Optymalizacja procesów windykacyjnych w firmie

Data aktualizacji: 8 lipca 2022

Windykacja to proces wieloetapowy. Do pewnego stopnia powtarzalny. Szczególnie jeśli chodzi o windykację w sektorze B2B. Z tego powodu w większości przypadków jesteśmy w stanie wyodrębnić szereg procesów, które następnie możemy poddać analizie, a w konsekwencji zoptymalizować. Brzmi to dosyć skomplikowanie, jednak wiele elementów optymalizacji jest stosunkowo prosta do wprowadzenia. W dzisiejszym artykule zajmiemy się właśnie tymi kwestiami.

• Automatyzacja działań
• Szablony korespondencji
• Wzory dokumentów
• Delegacja wewnątrz firmy
• Delegacja wszystkich działań na zewnątrz

 

Automatyzacja działań

Pierwszym elementem, który można zoptymalizować jest oczywiście odejście od realizacji każdorazowych działań indywidualnie, każdorazowo od początku i każdorazowo bez planu. Chodzi o automatyzację. Automatyzację rozumianą niekoniecznie jako skomplikowany algorytm podejmujący za nas decyzję i na tej podstawie podejmujący działania, ale szereg czynności, które nie muszą być przy każdym działaniu realizowane od podstaw. Przykładowe pola do automatyzacji:

• wdrożenie systemu monitorującego płatności, który automatycznie przypomina kontrahentowi o zbliżającym się terminie opłaty zamówienia,
• integracja bankowości internetowej z systemem księgowym, który automatycznie rozliczy wpłaty od Klientów i przekaże nam dane faktur, które posiadają przekroczony termin płatności,
• z góry ustalone procedury zależne od okresu zalegania z płatnościami (np. założenie, iż po przekroczeniu 14 dni zadłużenia wykonamy do Klienta telefon z przypomnieniem),
• wprowadzenie „na stałe” w harmonogramie działań pozycji sprawdzenia płatności i obsługi windykacji.

 

Szablony korespondencji

Drugim elementem znacznie usprawniającym procesy windykacyjne są gotowe szablony korespondencji. W dobie Internetu, najczęściej będą to gotowe szablony maili. Przykładowe, przydatne szablony:

• prośba o sprawdzenie płatności,
• prośba o wyjaśnienia i uregulowanie zadłużenia,
• mail uzależniający działanie usługi, dostawę kolejnej partii towaru od uregulowania płatności,
• mail zawierający wezwanie do zapłaty.

Tego typu korespondencja nie tylko przyśpiesza działania, ale ma również kilka dodatkowych zalet:

• pozwala wcześniej przemyśleć i zaplanować zarówno treść, jak i formę,
• pozwala uniknąć błędów, które często występują w przypadku tworzenia jednorazowej korespondencji,
• pozwala odejść od emocji – niezależnie od aktualnego samopoczucia autora oraz nastawienia do kontrahenta, korespondencja będzie zawsze napisana profesjonalnie i na poziomie.

 

Wzory dokumentów

Kolejny elementem są wzory dokumentów. Podobnie, jak w przypadku korespondencji, wcześniejsze przygotowanie dokumentów daje nam wile plusów. W większości omówionych w poprzednim punkcie. Istotną kwestią dodatkową jest również większa pewność, iż wcześniej przygotowana dokumentacja nie będzie zawierała błędów prawnych, które mogłyby utrudnić proces odzyskania zadłużenia. Najczęstsze typy dokumentów, które warto ustandaryzować:

• umowy z kontrahentami,
• protokoły odbioru,
• wezwania do zapłaty,
• harmonogramy spłat zadłużenia.

 

Delegacja wewnątrz firmy

Wszelkie, najbardziej zoptymalizowane procesy nie będą poprawnie działały bez jednego, kluczowego czynnika – osoby odpowiedzialnej za ich nadzorowanie wewnątrz przedsiębiorstwa.

Niestety nazbyt często mamy do czynienia z dwiema sytuacjami:

• windykacją w firmie zajmuje się de facto właściciel, który pośród setek innych działań, raz na jakiś czas (często znacznie dłuższy niż sytuacja tego wymaga) zajmuje się płatnościami,
• kwestią płatności i windykacji zajmują się wszyscy (w mniejszej firmie), poszczególne działy (w nieco większych przedsiębiorstwach), jednak nikt tak naprawdę nie jest odpowiedzialny za cały proces.

Takie sytuacje najczęściej prowadzą do odwlekania działań w czasie lub co gorsza istotnych błędów popełnianych w procesie realizacji windykacji, co w konsekwencji może spowodować znaczne komplikacje lub wręcz uniemożliwić odzyskanie należności.

Z tego powodu kluczową kwestią jest dokładne ustalenie osób odpowiedzialnych za cały lub poszczególne etapy procesu zarządzania płatnościami oraz windykacją.
 

Delegacja wszystkich działań na zewnątrz

Alternatywnym rozwiązaniem jest przekazanie całego procesu windykacji na zewnątrz. Na przykład do specjalizującej się w tych kwestiach kancelarii adwokackiej. Ma to wiele plusów. m.in.:

• skrócenie czasu reakcji na występujący problem,
• pewność działania w oparciu o obowiązujące przepisy,
• większa skuteczność z uwagi na doświadczenie,
• kontakt kancelarii prawnej często działa mobilizująco na dłużnika,
• możliwość przygotowania szablonów dokumentów,
• konieczność wyznaczenia jedynie osoby odpowiedzialnej za kontakt z kancelarią (a nie prowadzenie samych działań).

Z przypadku zainteresowania, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• formularz wyceny windykacji,
• formularz kontaktowy,
• (+48) 605 131 260 lub (+48) 22 458 23 40,
• dariusz.staniszewski@adwokatura.pl.