Procedury windykacyjne w małej firmie

Data aktualizacji: 24 maja 2024

Średnie i duże podmioty z reguły mają opracowane i wdrożone rozbudowane rozwiązania dotyczące zarządzania płatnościami. Dotyczy to również kwestii obsługi zadłużeń. W mikro oraz małych przedsiębiorstwach z szeregu różnych powodów często te kwestie są pomijane. Próby określenia jednej spójnej strategii podejmowane są najczęściej dopiero po pojawieniu się większych problemów i zatorów płatniczych. Wielu przedsiębiorców zakłada, iż opracowanie takiej procedury nie jest konieczne. Jest za to czasochłonne i generuje duże koszty. W niniejszym artykule postaramy się przedstawić, jak sytuacja wygląda w rzeczywistości.

• Czym jest procedura windykacyjna?
• Zalety określenia procedur windykacyjnych?
• Potrzebne narzędzia
• O czym warto pamiętać?
• Zewnętrzna pomoc
• Warto rozpocząć działania już teraz
• Kontakt z kancelarią

Czym jest procedura windykacyjna?

W dużym uproszczeniu jest to zestaw procesów, które definiują sposób postępowania w przypadku wystąpienia różnych sytuacji związanych z zaległościami płatniczymi. Co istotne, powinny być to procesy szczegółowo (krok po kroku) opisujące działania, osoby odpowiedzialne oraz zasoby (narzędzia), których powinno się użyć.

Warto również zaznaczyć, iż często nie są to jedynie procedur post-factum. Dobra procedura windykacyjna rozpoczyna się na długo przed wystąpieniem problemu płatniczego. Przede wszystkim mówimy tu o:

• procedurach monitorowania płatności i identyfikacji potencjalnych problemów,
• odpowiedniej konstrukcji umów oraz procesu sprzedażowego tak, aby na etapie windykacji posiadać dodatkowe narzędzia pozwalające na szybkie odzyskanie należności.

W większych przedsiębiorstwach najczęściej jest to obszerny dokument opisujący całą politykę firmy w tym zakresie z podziałem na kilkadziesiąt przypadków oraz skorelowany z systemami firmy (przepływu informacji, finansami, raportami, zarządzaniem ryzykiem z poziomu portfela projektów etc.).

W przypadku małych przedsiębiorstw, taki stopień skomplikowania nie jest potrzebny. Oparcie procedury windykacyjnej na jednym, spójnym dokumencie w większości sytuacji rozwiązuje problem. W rzeczywistości najczęściej wystarczające okazują się podstawowe narzędzia biurowe dostępne praktycznie w każdej firmie.
 

Zalety określenia procedur windykacyjnych?

Z punktu widzenia mikro i małych przedsiębiorstw korzyści płynących z opracowanej procedury windykacyjnej jest wiele. Poniżej najważniejsze:

• przejrzyste procedury postępowania już od początku wystąpienia problemu, kiedy jest on stosunkowo prosty do rozwiązania,(lub jest wręcz jedynie sygnałem do wzmożonego monitoringu sytuacji),
• traktowanie podobnych przypadków w ten sam sposób,
• oparcie działań na danych, nie emocjach lub innych zewnętrznych czynnikach,
• większa szansa na uniknięcie błędów,
• sygnał dla dłużników, iż problem jest zidentyfikowany i rozwiązywany, a zadłużenie nie jest akceptowane jako tradycyjny sposób prowadzenia działalności (tzw. „przecież wszyscy mają zadłużenia”),
• możliwość wprowadzania po czasie modyfikacji procedury podnoszących jej efektywność.

 

Potrzebne narzędzia

W przypadku mikro i małych firm zakres potrzebnych narzędzi nie jest duży. W zasadzie na początek wystarczyć może przysłowiowa biała kartka papieru. Natomiast podstawowe narzędzia dostępnych pakietów biurowych z pewnością ułatwią nam pracę. Najczęściej w takim przypadku wystarczy:

• program tekstowy do napisania dokumentu i powielenia go pracownikom biorącym udział w procesie,
• arkusz kalkulacyjny do zarządzania płatnościami i wywoływania momentów, w których konieczne są działania,
• program do opisania procesów w formie diagramu, jeśli są one bardziej skomplikowane – wystarczy podstawy program graficzny – jest to opcja dodatkowa-alternatywnie w bardzo uproszczonych przypadkach wcześniej wspomniana kartka papieru również może się sprawdzić.

 

O czym warto pamiętać?

Opracowując procedurę windykacyjną warto pamiętać o kilku istotnych kwestiach:

• procedura powinna zawierać komplet przypadków – nie powinniśmy od niej odchodzić, za każdym razem, kiedy pojawi się problem z zadłużeniem,
• procedura nie powinna być zbyt skomplikowana, aby zarządzanie nią nie zajmowało wiele czasu (ukryte koszty czasowe windykacji),
• cały proces powinien być w pełni zrozumiały dla wszystkich członków zespołu, których dotyczy,
• każdy etap procedury powinien mieć przypisaną konkretną osobę za niego odpowiedzialną,
• okresowo warto wprowadzać zmiany do procedury – na początku po 3 – 6 miesiącach – po wypracowaniu odpowiednich reguł, raz do roku,
• warto również określić procedurę wprowadzania zmian do procesu – tak, aby uniknąć z jednej strony dopisywania „nowych” przypadków (większość tak naprawdę można przypisać do już istniejących), z drugiej strony móc wprowadzić zmianę kiedy rzeczywiście jest konieczna (np. wprowadzenie nowej usługi, nowych sposobów płatności, etc.).

 

Zewnętrzna pomoc

Procedura windykacyjna nie musi obejmować wyłącznie pracowników firmy. Jeśli z do współpracy w zakresie odzyskiwania długów zaproszone są zewnętrzne podmioty (np. kancelaria adwokacka), również powinna zostać ujęta w procedurze. Dzięki temu cała strategia firmy w zakresie zarządzania płatnościami będzie spójna.

Dodatkowym plusem współpracy w zakresie windykacji z zewnętrzną kancelarią prawną jest niewątpliwie również możliwość weryfikacji całego procesu pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami.
 

Warto rozpocząć działania już teraz

Przerwa wakacyjna to bardzo dobry moment na opracowanie tego typu procedury, która będzie obowiązywała w nadchodzących okresach. Jeśli jej wdrożenie będzie miało również znaczący wpływ na część firm, z którymi już współpracujemy, przerwa wakacyjna również jest dobrym argumentem, aby takie zmiany wprowadzić z mniejszym oporem.

Dodatkowo, jeśli planujemy nawiązanie współpracy z zewnętrznym podmiotem, opracowanie procedury już teraz pozwoli nam na określenie realnych potrzeb, wymagań, a także na odpowiednie budżetowanie kosztów na kolejny rok.
 

Kontakt z kancelarią

W przypadku chęci nawiązania współpracy w stworzeniu takiej procedury windykacyjnej lub innej kwestii prawnej, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji.