Koncepcja elementu szczęścia / pecha w windykacji

Data aktualizacji: 13 września 2024

Dziś piątek 13. Ten specjalny dzień to doskonała okazja to omówienia kwestii szczęścia / pecha w procesie windykacji. Nazbyt często za problemy z płatnościami obwiniamy losowe zdarzenia. Oczywiście często one rzeczywiście występują. Jednak czy zawsze są prawdziwym źródłem problemów? Czy być nie może nie jest tak, iż są jedynie katalizatorem ujawniającym głębsze nieprawidłowości i błędy poczynione wcześniej?

• Szczęście / pech czy odpowiednie przygotowanie lub jego brak
• Nieuczciwy kontrahent
• Powiększające się zadłużenia
• Wypadki „losowe” dłużnika
• Problemy formalne
• Czynniki zewnętrzne powodujące opóźnienia wewnętrzne
• Bądźmy gotowi – liczmy na siebie, nie szczęście

Szczęście / pech czy odpowiednie przygotowanie lub jego brak

Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że powodzenie w biznesie (nie tylko w kwestii windykacji) zależy w dużej mierze od szczęścia. Mieliśmy szczęście trafić na uczciwych kontrahentów lub przeciwnie, pechowy zbieg okoliczności spowodował, iż powstały zadłużenia, które zagrażają funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Warto jednak zastanowić się, co było źródłem wydarzeń, które doprowadziły do danej sytuacji. Czy czasem nie jest tak, iż finalny (pozytywny lub negatywny) efekt jest wypadkową wcześniej podjętych (lub zaniechanych) działań i decyzji? Czy sytuacje, które się pojawiły w ostatnim czasie, nie mają swojego źródła znacznie wcześniej?

Przeanalizujmy kilka przykładów dotyczących windykacji i zarządzania zadłużeniem kontrahentów.
 

Nieuczciwy kontrahent

Jednym z kluczowych wyzwań w windykacji jest radzenie sobie z nieuczciwymi kontrahentami. Wydaje się, że to właśnie tutaj szczęście lub pech grają główną rolę – nie sposób przewidzieć, czy dany klient okaże się solidnym partnerem biznesowym, czy też będzie próbował unikać płatności. Niemniej jednak, ryzyko związane z nieuczciwością kontrahenta można zminimalizować poprzez odpowiednie działania prewencyjne.

Przede wszystkim, przed nawiązaniem współpracy, warto przeprowadzić dokładną analizę kontrahenta. Weryfikacja wiarygodności finansowej, sprawdzenie historii płatności czy ocena opinii o firmie mogą ustrzec nas przed podjęciem współpracy z niewłaściwym partnerem. Często problemem nie jest sam fakt istnienia nieuczciwych kontrahentów, ale brak narzędzi i procedur, które pozwalają ich zidentyfikować na wczesnym etapie.
 

Powiększające się zadłużenia

Brak odpowiednich mechanizmów monitorujących może prowadzić do sytuacji, w której zadłużenie klienta szybko rośnie. Mamy pecha – trafiliśmy na taką sytuacje. Jednak czy na pewno? W rzeczywistości, regularne kontrolowanie terminowości płatności oraz natychmiastowa reakcja na opóźnienia mogą zapobiec narastaniu problemów. Kluczowe jest, aby działać proaktywnie, nie czekać pasywnie na rozwój sytuacji. Sytuacji, która przy braku naszej reakcji najczęściej ulegnie jedynie pogorszeniu.
 

Wypadki „losowe” dłużnika

W windykacji często spotykamy się z sytuacjami, które można określić jako „losowe” wypadki dłużnika, takie, jak nagłe problemy, niespodziewane wydatki czy inne nieszczęśliwe zdarzenia. Niestety, często są to jedynie próby przeciągnięcia terminów płatności i przerzucenie ryzyka biznesowego z dłużnika na wierzyciela. W takich sytuacjach warto zachować szczególną ostrożność. Jeśli negocjujemy przesunięcie terminów płatności, kolejne powinny być ostateczne bez możliwości kolejnych negocjacji. „Losowe” wypadki mają tendencję do częstego powtarzania się.
 

Problemy formalne

Niekiedy problemy w windykacji mogą wynikać z błędów formalnych – nieprawidłowo sporządzonych umów, niepełnej dokumentacji, braku podpisów czy innych formalnych niedociągnięć. Czy są to sytuacje pechowe? Być może. Czy można było ich uniknąć? W 99% odpowiedź jest twierdząca.

Tego typu problemy najczęściej wynikają z niedostatecznego przygotowania realizowanego na wcześniejszych etapach. Powierzenia przygotowania dokumentów niewykwalifikowanym pracownikom, braku analizy prawnej umów i procedur, niedostatecznego nadzoru.

Sytuacje losowe oczywiście mogą się pojawić, jednak najczęściej nie są one tak losowe, jakby się wydawało.
 

Czynniki zewnętrzne powodujące opóźnienia wewnętrzne

W trakcie procesu windykacyjnego możemy spotkać się również z czynnikami zewnętrznymi, które wpływają na opóźnienia wewnętrzne. Przykładem mogą być zmiany w przepisach prawa, które powodują konieczność dostosowania procedur, problemy systemowe lub inne wydarzenia, które mogą wpływać na tempo działania. Oczywiście możemy nie mieć bezpośredniego wpływu na ich powstanie. Jednak identyfikacja, analiza i mitygacja ryzyk biznesowych leży już po naszej stronie. Odpowiednio wczesne wykrycie potencjalnych zagrożeń i wprowadzenie procedur na wypadek ich wystąpienia jest w tym wypadku kluczowe.
 

Bądźmy gotowi – liczmy na siebie, nie szczęście

Podsumowując, koncepcja szczęścia czy pecha w windykacji jest w dużej mierze mitem. Choć istnieją czynniki zewnętrzne, na które trudno mieć bezpośredni wpływ, to w przeważającej większości przypadków skuteczność w odzyskiwaniu należności zależy od odpowiedniego przygotowania, strategii i konsekwentnej realizacji działań.

Zamiast liczyć na szczęście, warto skupić się na weryfikacji swoich kontrahentów, regularnym monitorowaniu ich kondycji finansowej, przygotowywaniu solidnych umów, analizie otoczenia prawnego (i planowanych zmian) oraz elastycznym podejściu do pojawiających się wyzwań.