Rola odpowiedniej negocjacji w procesie windykacji

Data aktualizacji: 23 lutego 2024

Negocjacje są nieodłącznym elementem skutecznego procesu windykacji. Prawidłowo przeprowadzone mogą przynieść korzyści zarówno dla wierzyciela, jak i dłużnika. Umożliwiają bowiem osiągnięcie porozumienia bez konieczności angażowania się w czasochłonne postępowania sądowe. W pewnym stopniu, każdy kontakt z dłużnikiem jest formą negocjacji. Z tego powodu zawsze warto mieć nakreślony plan i postępować zgodnie z wcześniej opracowanymi założeniami.

• Negocjacje w windykacji – dlaczego są ważne?
• Przygotowanie do negocjacji z dłużnikiem
• Uzyskiwanie porozumienia
• Egzekwowanie postanowień
• Negocjacje samodzielne
• Negocjacje przy pomocy kancelarii
• Koszty niepieniężne negocjacji
• Kalkulacja opłacalności działań
• Pomoc kancelarii

 

Negocjacje w windykacji – dlaczego są ważne?

Negocjacje w procesie windykacji pełnią kluczową rolę, ponieważ pozwalają na osiągnięcie kompromisu, który jest akceptowalny dla obu stron. Efektywne negocjacje mogą również pomóc w utrzymaniu pozytywnych relacji biznesowych. Odpowiedni sposób kontaktu z dłużnikiem może mieć korzystny wpływ. Alternatywnie, nieodpowiednie negocjacje mogą doprowadzić do eskalacji konfliktu lub przenieść spór również na inne wspólne działania. Jest to szczególnie istotne, jeśli decydujemy się na prowadzenie windykacji we własnym zakresie. Błędna strategia, opóźnienia czasowe, błędy proceduralne, brak odpowiedniej dokumentacji, wreszcie brak doświadczenia- wszystkie powyższe kwestie mogą odbić się negatywnie na ostatecznym efekcie działań windykacyjnych.
 

Przygotowanie do negocjacji z dłużnikiem

Skuteczne negocjacje wymagają starannego przygotowania. Wierzyciel powinien dokładnie znać historię długu, być świadomy swojej pozycji prawnej oraz możliwości, jakie oferuje prawo. Ważne jest również zrozumienie sytuacji dłużnika, co może pomóc w znalezieniu rozwiązania satysfakcjonującego obie strony. Zrozumienie sytuacji nie oznacza akceptacji wystąpienia zadłużenia lub przyjmowania wyłącznie jego punktu widzenia. Zrozumienie sytuacji to przede wszystkim sprawdzenie faktów i ustalenie realnych punktów brzegowych negocjacji, którym dłużnik w naszej ocenie jest w stanie sprostać. Dobrze przygotowany plan negocjacyjny powinien zawierać również alternatywne scenariusze, które mogą być wykorzystane w przypadku zmiany postawy dłużnika, zmiany sytuacji, pojawienia się nowych okoliczności, etc.
 

Uzyskiwanie porozumienia

Celem negocjacji jest uzyskanie porozumienia, które będzie zawierało konkretne warunki spłaty długu, takie jak terminy płatności czy rozłożenie płatności na raty. Ważne jest, aby porozumienie było realne do wykonania dla dłużnika i jednocześnie akceptowalne dla wierzyciela. Skuteczne porozumienie powinno również przewidywać konsekwencje niewywiązania się z ustalonych warunków. Ściśle określone konsekwencje.
 

Egzekwowanie postanowień

Po osiągnięciu porozumienia kluczowe jest jego właściwe egzekwowanie. Warto zawrzeć mechanizmy umożliwiające monitorowanie postępów w spłacie oraz szybkie reagowanie w przypadku niewywiązania się dłużnika z ustaleń. Wprowadzenie jasnych i przejrzystych procedur w przypadku opóźnień w płatnościach może zapobiec dalszym komplikacjom. Istotna kwestia: jeśli w drodze negocjacji ustaliliśmy spłatę kwoty A w terminie B, ta nie została spłacona, jednak dłużnik próbuje renegocjować zasady lub zwyczajnie zignorował termin, powinniśmy być konsekwentni. Jeśli zawarto we wcześniejszych ustaleniach konkretne działania przy niespełnieniu warunków, powinny być one wdrożone. W innym wypadku możemy być niemal pewni, iż tego typu sytuacje będą się powtarzały, a problem będzie jedynie narastał.
 

Negocjacje samodzielne

Wiele firm, szczególnie małych i mikro, decyduje się na samodzielne prowadzenie negocjacji z dłużnikami. Jest to rozwiązanie, które może być efektywne, szczególnie w przypadku mniejszych długów i kiedy firma ma już doświadczenie w negocjacjach. Warto jednak mieć na uwadze, iż takie działania mają kilka istotnych kwestii:

• samodzielne działania często nie są dobrze zoptymalizowane,
• pochłaniają czas pracowników, który mógłby być przeznaczony na inne działania firmy,
• dosyć często pojawiają się błędy wynikające czy to z natłoku innych obowiązków, czy to z tzw. odpowiedzialności zbiorowej za proces windykacji, czy to z innych powodów,
• często występują opóźnienia związane z innymi zobowiązaniami,
• długofalowo, całkowite koszty działań mogą przekroczyć wartość zadłużenia (wliczając koszty płacowe pracowników, koszty czasowe, koszty utraconych szans).

 

Negocjacje przy pomocy kancelarii

W przypadku większych długów, gdy samodzielne próby negocjacji zawodzą lub gdy wiemy, iż wierzyciel nie jest w stanie poświęcić odpowiedniej ilości zasobów (głównie czasowych) na samodzielną windykację, warto rozważyć skorzystanie z usług profesjonalnej kancelarii prawnej. Specjaliści z doświadczeniem w windykacji mogą zwiększyć szanse na skuteczne odzyskanie należności. Kancelarie dysponują zasobami i wiedzą, które mogą być kluczowe w trudniejszych przypadkach windykacyjnych. Co istotne kancelarie zajmujące się na co dzień windykacją, mają najczęściej opracowane wcześniej procedury działania nastawione na wysoką skuteczność. Procedury poparte latami doświadczenia.
 

Koszty niepieniężne negocjacji

Negocjacje wiążą się nie tylko z kosztami finansowymi, ale również z innymi aspektami, takimi jak czas poświęcony na rozmowy z dłużnikiem, stres czy ryzyko pogorszenia relacji biznesowych. Należy być świadomym tych kosztów i brać je pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o strategii negocjacyjnej, a także przy wyborze podmiotu, których w tych negocjacjach będzie uczestniczył.
 

Kalkulacja opłacalności działań

Przed rozpoczęciem negocjacji warto dokładnie przekalkulować potencjalne koszty i porównać je z kwotą długu. Analiza opłacalności powinna uwzględniać wszystkie aspekty, nie tylko typowo pieniężne. Czas, stres, opóźnienia innych działań, problemy wizerunkowe. Te wszystkie elementy również powinny zostać wzięte pod uwagę.
 

Pomoc kancelarii

W przypadku chęci uzyskania pomocy w kwestii windykacji lub nawiązania stałej współpracy, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji.