jakaś kwota do zapłaty. Czy w takiej sytuacji może wymagać ode mnie dopłaty?
Kancelaria
8 stycznia 2024Szanowna Pani. Istotne mogą się okazać konkretne zapisy wcześniej podpisanej umowy. Uprzejmie proszę o bezpośredni kontakt w tej sprawie. Telefonicznie: 605 131 260 lub mailem: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
LIKWIDATORZY FUNDACJI Z PŁOCKA
26 lipca 2024Jesteśmy organizacją pozarządową (bez działalności gospodarczej). Wynajmowaliśmy lokal użytkowy od gminy ale w bloku gdzie pozostałe lokale są zarządzane przez wspólnotę mieszkaniową. W umowie najmu (z gminą za pośrednictwem administracji - nie z wspólnotą) oraz w protokole zdawczo odbiorczym nie ma konkretnie zapisu co do czasu w jakim administrator przedstawi na rozliczenie za media (ciepło) . Zawsze co roku rozliczenie to otrzymywaliśmy za poprzedni rok w maju roku następnego. Ale tu pojawia się problem w tym roku. Otóż zdaliśmy lokal w czerwcu 2024 i żeby zamknąć wszystkie dokumenty i móc dokończyć proces likwidacji fundacji... (uważaliśmy że po sezonie grzewczym i za równo pół roku użytkowania mediów) wg wcześniejszych słownych zapewnień administratora otrzymamy to rozliczenie w lipcu a max w sierpniu. I po tym okresie będziemy mogli złożyć dokumenty do właściwych organów o zamknięciu organizacji. Ale nagle otrzymaliśmy informację od administracji iż rozliczenie mediów może nastąpić dopiero w 2025 (a z naszych wcześniej doświadczen bywało to dopiero w okolicy miesiąca Maj). Czyli w naszym przypadku nie możemy wcześniej dokończyć likwidacji fundacji co wiąże się z dodatkowymi kosztami (których nie przewidywaliśmy bo przecież lokal zdaliśmy w połowie roku a kolejne przedłużanie to koszt utrzymania rachunku bankowego , oplat dla biura księgowego,- to kilka tysięcy a już nie mając lokalu nie mamy żadnych przychodów, nie wspominając o przedłużeniu o około rok ostateczności zamknięcia fundacji). . Administracja argumentuje taka decyzje tym iż lokal może być rozliczony tak jak wspólnota całego bloku czyli po skończonym roku kalendarzowym. Czy ta decyzja jest prawidłowa? Czy wspólnota mogłaby inaczej to rozwiązać w stosunku do nas? Do kogo zwrócić sie z pismem (gmina, administracja, wspólnota). Dla nas to bardzo utrudnieniony proces nie tylko że względu na koszta (kto nam zwróci za prywatne opłacanie- bo nie mamy środków finansowych aby prawie 10 miesięcy przedłużać stan fundacji tylko na papierze istniejącej). Dlaczego ta decyzja nie została nam przedstawiona przy zdawaniu lokalu- to działa na naszą niekorzyść. Chcę nadmienic iż jako zarząd fundacji nigdy nie pobieraliśmy wynagrodzenia i przez kilkanaście lat nieodpłatnie działaliśmy na rzecz społeczeństwa. Czujemy się wykorzystani tym co na koniec nas zaoferowano. (Doprowadziliśmy do używalności zarówno lokal jak i otoczenie - oczywiście zrzeklismy się zwrotu kosztów bo taki był warunek administracji). Tym samym podnieslusmy standard lokalu pod każdym względem. Czy nic nie możemy zrobić aby przyspieszyć rozliczenie tych mediów?
Kancelaria
29 lipca 2024Szanowni Państwo. Uprzejmie proszę o bezpośredni kontakt w tej sprawie. Telefonicznie: 605 131 260 lub mailem: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
Karolina
5 sierpnia 2024Chciałabym dowiedzieć się co w sytuacji gdy właścicielka mieszkania otrzymała ode mnie informację, ze się wyprowadzam i teraz wysyła do zapłaty kwoty za media z ostatnich trzech lat przez które mieszkałam w mieszkaniu mimo ustalonej kwoty w pierwszej umowie 300 zł. Po roku mieszkania nie podpisałyśmy żadnej nowej umowy, nie było żadnych podwyżek przez nią na media przed te 3 lata, a teraz twierdzi że musiała płacić więcej i mamy jej to oddać.
Kancelaria
6 sierpnia 2024Szanowna Pani. Istotną kwestią może okazać się konstrukcja zapisów zawartych w pierwszej umowie. Z tego względu, uprzejma prośba o bezpośredni kontakt w tej sprawie. Telefonicznie: 605 131 260 lub mailem: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl