Po wakacjach: czas na uporządkowanie procesów obsługi zadłużenia

Data aktualizacji: 1 września 2023

Wakacje to zwyczajowo okres spowolnienia, urlopów, mniejszej ilości podejmowanych decyzji. Oczywiście nie w każdej branży, jednak duża część przedsiębiorstw zbiera siły przed drugą połową roku. Często również sprawy takie, jak odzyskiwanie zadłużenia przekładane są na wrzesień. Warto jednak po wakacjach od razu uzupełnić zaległości tak, aby uniknąć efektu kuli śniegowej, gdzie natłok codziennych spraw będzie znacznie utrudniał identyfikację i realizację kluczowych działań. Jak w takim razie podejść po przerwie do kwestii windykacyjnych? Zapraszamy do lektury.

• Aktualnie toczące się sprawy
• Przegląd płatności
• Przegląd aktualnie wykorzystywanych procesów
• Analiza skuteczności w ostatnim roku
• Stabilizacja, modyfikacja, delegacja
• Wprowadzenie zmian
• Ustalenie dalszych działań

Aktualnie toczące się sprawy

W pierwszej kolejności warto prześledzić sprawy, które zostały zapoczątkowane już wcześniej. Nie chodzi jedynie o sprawdzenie, czy zidentyfikowane zaległości zostały już uregulowane, ale również m.in. o:

• prześledzenie monitów wstępnych (jeśli takie wysyłamy),
• sprawdzenie wcześniej ustalonych harmonogramów spłat zadłużenia w ratach,
• przegląd notatek dotyczących klientów oznaczonych, jako wymagających szczególnej uwagi,
• postępów w działaniach współpracujących podmiotów zewnętrznych (kancelarii prawnej, komorników, etc.),
• spraw oznaczonych jako „do wykonania” we wrześniu.

Dzięki takim działaniom uzyskamy dobry, wstępny przegląd sytuacji.
 

Przegląd płatności

Kolejnym etapem powakacyjnych porządków jest dokładne sprawdzenie płatności, które przed wakacjami nie były jeszcze zaległe lub faktury ich dotyczące zostały wystawione w wakacje. Jeśli występują choćby drobne opóźnienia, warto niezwłocznie poinformować o tym fakcie kontrahentów. Okres urlopowy to też czas zwiększonej ilości drobnych pomyłek i niedopatrzeń. Warto takie sprawy rozwiązać od razu, aby uniknąć ich nawarstwienia.
 

Przegląd aktualnie wykorzystywanych procesów

Po sprawdzeniu bieżących kwestii, warto przejść do bardziej długofalowych spraw. W pierwszej kolejności należałoby zebrać, a następnie dokładnie przeanalizować procedury związane ze sprawami windykacyjnymi:

• procesy monitoringu płatności,
• sposoby komunikacji z dłużnikami,
• cykliczność i niezawodność komunikacji,
• procedury związane z podmiotami zewnętrznymi (np. z kancelarią adwokacką, która obsługuje część spraw windykacyjnych).

Jeśli taki przegląd nigdy nie był wykonywany, warto możliwie jak najdokładniej wyodrębnić jak najwięcej konkretnych procesów. Będą one bowiem punktem odniesienia dla kolejnych etapów.
 

Analiza skuteczności w ostatnim roku

Na podstawie zebranych w poprzednim punkcie procesów, przyszedł czas na przeanalizowanie, jak skuteczne były działania windykacyjne w poprzednim roku. W przypadku pozytywnie zakończonych działań, warto zaznaczyć elementy, które najbardziej się do tego przyczyniły. Podobnie, warto znaleźć luki w naszych działaniach i zidentyfikować słabsze elementy procesów, przez które część działań się nie powiodła.
 

Stabilizacja, modyfikacja, delegacja

Przyszedł czas na wnioski. Warto podzielić działania na 3 kategorie:

• elementy procedury, które są wysoce skuteczne – przy których wystarczą drobne działania stabilizacyjne poprawiające szczegóły,
• elementy, które wymagają dużej modyfikacji, ponieważ aktualnie zwyczajnie nie działają,
• elementy, które albo wymagają dużych zmian z uwagi na niską skuteczność, albo są zbyt kosztowne (pod kontem finansów, zasobów ludzkich, poświęconego czasu) i które można delegować na zewnątrz (np. do kancelarii prawnej, innych podmiotów zajmujących nie odzyskiwaniem zadłużeń, systemów automatycznego monitoringu płatności, etc.).

 

Wprowadzenie zmian

Planowanie jest bardzo istotnym elementem, jednak jeśli nie wdrożymy planów w życie, nawet najlepsze projekty nie mają szans powodzenia. Warto plany przekuć w działania:

• określić konkretne czynności,
• określić konkretny czas ich wykonania,
• przydzielić osoby odpowiedzialne za każdą czynność.

 

Ustalenie dalszych działań

Warto również określić dalsze kroki. Windykacja w przedsiębiorstwie to proces ciągły. Wymaga nie tylko stałych działań, ale również okresowej analizy dostosowania procesów do aktualnej sytuacji oraz określenia konkretnych kryteriów skuteczności. Kryteriów, które posłużą nam następnym razem do oceny wprowadzonych zmian: ich zasadności, rentowności i co najważniejsze skuteczności.