Przygotowanie procedury windykacyjnej krok po kroku

Data aktualizacji: 14 lutego 2025

Windykacja należności to wbrew pozorom kluczowy proces dla każdej firmy, mający na celu zachowanie stabilności finansowej i unikanie problemów z płynnością. Aby skutecznie przeciwdziałać problemowi nieterminowych płatności i konsekwencjami za tym idącymi, konieczne jest opracowanie jasno określonej procedury windykacyjnej. Jak tego dokonać? Zapraszamy do lektury.

• Pierwsza procedura?
• Analiza obecnej sytuacji
• Analiza dostępnych mechanizmów monitorujących
• Analiza dostępnych zasobów
• Outsourcing windykacyjny
• Ustalenie najważniejszych etapów
• Określenie ram czasowych
• Przygotowanie szablonów
• Stworzenie systemu mierzącego postępy
• Ustalenie terminów aktualizacji procedury
• Pomoc kancelarii prawnej

Pierwsza procedura?

Jeśli jest to pierwszy raz kiedy podchodzimy do tematu procedury windykacyjnej, warto poświęcić na ten proces nieco więcej czasu. Jeśli podstawa zostanie przygotowana solidnie, w kolejnych iteracjach procesu będziemy wprowadzali jedynie korekty. Jeśli jednak pierwsza procedura będzie zawierała wiele krytycznych problemów, błędnych założeń, czy prawnych niedociągnięć, proces tworzenia będzie trzeba powtórzyć. Warto zatem bazowo przygotować się możliwie jak najdokładniej.
 

Analiza obecnej sytuacji

W pierwszej kolejności powinniśmy dokonać analizy obecnej sytuacji przedsiębiorstwa. Warto uwzględnić kilka kluczowych aspektów:

• częstotliwość opóźnień w płatnościach,
• średnie terminy zaległości,
• straty finansowe wynikające z braku terminowych wpływów,
• osoby zaangażowane w proces i czas jaki muszą poświęcić,
• aktualnie stosowane metody odzyskiwania należności,
• szacunkowa wycena kosztów obsługi zadłużenia jakie ponieśliśmy w poprzednim okresie (najczęściej posługujemy się latami).

 

Analiza dostępnych mechanizmów monitorujących

Istotnym elementem skutecznej windykacji jest zastosowanie odpowiednich narzędzi monitorujących należności. Część programów księgowych, czy modułów CRM posiada takie funkcjonalności. Być może inne oprogramowanie wykorzystywane aktualnie w przedsiębiorstwie może być również wykorzystane do tego typu celów. Np. program pocztowy z terminarzem. W przypadku mniejszych firm nawet arkusz kalkulacyjny może okazać się niezwykle pomocny.
 

Analiza dostępnych zasobów

Konieczne jest również przeanalizowanie dostępnych zasobów kadrowych, czasowych i finansowych, aby określić, czy przedsiębiorstwo jest w stanie prowadzić windykację samodzielnie, czy lepszym rozwiązaniem będzie outsourcing. Tego typu analiza pozwala również określić progi rentowności windykacji. Warto bowiem odpowiedzieć sobie na pytanie, czy odzyskanie kwoty rzędu 200PLN przy poświęceniu zasobów firmy, które w tym czasie mogły wygenerować np. 20000PLN jest na pewno dobrym kierunkiem.
 

Outsourcing windykacyjny

W przypadku braku odpowiednich zasobów outsourcing windykacyjny może stanowić skuteczne rozwiązanie. Współpraca z kancelarią prawną lub firmą windykacyjną pozwala na optymalizację procesu odzyskiwania należności. Zakres outsourcingu może obejmować:

• windykację polubowną,
• windykację sądową,
• monitoring należności,
• analizę sytuacji finansowej dłużników,
• opracowanie procedur windykacyjnych,
• doradztwo doraźne.

 

Ustalenie najważniejszych etapów

Skuteczna procedura windykacyjna powinna obejmować kilka etapów. Poniżej podane to generalne kategorie. Warto poszczególne punkty rozbić na szczegółowe działania. W przeciwnym przypadku nasza procedura windykacyjna będzie jedynie czysto teoretyczna.

• monitorowanie należności,
• przypomnienia o płatności,
• kontakt telefoniczny,
• wezwanie do zapłaty,
• windykacja polubowna,
• postępowanie sądowe,
• egzekucja komornicza.

 

Określenie ram czasowych

Każdy etap windykacji powinien być realizowany w określonych ramach czasowych, aby uniknąć niepotrzebnego rozwlekania spraw. Przykładowo:

• 1-7 dni po terminie – przypomnienie o płatności,
• 8-14 dni – ponowne przypomnienie,
• 15-30 dni – przekazanie sprawy do kancelarii prawnej / wezwanie do zapłaty,
• 31-60 dni – decyzja o podjęciu windykacji sądowej.

Są to oczywiście przykładowe ramy. Docelowe powinny być zależne od indywidualnej sytuacji przedsiębiorstwa, zawartych umów i innych ustaleń.
 

Przygotowanie szablonów

Aby usprawnić proces windykacyjny, warto opracować gotowe szablony dokumentów. Przykłady:

• szablony maili z przypomnieniem o płatności,
• wezwania do zapłaty,
• jeśli korzystamy z pomocy kancelarii prawnej, szablony maili przekazujących daną sprawę (z kompletem informacji),
• wzory harmonogramów spłat,
• wzory podsumowań ustaleń telefonicznych.

 

Stworzenie systemu mierzącego postępy

Dobrze przygotowana procedura windykacyjna to również proces, w którym możemy mierzyć jego skuteczność. W pierwszej kolejności warto określić podstawowe wskaźniki istotne dla naszego przedsiębiorstwa. Mogą to być np.:

• procent odzyskanych należności,
• średni czas odzyskania zadłużenia,
• liczba spraw zakończonych polubownie,
• procent nowych zamówień od windykowanych klientów,
• koszty windykacji,
• współczynnik kosztów do odzyskanych należności.

 

Ustalenie terminów aktualizacji procedury

Procedura windykacyjna powinna być okresowo aktualizowana. Warto co najmniej raz w roku przeanalizować jej skuteczność i wprowadzić ewentualne zmiany dostosowane do aktualnych warunków rynkowych oraz wniosków płynących z analizy parametrów skuteczności.
 

Pomoc kancelarii prawnej

W przypadku chęci uzyskania pomocy prawnej dotyczącej działań windykacyjnych, pomocy w określeniu procedury windykacyjnej, czy outsourcingu działań, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji.