Przed windykacją: Pierwsze symptomy nadchodzących problemów

Data aktualizacji: 28 kwietnia 2023

Optymalizacja procesów windykacyjnych w przedsiębiorstwie jest sprawą niezwykle ważną. To nie ulega wątpliwości. Często zapominamy jednak, iż równie ważną kwestią jest identyfikacja oraz wprowadzenie działań zaradczych zanim do poważniejszych opóźnień w płatnościach w ogóle dojdzie. Na co powinniśmy zwrócić szczególną uwagę? W niniejszym artykule omówimy najczęściej pojawiające się sytuacje, w których nasza czujność powinna być znacznie zwiększona.

• Drobne, narastające przesunięcia
• Utrudniony kontakt
• Ignorowanie elementów korespondencji
• Prośby o przesunięcia płatności
• Uzależnienie płatności od realizacji dodatkowych kwestii
• Warto pamiętać: opóźnienia w płatnościach to nie norma
• Zobacz również wersję video

Drobne, narastające przesunięcia

Pojedyncze opóźnienie w opłaceniu zobowiązania może przydarzyć się każdemu. Sytuacje losowe, błąd systemu, zmęczenie. Nie jest to problem. Sprawa wygląda nieco inaczej, jeśli opóźnienia w płatnościach danego Klienta są notoryczne. Co gorsza, okres opóźnień systematycznie rośnie. W takiej sytuacji warto od razu zareagować, dając sygnał, iż nie akceptujemy takich działań.
 

Utrudniony kontakt

Kiedy pozostajemy w stałym kontakcie z Klientem, cyklicznie omawiamy kwestie związane z umowami, zamówieniami czy płatnościami, nagle kontakt całkowicie się urywa, powinniśmy zachować ostrożność. Być może jest to sprawa losowa czy duże obłożenie innymi obowiązkami. Zdarzają się jednak sytuacje, w których z różnych powodów Klient jest niedostępny przez dłuższy czas i trudno określić co się z nim dzieje. Terminy płatności zobowiązań mijają, a kontakt nie następuje.
 

Ignorowanie elementów korespondencji

Kolejnym czynnikiem, na który powinniśmy zwrócić szczególną uwagę jest ignorowanie przez kontrahenta części elementów korespondencji. W tym przypadku związanych z kwestiami płatności, uregulowaniem aktualnie występujących zobowiązań, czy ustaleniem nowych warunków płatności. Może to wskazywać na celowe działanie, które ma duże szanse na doprowadzenie do opóźnień w płatnościach, które będą musiały być windykowane.
 

Prośby o przesunięcia płatności

Prośby o przesunięcie płatności oczywiście się zdarzają. Jeśli są to pojedyncze przypadki, a szczegółowe warunki danego zamówienia na to pozwalają, nie powinno to stanowić problemu. Inaczej sprawa wygląda, iż prośby o przesunięcie zaczynają się powtarzać. Ciągłe przesuwanie realizacji zobowiązań może wysłać zły sygnał do kontrahenta: akceptujemy takie działania.
 

Uzależnienie płatności od realizacji dodatkowych kwestii

Kwestią, która powinna szczególnie przykuć naszą uwagę są wszelkiego rodzaju próby uzyskania dodatkowych korzyści (w formie dodatkowych usług, nie ustalonych wcześniej dostaw czy zmian warunków obowiązującej umowy) w zamian za dokonanie opłaty. Warto być szczególnie wyczulonym na tym punkcie, ponieważ godząc się na kolejne ustępstwa możemy doprowadzić do dwóch bardzo niekorzystnych scenariuszy:

• Ilość i zakres „dodatkowych elementów” wpłynie na rentowność całego zamówienia, czyniąc go nieopłacalnym,
• Kontrahent przyjmie takie działania za normę i kiedy odmówimy dodatkowych bonusów w przyszłości, nie złoży zamówienia lub opóźni za nie płatność oczekując, iż mimo wszystko przystaniemy na nowe warunki.

 

Warto pamiętać: opóźnienia w płatnościach to nie norma

Istotną kwestią, o której często zapominam jest to, iż opóźnienia w płatnościach nie są niczym normalnym. Termin płatności podany na dokumencie sprzedaży czy umowie nie jest orientacyjną datą, po której zamawiający powinien zacząć rozważać uregulowanie umówionej kwoty. Termin płatności to dzień, w którym pełna kwota zamówienia powinna już znajdować się w posiadaniu sprzedającego. Zatory płatnicze są oczywiście zmorą wielu przedsiębiorstw. Nie powinniśmy jednak traktować ich jako normę.
 

Zobacz również wersję video