Odzyskanie zadłużenia z umowy najmu – jakie dokumenty przygotować?

Data aktualizacji: 22 listopada 2024

Właściciele nieruchomości, którzy zmagają się z najemcami zalegającymi z opłatami, często mają problem z określeniem, jakie dokumenty są kluczowe, by skutecznie dochodzić swoich praw. W tym artykule omówimy kwestie podstawowych dokumentów, które warto przygotować, aby proces odzyskiwania długu przebiegł sprawnie. Jest to istotne nie tylko z punktu widzenia powstałego już zadłużenia, ale również (lub przede wszystkim) prewencji – gromadzeniu dokumentacji na bieżąco, zanim problem powstanie.

• Umowa najmu – podstawowy dokument
• Protokoły zdawczo-odbiorcze
• Rozliczenia liczników
• Potwierdzenia płatności
• Wezwania do zapłaty
• Dowody poniesionych kosztów
• Kopie maili, smsów, wiadomości w komunikatorach
• Dodatkowe dokumenty
• Realne oszacowanie kosztów windykacji
• Pomoc kancelarii

Umowa najmu – podstawowy dokument

Umowa najmu to podstawa. Stanowi dowód istnienia relacji prawnej między wynajmującym a najemcą i określa prawa oraz obowiązki obu stron. Stanowi punkt wyjścia do wszelkich innych działań. Jeśli jesteśmy na etapie tworzenia takiego dokumentu, warto pamiętać o kilku istotnych elementach:

• Dane wynajmującego i najemcy.
• Adres wynajmowanej nieruchomości.
• Wysokość czynszu oraz innych opłat (np. za media), a także sposób rozliczania jeśli część opłat uzależniona jest od zużycia lub innych czynników zmiennych.
• Terminy płatności oraz sposób ich dokonywania.
• Zasady wypowiedzenia umowy.

Warto zadbać, aby umowa była możliwie jak najbardziej precyzyjna i nie pozostawiała miejsca na niedomówienia i interpretacje. Takie podejście może zaoszczędzić wiele czasu w przyszłości.
 

Protokoły zdawczo-odbiorcze

Protokoły zdawczo-odbiorcze to dokumenty, które szczegółowo opisują stan techniczny nieruchomości w momencie przekazania jej najemcy oraz po zakończeniu najmu. Choć wiele osób bagatelizuje ich znaczenie, są one nieocenionym narzędziem w przypadku sporu. W dobie smartfonów z wysokiej jakości aparatami, warto do protokołu dołączyć dokumentację zdjęciową. Takie rozwiązanie może znacznie ułatwić rozstrzyganie sporów co do faktycznego stanu technicznego poszczególnych elementów wynajmowanej nieruchomości.
 

Rozliczenia liczników

W przypadku rozliczeń regulowanych na podstawie zużycia, archiwizacja dokumentacji (np. zdjęć liczników) jest niezwykle istotna. Szczególnie w sytuacji kiedy rozliczenia z dostawcą danych mediów nie pokrywają się z terminami rozliczeń wynikających z umowy. Dla przykładu: rozliczenie zużycia wody na podstawie licznika następuje co miesiąc, natomiast rozliczenie z dostawcą następuje raz na pół roku.
 

Potwierdzenia płatności

Potwierdzenia płatności (lub ich brak) to jedne z najważniejszych dowodów w procesie odzyskiwania długu. Na ich postawie będziemy w stanie określić wysokość zadłużenia. Warto przechowywać kopię całej historii wpłat najemcy na przykład w formie wyciągów bankowych z konta. Taki zabieg ma jeszcze jedną korzyść. Brak wpłat można udokumentować, przedstawiając wyciąg z konta (wskazanego w umowie najmu), na którym widać brak przelewów w terminach określonych w umowie.
 

Wezwania do zapłaty

Jeśli byliśmy już zmuszeni do przesłania wezwania do zapłaty, taki dokument oczywiście również należy zachować. Wraz z potwierdzeniem nadania oraz odbioru (jeśli taki nastąpił) dokumentu przez najemcę.
 

Dowody poniesionych kosztów

Jeśli najemca pozostawił zaległości dotyczące opłat, takich jak rachunki za media lub zachodzi konieczność naprawy zniszczeń w mieszkaniu, których opłacenie leżało po stronie najemcy, należy zgromadzić dowody poniesionych kosztów. W tym miejscu warto również wspomnieć, iż sposób rozliczenia tego typu kosztów powinien zostać określony w umowie. Zaoszczędzi to nam w przyszłości sporów dotyczących zakresu odpowiedzialności najemcy co do przedmiotu najmu.
 

Kopie maili, smsów, wiadomości w komunikatorach

Korespondencja z najemcą, która dotyczy zaległości, ustaleń dotyczących płatności czy rozwiązań problemu, może stanowić cenny dowód w przypadku sporu. Warto zachować wszelkie dowodu przeprowadzonych rozmów takie jak maile, smsy, czy wiadomości w komunikatorach. Jeśli ustalenia były poczynione telefonicznie lub podczas osobistego spotkania, warto stworzyć notatkę zawierającą najważniejsze kwestie i przesłać ją (np. mailem) do najemcy celem potwierdzenia.
 

Dodatkowe dokumenty

Pomocne mogą okazać się również inne dokumenty takie jak:

• oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do wydania lokalu w przypadku najmu okazjonalnego,
• zezwolenia na najem (jeśli są wymagane),
• dokumentacje projektowe, jeśli w trakcie najmu najemca dokonuje istotnych zmian w lokalu.

 

Realne oszacowanie kosztów windykacji

Przed rozpoczęciem działań windykacyjnych warto dokonać przeglądu posiadanej dokumentacji, określić poziom zadłużenia, które pozostaje do odzyskania oraz odpowiedzieć na kilka kluczowych pytań:

• Czy w naszej ocenie zadłużenie jest bezsporne? Szczególnie w przypadku kwestii związanych ze zniszczeniami, naturalnym zużyciem elementów, czy drobnymi przeróbkami lokalu, kwestie dotyczące odpowiedzialności mogą nie być oczywiste.
• Czy powstałe zadłużenie jest warte uruchamiania procesu windykacji? Szczególnie w przypadku drobnych różnic wynikających np. z rozliczeń liczników, etc. Poświęcony czas i energia mogą nie być warte odzyskania niewielkiej kwoty.
• Czy proces windykacji prowadzić samodzielnie, czy skorzystać z pomocy podmiotu zewnętrznego (np. kancelarii pranej)? Często okazuje się, iż z powodu braku czasu, doświadczenia, procedur, windykacja samodzielna jest nieefektywna i docelowo wiąże się jedynie z koniecznością poniesienia kolejnych nakładów finansowych, które finalnie nie zostaną odzyskane.

 

Pomoc kancelarii

W przypadku chęci uzyskania pomocy prawnej dotyczącej działań windykacyjnych, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji.