Obsługa prawna nowej działalności gospodarczej w 2022

Data aktualizacji: 4 lutego 2022

Rozpoczynając działalność gospodarczą na początku kompletujemy niezbędne dla naszej firmy narzędzia i usługi. Wybieramy biuro, sprzęt, rekrutujemy pracowników. Bierzemy pod uwagę potrzebę podjęcia współpracy z księgowym, informatykiem. Wiele spraw zakładamy, że przynajmniej na początku wykonamy jednak sami. Jak np. umowy czy przejście procedur związanych ochroną danych osobowych. Szybko okazuje się jednak, że spraw jest bardzo dużo i są znacznie bardziej skomplikowane niż myśleliśmy. W rezultacie część kwestii jest pomijana lub wykonana nienależycie. Może to doprowadzić do nieprzewidzianych problemów już na starcie działalności. Wiele z tych spraw mogłoby by być rozwiązanych od razu, zanim stworzy się problem, poprzez podjęcie współpracy z kancelarią prawną.

W niniejszym artykule postaramy się omówić najważniejsze sprawy, w których młodym firmom może pomóc kancelaria prawna w 2022 roku.

• Szablony Umów
• Szablony ofert
• Przegląd procedur sprzedażowych
• RODO
• Cesje
• Obsługa windykacyjna
• Aspekty prawne związane z prowadzoną działalnością
• Jednorazowe porady prawne lub stały, niski abonament
• Czy stać mnie na obsługę prawną?

Szablony Umów

Rozpoczynając nową działalność gospodarczą najczęściej mamy pojęcie o najważniejszych problemach i elementach, na które powinniśmy uważać w kwestiach umów z naszymi klientami. Doświadczenie pokazuje jednak, że ogólna świadomość nie przekłada się na szczegóły. To powoduje, że pierwsze umowy są często wadliwe i mogą nam przysporzyć wielu problemów w przyszłości. Brak szczególnych warunków rozwiązania umowy, określenie procedury w przypadku problemów z płatnością, błędne definicje, klauzule niedozwolone. To tylko kilka błędów, które często spotyka się w umowach nowo powstałych firm (często niestety również takich z dłuższym stażem).

Odrębną kwestią jest brak szablonów umów. Szczególnie w przypadku nowych działalności gospodarczych, gdzie zdobycie nowego klienta jest priorytetem i wszystkie inne sprawy odkładane są na później. W rezultacie umowy pisane są na szybko, dla każdego klienta oddzielnie, bez odpowiedniej analizy, sprawdzenia sensu czy weryfikacji z aktualnym stanem prawnym lub chociażby wyeliminowania literówek. Stwarza to wiele problemów, m.in.:

• wiele błędów, które w przyszłości mogą zaważyć na współpracy i sposobie realizacji umowy,
• duże zróżnicowanie warunków dla poszczególnych klientów w zakresie realizacji jednej usługi,
• zapisy interpretowane jako klauzule niedozwolone.

Szablony ofert

Podobnie jak umowy, również oferty powinny mieć odpowiednią konstrukcję. Powinny zawierać wszystkie warunki wstępne i określać zasady współpracy. Szczególnie w sytuacji, kiedy współpraca nie będzie szczegółowo precyzowana dodatkową pisemną umową. Duża część nowych przedsiębiorców zapomina o tym, jak ważne są oferty. Dobrze przygotowana oferta daje nam wiele dodatkowych korzyści:

• świadczy o profesjonalnym podejściu do świadczonych usług,
• określa podstawowe warunki,
• stanowi ustalone na piśmie ramy współpracy będące punkt odniesienia, jeśli pojawiają się problemy,
• zaakceptowana, może stanowić ważny dokument w procesie odzyskania należności.

Przegląd procedur sprzedażowych

Rozpoczynając działalność skupiamy się na sprzedaży, niejednokrotnie pomijając jej warunki i istotne aspekty prawne, które mogą być z tym procesem związane. Częstym problemem, szczególnie w dobie usług i towarów cyfrowych, jest stosowanie (nieświadome) klauzul niedozwolonych lub (również najczęściej nieświadome) nieprzestrzeganie innych przepisów związanych z ochroną konsumentów. Jedna problematyczna transakcja może skończyć się dotkliwą karą lub stratą czasu i nerwów poświęconych na wyjaśnienie sytuacji.
 

RODO

Kolejna kwestia, która często nie jest priorytetem, to należyta ochrona danych osobowych. Dotyczy to zarówno samego zapewnienia ochrony, jak i wewnętrznych (pisemnych) procedur przyczyniających się do odpowiedniego jej poziomu na każdym etapie obsługi kontrahenta.
 

Cesje

Rozpoczynając działalność gospodarczą zdarza się, iż zachodzi konieczność wykorzystania niektórych prywatnych (lub pochodzących z innej działalności) elementów na potrzeby bieżącego przedsiębiorstwa. W dobie internetu są to często domeny, logotypy czy projekty, które będziemy wykorzystywać do celów biznesowych. Część kontrahentów (np. operatorzy bramek płatności) może zażądać od nas pisemnego oświadczenia i potwierdzenia praw do tego typu elementów. Warto taką dokumentacje przygotować odpowiednio wcześniej.
 

Obsługa windykacyjna

Opracowanie od samego początku skutecznych procedur zarządzania płatnościami w firmie to podstawa. Szczególnie w przypadku małych działalności, w których jeden kontrahent nie regulujący zobowiązań może spowodować duże problemy. W przypadku zaległości w płatnościach czas oraz sposób reakcji to dwa kluczowe czynniki. Szczególnie na początkowym etapie działalności przedsiębiorcy obawiają się upominać o swoje należności bojąc się utraty klienta. Niestety często jest to wykorzystywane przez kontrahentów mających świadomość, że współpracują z niedoświadczoną jeszcze firmą. Doprowadza to do wielu niezdrowych i niebezpiecznych z punktu widzenia stabilności finansowej sytuacji.

Tymczasem w wielu wypadkach pojedyncze pismo z kancelarii prawnej obsługującej działalność rozwiązuje problem z kontrahentem na lata.

Kancelaria prawna pomaga zarówno w przypadku wystąpienia takiego zdarzenia, ale również pomoże w opracowaniu spójnej procedury działania w przypadku opóźnień w płatnościach.
 

Aspekty prawne związane z prowadzoną działalnością

Prawo w Polsce zmienia się bardzo dynamicznie. Szczególnie w ostatnim okresie. Powoduje to sytuację, w której przedsiębiorcom bardzo trudno być na bieżąco ze wszystkim niuansami. Wiele wątpliwych kwestii może być wyjaśnionych dosłownie w ciągu kilku minut rozmowy z doświadczonym prawnikiem, który tego typu problemami zajmuje się na co dzień. Alternatywnie przedsiębiorca jest zmuszony do zaprzestania swojej głównej działalności (która generuje przychody) i poświęcenia (często dużej ilości) czasu na samodzielną analizę. Dodatkowo, wnioski płynące z tej analizy często mogą być błędne z uwagi na powiązania wzajemne różnych przepisów oraz płynące z nich interpretacje.
 

Jednorazowe porady prawne lub stały, niski abonament

Jesteśmy elastyczni pod kątem współpracy z nowymi podmiotami. Zdajemy sobie sprawę, iż w zależności od przyjętego modelu biznesowego preferowany sposób rozliczeń z kancelarią może być różny. Z tego powodu oferujemy możliwość uzyskania zarówno pojedynczej porady prawnej jak i stałej obsługi w formie niskiego comiesięcznego abonamentu. Co istotne, oferowane abonamenty realizowane są na podstawie umowy z jedynie jednomiesięcznym okresem wypowiedzenia. Z pewnością pomoże to w planowaniu budżetu.
 

Czy stać mnie na obsługę prawną?

To częste pytanie, które zadają sobie przedsiębiorcy. Warto je jednak odwrócić: czy stać moją firmę na brak obsługi prawnej i ponoszenie konsekwencji złego stosowania przepisów. Pamiętajmy, że nieznajomość prawa nie zwalnia nas z odpowiedzialności.