Koszty samodzielnej windykacji

Data aktualizacji: 12 kwietnia 2024

Windykacja to nie tylko potencjalny „zysk” (technicznie to odzyskanie jedynie należnej kwoty), ale również wydatki, które należy wziąć pod uwagę. Koszty windykacji mogą stanowić dosyć duży procent pierwotnego zadłużenia. W przypadku mniejszych kwot, często decydujemy się na samodzielną próbę odzyskania zadłużenia. W części przypadków jest to oczywiście działanie uzasadnione. Z rozmów z naszymi Klientami wynika jednak, iż wielu z nich nie zdawało sobie sprawy z przynajmniej części kosztów, które niesie ze sobą samodzielna windykacja. W niniejszym artykule postaramy się nieco przybliżyć temat.

• Czas – najważniejszy i największy koszt
• Korespondencja przypominająca o zadłużeniu
• Telefony do dłużnika
• Przygotowanie i wysyłka wezwań do zapłaty
• Koszty opłat sądowych
• Koszty opłat komorniczych
• Alternatywne podejście
• Kontakt z kancelarią

Czas – najważniejszy i największy koszt

Czas potrzebny na samodzielną windykację to najczęściej wskazywany niedoszacowany koszt. W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą lub pracowników firmy jest to koszt, który 1:1 można przeliczyć na godziny pracy. Godziny, które przyniosą przedsiębiorstwu zyski, jeśli dana osoba będzie wykonywała zadania, do których została pierwotnie zatrudniona.

Czas musimy poświęcić nie tylko na same działania. W większości przypadków stanowią niewielki procent całości. Najwięcej czasu zajmuje uzyskanie informacji odnośnie konkretnych procedur, przepisów, rozwiązań, które powinniśmy zastosować, aby uniknąć problemów.

Po uzyskaniu niezbędnej podstawowej wiedzy (pamiętajmy dodatkowo, iż nie mamy gwarancji, że pozyskane informacje są w pełni zgodne ze stanem faktycznym i interpretacjami) możemy przystąpić do działań.

Problem czasu leży również w trudności określenia (szczególnie w przypadku długotrwałych działań) jego precyzyjnego zużycia. Dla przykładu: możemy oszacować, iż przygotowanie pisma zajęło 30 minut. Pozyskanie informacji, jak pismo powinno wyglądać to kolejne 60 minut. Trudno jest nam jednak określić:

• ile czasu poświęciliśmy na zebranie dokumentacji, o którą prosiliśmy inne działy,
• uzyskanie podpisu osoby uprawnionej do reprezentacji podmiotu,
• czas potrzebny na ponowny powrót do obowiązków standardowych.

 

Korespondencja przypominająca o zadłużeniu

Sprawdzanie płatności, maile z przypomnieniami o zaległościach, wyjaśnianie wątpliwych (jak się okazuje) kwestii dotyczących rozliczeń. Pojedynczy mail nie zajmuje dużo czasu. Jeśli jednak zsumujemy wszystkie ponaglenia, sprawdzenia, negocjacje z dłużnikiem, może okazać się, iż poświęciliśmy właśnie kilka godzin, które można było wykorzystać znacznie lepiej. Warto wykonać mały eksperyment. Korzystając z programu pocztowego, wybierzmy korespondencję, która dotyczyły bezpośrednio lub pośrednio kwestii windykacji. Może okazać się, iż zamiast 1-2 maili, nasza skrzynka będzie zawierała ich kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt.
 

Telefony do dłużnika

W dawnych czasach, kiedy każde połączenie telefoniczne było rozliczane oddzielnie, koszty rozmów były często ewidencjonowane. W obecnych czasach, przy nielimitowanych ofertach, oczywiście ma to już niewielkie znaczenie. Czy jednak w takim przypadku koszty nie występują? Ponownie wracamy do kwestii poświęconego czasu pracy: naszego lub członków naszego zespołu. 15 minutowa rozmowa telefoniczna to często godzina straconego czasu. Pamiętajmy o konieczności odpowiedniego przygotowania do rozmowy, zebrania dokumentów, sprawdzenia płatności, powrotu do innych obowiązków. Często również tego typu rozmowy są wcześniej ustalane w inny sposób lub nie za każdym razem jesteśmy w stanie dodzwonić się do dłużnika i dokonać ustaleń, które zaplanowaliśmy.
 

Przygotowanie i wysyłka wezwań do zapłaty

Jeżeli przypomnienia nie zdały egzaminu, przychodzi czas na bardziej oficjalne, pisemne rozwiązania. W pierwszej kolejności są to najczęściej wezwania do zapłaty. Podobnie jak w przypadku poprzednich kwestii, ponosimy znaczne nakłady czasowe. Nie tylko na zebranie dokumentów, ale również na poprawne wyliczenie odsetek i sporządzenie wezwania.
Tego typu dokumenty warto również wysyłać pocztą tradycyjną, listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Koszty wysyłki nie są duże, jednak są kilkukrotnie wyższe w porównaniu do wysyłki zwykłych listów. Jeśli musimy napisać kilka wezwań do zapłaty, koszty zaczynają rosnąć. Dodatkowo, szczególnie w przypadku małych działalności, konieczna jest fizyczna wizyta na poczcie. To również wiąże się z koniecznością poświęcenia kolejnych zasobów czasowych.
 

Koszty opłat sądowych

Koszty opłat sądowych
W przypadku, gdy windykacja polubowna nie powiodła się, sprawę z pewnością skierujemy do sądu. W tym miejscu koszty windykacji zaczynają nam szybko rosnąć. Zarówno te czasowe, jak i finansowe.

Koszty czasowe:

• uzyskanie informacji w jakiej formie oraz gdzie należy złożyć pozew,
• napisanie pozwu,
• złożenie pozwu (jeśli składamy go w sposób tradycyjny),
• przejście procedury elektronicznej (jeśli korzystamy z EPU),
• rozprawy sądowe i przygotowanie do nich,
• koszty utraconych korzyści (nie wykonujemy w tym momencie prac, które przynoszą dochody firmie).

Koszty finansowe:

• opłaty sądowe,
• koszty reprezentacji w sądzie.

 

Koszty opłat komorniczych

Na koniec należy jeszcze wspomnieć o możliwych kosztach po przejściu całej procedury. W przypadku uzyskania nakazu zapłaty sprawę przekazujemy do komornika. W tym miejscu również musimy się liczyć z dodatkowymi opłatami, płatnymi z góry. Jeżeli istnieje możliwość odzyskania zasądzonej kwoty wraz z poniesionymi kosztami, komornik zwróci nam przysługujące nam dodatkowe pieniądze. Warto również pamiętać, iż komunikacja z komornikiem, dostarczenie dokumentacji, wyjaśnienia – wszystkie te elementy również powinniśmy rozpatrywać w charakterze kosztu.
 

Alternatywne podejście

Warto dokładnie policzyć koszty całego przedsięwzięcia. Szczególnie czasowe, ponieważ są one najczęściej pomijane, szczególnie przez osoby, które nie miały wcześniej styczności z windykacją. Warto rozważyć czy poniesione (i bezzwrotne) koszty są warte samodzielnych działań. Jeśli nie, warto zastanowić się nad powierzeniem windykacji wyspecjalizowanej kancelarii prawnej, która większość opisanych kwestii wykona za nas.

Opcją wartą rozważenia jest również wstępne sprawdzenie kosztów windykacji przez kancelarię i porównanie ich z naszymi szacunkami dotyczącymi samodzielnych działań.

Zachęcamy do skorzystania z formularza bezpłatnej wyceny windykacji. Uzyskanie informacji nic nie kosztuje, a pomoże z pewnością w uzyskaniu pełnego obrazu i podjęcia decyzji czy warto przeprowadzić windykację samodzielnie, czy też nie.
 

Kontakt z kancelarią

W przypadku chęci uzyskania pomocy w kwestii windykacji lub nawiązania stałej współpracy, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40,
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl,
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji.