Obsługa prawna nowej spółki z o.o. w 2022 roku

Data aktualizacji: 14 stycznia 2022

Założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie jest w Polsce czymś niezwykle trudnym jednak przynajmniej w kilku momentach z pewnością powstają pewne znaki zapytania. Z pewnością wymaga to znacznie lepszego przygotowania niż założenie działalności gospodarczej.

Tym bardziej, iż w wielu sytuacjach decyzje, które podejmiemy na początku mogą mieć istotne skutki dla dalszego funkcjonowania firmy (np. kwestie związane z umową spółki). Z tego powodu niezwykle istotne jest odpowiednie przygotowanie. Przygotowanie, na które często brakuje czasu i wiedzy (czasu na pozyskanie tej wiedzy).

Z tego powodu warto zastanowić się nad skorzystaniem z pomocy wyspecjalizowanej kancelarii prawnej.

W niniejszym artykule postaramy się przybliżyć kwestie, na które warto zwrócić szczególną uwagę.

• Umowa spółki
• Pomoc w założeniu spółki
• Obsługa prawna Zgromadzeń Wspólników
• Reprezentacja w KRS
• Inne kwestie
• Koszty obsługi prawnej spółki z o.o.
• Czy obsługa prawna spółki jest bardziej istotna w porównaniu z działalnością gospodarczą?
• Czy w trakcie pandemii covid-19 można założyć spółkę z o.o.?
• Czy rok 2022 wprowadza istotne zmiany? Skąd tak duże zainteresowanie spółkami z o.o.?

Umowa spółki

Umowa spółki jest najważniejszym dokumentem i stanowi podstawę działania przedsiębiorstwa. Jest to również pierwsza poważniejsza bariera dla wielu osób. Umowa spółki musi być skonstruowana w określony sposób. Brak odpowiednich zapisów i rozstrzygnięć prowadzi do dwóch poważnych konsekwencji, które mogą bardzo wydłużyć proces rejestracji spółki:

• umowa spółki może zostać odrzucona przez sąd co powoduje konieczność ponownego jej zgłoszenia, i szczególnie w obecnej sytuacji, może bardzo wydłużyć proces założenia przedsiębiorstwa,
• umowa spółki ma formę aktu notarialnego – jakiekolwiek w niej zmiany powodują konieczność wizyty u notariusza i ponownej generacji dokumentu. Wiąże się to oczywiście również z dodatkowymi kosztami.

Poza elementami formalnymi, umowa spółki musi być przede wszystkim dokumentem chroniącym wspólników i precyzyjnie określającym wszelkie warunki współpracy. Dzięki temu zaoszczędzimy sobie wielu problemów w przyszłości. Błędy popełnione na tym etapie mogą wpływać na funkcjonowanie spółki przez lata. Czasem dopiero po kilku latach, gdy znajdziemy się w konkretnej sytuacji i nie mamy jej poprawnie uregulowanej umową spółki, odczuwamy boleśnie tego skutki.

Warto również pamiętać, iż zmiana umowy spółki nie jest błyskawicznym procesem i również wymaga zarówno notariusza jak i zgłoszenia w KRS. Szczegółowe informacje w tej sprawie poruszaliśmy w artykule dotyczącym zmian umowy spółki

 

Pomoc w założeniu spółki

Proces spełniania wymagań, wypełnienia wniosków, złożenia dokumentów to również etap, który najbezpieczniej powierzyć kancelarii, która tego typu procedury przechodziła już wiele razy. Oczywiście istnieje możliwość przeprowadzenia procesu samodzielnie, jednak warto przeanalizować, czy jest to działanie opłacalne. Biorąc pod uwagę m.in. koszty czasowe. Więcej informacji w tym zakresie można znaleźć tu: zakładanie i rejestracja spółek.

 

Obsługa prawna Zgromadzeń Wspólników

Bardzo ważnym elementem bieżącej działalności spółki są zgromadzenia wspólników. Te zwyczajne, jak i nadzwyczajne. Zarówno procedura zaproszenia (forma, terminy, potwierdzenia), jak również samo zgromadzenie powinno odbywać się według określonych zasad.

Treści uchwał podejmowanych na zgromadzeniu również powinny wcześniej być dobrze przygotowane, abyśmy mieli pewność, że nie tylko są pozbawione wad formalnych, ale również są zgodne z aktualnym stanem prawnym. W przypadku corocznego zwyczajnego zgromadzenia wspólników istotna jest również dbałość o to, aby przedmiotem zgromadzenia objąć wszelkie uchwały wymagane prawem do poprawnego rozliczenia, zamknięcia roku obrotowego.
Jest to częsty problem szczególnie w małych spółkach, który może skutkować odrzuceniem sprawozdania przez sąd i koniecznością (w najlepszym wypadku) uzupełnienia wymaganej dokumentacji.

Warto również pamiętać, iż obecnie sprawozdania do KRS muszą być składane w formie elektronicznej.

 

Reprezentacja w KRS

Zarówno przygotowanie pism i deklaracji, jak i sama reprezentacja podmiotu przed KRS może przysporzyć wielu problemów niedoświadczonemu zarządowi spółki. W trosce o przejrzystość i bezpieczeństwo obowiązują nas dosyć rygorystyczne procedury, jeśli chodzi o formę i sposób komunikacji z KRS. Warto mieć pewność, iż z pozoru prosta odpowiedź na pismo nie zmieni się w kilkumiesięczną wymianę niepotrzebnej korespondencji wyłącznie z powodu drobnego błędu popełnionego na jej początku.

 

Inne kwestie

Analizując zasadność skorzystania ze stałej pomocy prawnej, warto wziąć pod uwagę również inne aspekty związane z bieżącym prowadzeniem przedsiębiorstwa. Większość z tych elementów omówiliśmy już w jednym z poprzednich artykułów. Z konkretnymi kwestiami można zapoznać się poniżej (rozwinięcia po kliknięciu w odnośnik):

• obsługa windykacyjna
• przygotowywanie i analiza prawa umów
• analiza prawna procesów sprzedażowych
• kwestie RODO
• cesje

 

Koszty obsługi prawnej spółki z o.o.

Koszty obsługi prawnej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wbrew pozorom nie są wysokie. Szczególnie jeśli porównamy je z trzema innymi możliwościami, jakie mamy:

• Dokładna, samodzielna analiza wszystkich aspektów prawnych związanych z prowadzeniem spółki – ukryte koszty w postaci ogromnej ilości czasu przeznaczonego na analizę sytuacji, wypełnianie deklaracji, dokumentów, uchwał. Czasu, który mógłby być przeznaczony na rozwój biznesu.
• Stworzenie własnego działu prawnego – bardzo duże koszty utrzymania takiej jednostki.
• Pobieżna analiza aspektów prawnych we własnym zakresie – koszty odłożone w czasie, które po kilku miesiącach / latach mogą zostać zwielokrotnione z powodu kar, odszkodowań, czy czasu spędzonego na odwołania od decyzji, korekty błędów etc.

W zakresie stałej obsługi prawnej zachęcamy do zapoznania się z warunkami oraz orientacyjnymi cenami usług w podziale ze względu na wielkość przedsiębiorstwa:

• małe i średnie spółki
• duże przedsiębiorstwa

Czy obsługa prawna spółki jest bardziej istotna w porównaniu z działalnością gospodarczą?

Zależy to oczywiście od wielkości i stopnia skomplikowania konkretnych podmiotów. Przed działalnością gospodarczą zatrudniającą 200 osób z pewnością będzie stało więcej wyzwań natury prawnej niż przed jednoosobową spółką z o.o.

Niemniej jednak porównując przedsiębiorstwa o tej samej wielkości i stopniu skomplikowania prowadzonej działalności, w przypadku spółek znaków zapytania, problemów, kwestii do rozwiązania jest z pewnością więcej. Są one również bardziej skomplikowane, a konsekwencje nie podjęcia działań lub popełnienia błędów często są znacznie większe.
 

Czy w trakcie pandemii covid-19 można założyć spółkę z o.o.?

To częste pytanie, które pojawia się przy samym pomyśle spółki z o.o. Oczywiście tak. Sądy w dalszym ciągu pracują. Kancelaria notarialne również. Niemniej jednak procedura może potrwać nieco dłużej niż w poprzednich latach. Szczególnie, jeśli pojawią się problemy lub błędy natury formalnej, które należy wyjaśnić z odpowiednim organem państwowym.
 

Czy rok 2022 wprowadza istotne zmiany? Skąd tak duże zainteresowanie spółkami z o.o.?

W związku z wejściem w życie nowych reguł dotyczących rozliczeń podatkowych, rzeczywiście można odnotować większe zainteresowanie zmianą formy prowadzenia działalności gospodarczej. Założenie spółki nie powinno nastręczać większych problemów niż w 2021 roku, natomiast każdą formę prowadzenia działalności warto przeanalizować, a następnie wybrać najkorzystniejszą opcję. W przypadku kwestii typowo prawnych, również zachęcamy do skorzystania z pomocy naszej kancelarii.