Przejrzysta komunikacja to również element windykacji

Data aktualizacji: 20 września 2024

Windykacja to proces wymagający nie tylko znajomości przepisów prawa, ale także umiejętności skutecznej komunikacji. W wielu przypadkach, sposób prowadzenia rozmów, forma przekazywania informacji oraz podejście do dłużnika mają kluczowe znaczenie dla efektywności odzyskiwania należności. Odpowiednio prowadzona komunikacja może znacząco przyspieszyć cały proces. Odwracając sytuację, działania prowadzone nieumiejętnie mogą doprowadzić w skrajnych przypadkach nawet do niemożności odzyskania zadłużenia (w części lub całości).

• Komunikacja w windykacji to nie tylko rozmowy i maile
• Najczęstsze błędy w komunikacji dotyczącej windykacji
• Zmiana podejścia
• Odpowiednie procedury komunikacji
• 5 prostych zmian do wprowadzenia od zaraz
• Odpowiednia komunikacja wymaga czasu, uwagi i doświadczenia
• Pomoc kancelarii

Komunikacja w windykacji to nie tylko rozmowy i maile

Komunikacja w windykacji często kojarzy się jedynie z tradycyjną rozmową (bezpośrednią lub telefoniczna) oraz korespondencją pisemną (tradycyjną bądź elektroniczną), jednak w rzeczywistości, skuteczna komunikacja windykacyjna to coś znacznie więcej. Nasze reakcje na posunięcia dłużnika, działania prewencyjne, egzekwowanie konsekwencji będących wynikiem wcześniejszych negocjacji to również forma komunikacji.

Warto pamiętać, że również komunikacja w tradycyjnym tego słowa znaczeniu to nie tylko słowa. Niezależnie od tego, czy kontakt odbywa się telefonicznie, mailowo czy osobiście, istotne są również inne aspekty, takie jak ton głosu, forma wypowiedzi, a nawet odpowiednia etykieta w korespondencji.
 

Najczęstsze błędy w komunikacji dotyczącej windykacji

Poniższe przykłady dotyczą najczęściej popełnianych błędów, których oczywiście może być znacznie więcej:

• Wolny czas reakcji – oznaka, iż kwestia zadłużenia nie jest priorytetem dla firmy. Dłużnik może liczyć, iż sprawa się jeszcze przeciągnie.
• Brak jasnych informacji – przede wszystkim w kwestii ustaleń. Rozmowa telefoniczna kończąca się deklaracją, iż dłużnika spłaci zadłużenie „jak tylko jemu zapłacą”, nie jest w żaden sposób konkretna.
• Brak konsekwencji w komunikacji – jeśli na pewnym etapie zostaje zapowiedziane podjęcie konkretnych działań, a następnie nie są one realizowane, windykacja traci na wiarygodności.
• Brak odpowiedniej formy – błędy w korespondencji elektronicznej, dokumenty przygotowane na szybko, pomyłki formalne. Taka komunikacja wskazuje na brak doświadczenia i mało profesjonalne podejście. W oczach wielu dłużników, to znak, iż mogą pozwolić sobie na znacznie więcej.
• Nieodpowiednie przygotowanie prawnej – brak znajomości prawa, swoich i dłużnika praw i obowiązków, to kolejna problem. W dużej części przypadków jest sygnałem o braku doświadczenia. W skrajnych, z powodu nieznajomości prawa i popełnionych błędów może wręcz uniemożliwić odzyskanie należności.

 

Zmiana podejścia

Jeśli przynajmniej część z wyżej wymienionych błędów dotyczy naszej sytuacji, warto rozważyć zmianę podejścia zanim problem urosną do rangi poważnych. Nawet w przypadku mikroprzedsiębiorstw i pojedynczych spraw związanych z windykacją jest to szalenie istotne. Powodów jest kilka:

• Celem przedsiębiorstwa jest między innymi rozwój. Nawet jeśli w tym momencie mamy do czynienia z małymi zadłużeniami, w przyszłości (przy większych obrotach) mogą one wzrosnąć.
• Zadłużenie (nawet niewielkie) może hamować rozwój przedsiębiorstwa.
• Część aktualnych klientów, może „rosnąć” z nami. Większe zamówienia – podobne opóźnienia w płatnościach – większe jednak konsekwencje dla wierzyciela.
• Nawet jeśli aktualnie prowadzone działania windykacyjne nie przynoszą dużych strat (np. z powodu błędów prawnych), istnieje duże prawdopodobieństwo i doprowadzenia do bardziej poważnej sytuacji to jedynie kwestia czasu.

 

Odpowiednie procedury komunikacji

Odpowiednie procedury komunikacyjne są kluczem do efektywnego zarządzania procesem windykacyjnym. Wdrażanie jasnych i przemyślanych standardów komunikacji pozwala uniknąć wielu problemów, które mogą pojawić się w trakcie działań windykacyjnych. Obejmują one zarówno ton wypowiedzi, jak i sposób formułowania wiadomości. Warto również określić standardy dotyczące częstotliwości kontaktu oraz reakcję na odpowiedzi dłużników.
 

5 prostych zmian do wprowadzenia od zaraz

Aby poprawić skuteczność komunikacji w windykacji, warto zacząć od wprowadzenia kilku prostych zmian, które mogą znacząco usprawnić cały proces:

• zastosowanie przejrzystego języka,
• zwiększenie częstotliwości kontaktu,
• konsekwentne egzekwowanie wcześniejszych ustaleń,
• wprowadzenie szablonów pism oraz korespondencji mailowej,
• ustalenie harmonogramu monitoringu zadłużeń i regularnego kontaktu z dłużnikiem.

 

Odpowiednia komunikacja wymaga czasu, uwagi i doświadczenia

Przejrzysta i skuteczna komunikacja w procesie windykacji nie jest łatwa i wymaga uwagi oraz doświadczenia. Firmy muszą posiadać zarówno umiejętności interpersonalne, jak i odpowiednią wiedzę prawną, aby ich działania były zgodne z przepisami, a jednocześnie skuteczne. Proces windykacji, oparty na profesjonalnej i zrozumiałej komunikacji, to nie tylko kwestia odpowiedniego zarządzania należnościami, ale również budowania długoterminowych relacji z klientami.
 

Pomoc kancelarii

Często opcją wartą rozważenia jest skorzystanie z pomocy kancelarii prawnej specjalizującej się w kwestiach windykacji. W takim wypadku, większość komunikacji jest już realizowana poza przedsiębiorstwem. Pozwala to nie tylko na uzyskanie wyższej skuteczności, ale również oddzielenie kwestii zadłużenia od codziennej współpracy.

W przypadku chęci nawiązania współpracy z naszą kancelarią, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji.