Pierwsze kroki w windykacji dla działalności gospodarczej

Data aktualizacji: 13 maja 2022

Pojawienie się zadłużenia Klientów wobec działalności gospodarczej w większości nie jest pytaniem o to czy taka sytuacja wystąpi, a raczej, kiedy. Prowadząc działalności gospodarczą prawdopodobnie każdy przedsiębiorca spotka się z problemem opóźnień w płatnościach. Jak w takiej sytuacji zareagować? Poniżej przedstawiamy kilka wskazówek.

• Kiedy tak naprawdę rozpoczyna się windykacja?
• Pierwsze kroki windykacji?
• Telefon/mail przypominający
• Mail z ponagleniem
• Wezwanie do zapłaty
• Dalsze kroki

Kiedy tak naprawdę rozpoczyna się windykacja?

Windykacja często kojarzona jest już z poważnymi, szeroko zakrojonymi działaniami mającymi na celu odzyskanie zadłużenia. Poprzedzonymi analizą sytuacji, opracowaniem pełnego planu i rozpoczęciem wdrażania działań. Tymczasem windykację rozpoczynamy tak naprawdę w dniu, w którym przekroczony zostaje termin płatności zobowiązania.
 

Pierwsze kroki windykacji?

Często właśnie pierwsze kroki, jakie podejmiemy mogą okazać się kluczowe. Warto pamiętać również, iż o sukcesie decyduje kilka czynników:

• moment rozpoczęcia działań,
• forma,
• konsekwencja działań i trzymanie się ustaleń.

Od czego warto zacząć? Poniżej trzy pierwsze kroki.
 

Telefon / mail przypominający

Pierwszym krokiem jest kontakt z dłużnikiem i przypomnienie o zadłużeniu. Istnieje szansa, iż opóźnienie w płatności nie powstało celowo. Warto sytuację od razu wyjaśnić. Często zdarza się bowiem, iż:

• kontrahent zwyczajnie zapomniał,
• faktura, której płatność dotyczy nie dotarła (czy to w formie elektronicznej, czy tradycyjnej),
• kontrahent nie miał świadomości upływającego terminu zapłaty (np. w sytuacji, kiedy harmonogram wynika z realizacji działań zawartych w umowie),
• wystąpiły krótkotrwałe przyczyny losowe.

Niestety z punktu widzenia wierzyciela, trudno jest nam jednoznacznie zweryfikować, czy informacje, które uzyskaliśmy od drugiej strony są prawdziwe. Możemy to jednak sprawdzić np. poprzez ustalenie 1-2 dniowego terminu płatności zobowiązania. Jeśli zobowiązanie zostanie od razu uregulowane, problem został rozwiązany.

Takie postępowanie nie naraża nas również do popsucie relacji z kontrahentem.

Jeśli zobowiązanie nie zostanie jednak uregulowane w wyznaczonym terminie, powinien być to dla nas jasny sygnał, iż kontrahent celowo wprowadza nas w błąd i opóźnia zrealizowanie płatności.
 

Mail z ponagleniem

Jeśli pierwszy kontakt nie przyniósł oczekiwanych rezultatów, nasz dialog z dłużnikiem od tego momentu powinien być już prowadzony w formie pisemnej. Tak, aby zarówno zgłoszenia problemu, jak i deklaracje dłużnika były składane w formie, która może stanowić dowód w ewentualnym, późniejszym postępowaniu sądowym.

W obecnych czasach najpopularniejszą formą takiego kontaktu jest email. W wiadomości powinniśmy zawrzeć:

• informacje na temat źródła zobowiązania, kwot zadłużenia, pierwotnego terminu płatności,
• podsumowania ustaleń wynikających z pierwszego kontaktu w tej sprawie,
• prośbę o uregulowanie zobowiązania w konkretnym terminie.

 

Wezwanie do zapłaty

W przypadku, kiedy terminy nie zostały przez dłużnika dotrzymane, powinniśmy sporządzić wezwanie do zapłaty. Najlepiej przekazać je zarówno w formie tradycyjnej (przesłanej na adres siedziby dłużnika za potwierdzeniem otrzymania) oraz mailowej. Na tym etapie przedłużanie komunikacji i ustalanie kolejnych terminów nie jest skuteczne. Może jedynie spowodować uznanie przez dłużnika, iż może odwlekać płatność w nieskończoność.
 

Dalsze kroki

Dalsze kroki zależą od kilku czynników:

• rozwoju sytuacji (być może dłużnik opłaci zaległości),
• wartości zadłużenia (jak dużo działań jesteśmy w stanie wykonać utrzymując w dalszym ciągu opłacalność całego przedsięwzięcia),
• środków pieniężnych oraz czasowych jakie posiadamy.

Jeśli analiza sytuacji pokazuje, iż warto kontynuować działania, warto zastanowić się, czy wykonać je samodzielnie, czy zlecić windykację wyspecjalizowanemu podmiotowi (np. kancelarii prawnej). W drugim przypadku, oczywiście służymy pomocą.