Kiedy rozpocząć windykację dłużnika?

Data aktualizacji: 18 marca 2022

Na koniec 2021 roku długi polskich firm wyłącznie na rzecz innych polskich przedsiębiorstw wynosiły około 12 000 000 000 złotych. Z pewnością sytuacja związana z Covid-19 nie wpłynęła korzystnie, a wręcz spowodowała diametralne pogłębienie się tego trendu w wielu biznesach. Problem zatorów płatniczych istnieje od dawna, jednak w obecnych czasach może znacznie bardziej doskwierać szczególnie małym i średnim przedsiębiorstwom. Jak sytuacja będzie wyglądała w 2022 roku? Analizując aktualną sytuację, nie należy spodziewać się poprawienia tego stanu.

Często przedsiębiorcy zastanawiają się, czy to już moment na windykowanie kontrahenta. W obawie przed stratą klienta, dużymi nakładami czasowymi i natłokiem innych obowiązków kwestia windykacji jest często odkładana w nieskończoność. To duży błąd, który może nieść poważne konsekwencje dla naszego biznesu.

Każda firma ma lepsze i gorsze okresy. Czasem problem z płynnością finansową kontrahenta jest przejściowy i przedłużenie o kilka dni okresu płatności jest przysłowiowym „być albo nie być”. Coraz częściej niestety jest to większy problem i przesunięcie płatności odwleka jedynie problem w czasie.

W niniejszym artykule postaramy się omówić najważniejsze kwestie związane z tym tematem:

• Wierz i… monitoruj
• Czy warto pozwalać na opóźnienie w płatnościach?
• Czas jest kluczowy
• Kiedy warto rozpocząć szersze działania windykacyjne?
• Rozmowa i prewencja
• Negocjacje i próby polubowne – początek windykacji
• Dlaczego często zwlekamy?
• Nie masz czasu na windykację, jest na to rozwiązanie
• Zobacz również wersję video

Wierz i… monitoruj

Monitorowanie płatności od kontrahentów to najważniejszy element. Wcześnie zauważony problem pozwoli nam na szybką reakcję. Jest to szczególnie istotne w przypadku firm, które wystawiają cyklicznie faktury tym samym kontrahentom. Jedna przeterminowana faktura, która nie stanowi dla firmy dużego problemu, szybko może przeistoczyć się w zestaw stanowiący pokaźną kwotę.

 

Czy warto pozwalać na opóźnienie w płatnościach?

Nie warto zwlekać i pozwalać na opóźnienia. To najprostsza, a jednocześnie najlepsza odpowiedź. W Polsce panuje pewnego rodzaju przyzwolenie dla przeciągania płatności w czasie. Termin płatności faktury, który powinien być rozumiany jako ostateczna data rozliczenia, często uważany jest jako pierwszy moment, w którym w ogóle kontrahent myśli o uregulowaniu zobowiązania. Niestety sami przez lata wytworzyliśmy taką sytuację.

Powinniśmy na problem spojrzeć od drugiej strony. Jeśli nie dostarczymy towaru lub usługi w umówionym czasie, czy kontrahent również nie będzie miał pretensji. Najczęściej doświadczymy wręcz odwrotnej sytuacji. Dostawa towaru lub usługi to transakcja dwustronna – dostarczenie kontrahentowi zamówienia oraz uzyskanie za realizację zamówienia zapłaty.

 

Czas jest kluczowy

Doświadczenie pokazuje, iż czas gra tu kluczową rolę. Im dłużej zwlekamy z rozpoczęciem działań, tym mniejsze mamy szanse na szybkie odzyskanie należności. Rozpoczęte działania w pierwszym miesiącu to około 90% szans na sukces. Opóźnienie procesu windykacji do pół roku powoduje, że szanse na szybkie i bezkosztowe odzyskanie długu spadają do 10%. Warto jest zatem działania rozpocząć możliwie szybko. Nie musi to być od razu wezwanie do zapłaty i groźba poważnych konsekwencji. Czasem wystarczy e-mail przypominający o konieczności zapłaty.

 

Kiedy warto rozpocząć szersze działania windykacyjne?

Są jednak sytuacje, w których warto reagować szybko i zdecydowanie, ponieważ zachodzi podejrzenie, że sprawy z dnia na dzień mogą przyjąć zły obrót. Najczęstsze symptomy to:

• kontrahent przestał odbierać od nas telefon, nie reaguje na e-maile,
• kontrahent, mimo braku uregulowania zadłużenia, domaga się kolejnych dostaw w ramach nowego zamówienia,
• kontrahent uzależnia uiszczenie opłaty od spełnienia przez nas dodatkowych warunków (np. udzielenia rabatu, uruchomienia kolejnej dostawy, etc.),
• mamy informacje, iż kontrahent ma problemy ze spłatą również innych zobowiązań (warto w tym celu monitorować sytuację, szczególnie w przypadku większych kwot),
• miejsce prowadzenia działalności kontrahenta zostaje zmienione lub zlikwidowane.

W przypadku ostatniego punktu – firmy zmieniają swoje siedziby i miejsca prowadzenia działalności. To naturalne. Jeśli jednak mamy wątpliwości, warto przyjrzeć się dokładniej sytuacji. Szczególnie jeśli:

• pomimo braku zmiany w dokumentach firmy, korespondencja kierowana na adres siedziby jest zwracana,
• miejsce prowadzenia działalności zostaje przeniesione poza Polskę,
• nowy adres kontrahenta nie wskazuje, aby był w stanie w danej lokalizacji prowadzić swoją działalność (np. prowadzi firmę produkcyjną, która zostaje przeniesiona do wirtualnego biura).

 

Rozmowa i prewencja

Powyższe kwestie to oczywiście czarny scenariusz. Często zwykła rozmowa pozwala na rozwiązanie problemu. Nie warto jej jednak odkładać. Kontrahent powinien mieć świadomość, że trzymamy rękę na pulsie i zareagujemy, jeśli sytuacja będzie się przedłużała.

 

Negocjacje i próby polubowne – początek windykacji

Kiedy podejmujemy decyzję o rozpoczęciu procedury windykacyjnej zawsze w pierwszej kolejności warto rozpocząć od próby polubownego rozwiązania sprawy. Oficjalne pismo firmy lub kancelarii prawnej, która nas obsługuje to pierwszy i często bardzo skuteczny krok. Warto pamiętać o dokumentowaniu działań. Zarówno nasze próby, jak i zobowiązania przyjęte przez kontrahenta (np. podanie harmonogramu spłat) mogą stanowić cenny dowód, jeśli sprawa trafi do sądu.W natłoku spraw obie strony mogą mieć również zwyczajnie krótką pamięć. Możliwość powrotu do wcześniej spisanych ustaleń znacznie usprawni cały proces.

Próbujmy nieco zrozumieć drugą stronę, jednak nie zapominajmy, że naszym nadrzędnym celem jest ochrona naszych interesów.

 

Dlaczego często zwlekamy?

Powodów dlaczego zwlekamy z odzyskaniem (co warto podkreślić) naszych pieniędzy jest wiele. Poniżej najczęstsze, z którymi się spotykamy oraz argumenty, które warto mieć na uwadze, aby jednak rozpocząć proces windykacji.

• Obawa przed utratą klienta. Warto odpowiedzieć sobie jednak na pytanie, czy naszym klientem jest ktoś kto kupuje od nas towar czy usługę, czy ktoś kto jedynie odbiera od nas zamówienia nie regulując opłaty.
• Brak czasu – firma musi nadal działać. To prawda, szczególnie w małych firmach trudno znaleźć osobę, która będzie mogła poświęcić czas na realizację całej procedury. Takie działania można jednak zrealizować poza firmą. Na przykład wykorzystując do tego obsługującą nas kancelarię prawną.
• Brak wiedzy i stworzonych procedur. W tym wypadku również najlepiej skorzystać z wyspecjalizowanej kancelarii, która przygotuje pisma, skontaktuje się z dłużnikiem i przeprowadzi całą procedurę za firmę.
• Windykacja kosztuje. To prawda, jednak nieopłacone zobowiązania kosztują często znacznie więcej (koszty towaru, pracowników, podatki).

 

Nie masz czasu na windykację, jest na to rozwiązanie

Szczególnie brak czasu oraz odpowiednich procedur doskwiera polskim przedsiębiorcom. Często zamiast osobistej windykacji, warto zastanowić się nad windykacją oraz monitoringiem płatności realizowanym przez kancelarię prawną, która specjalizuje się w tego typu sprawach. Czas, który zaoszczędzimy możemy przeznaczyć na rozwój firmy, obsługę innych klientów, czy zwykły odpoczynek.

W przypadku chęci rozpoczęcia współpracy w zakresie windykacji zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznie: (+48) 605 131 260 lub (+48) 22 458 23 40,
• mailowo: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl,
• poprzez formularz wyceny windykacji,
• poprzez formularz kontaktowy.

Zobacz również wersję video