Jak rozmawiać z dłużnikiem? Skuteczna windykacja

Data aktualizacji: 11 kwietnia 2025

Podobnie jak w przypadku każdego innego sporu prawnego, zawsze w pierwszej kolejności zalecamy kontakt z drugą stroną w celu podjęcia próby polubownego rozwiązania sytuacji. W wielu przypadkach jest to pierwszy i ostatni etap odzyskiwania długów. O ile zostanie przeprowadzony w sposób należyty. Jak przygotować się do takiej rozmowy, jak ją przeprowadzić, jak reagować na odpowiedź dłużnika? Komplet informacji postaramy się ująć w niniejszym artykule.

• Dobre przygotowanie
• Zebranie dokumentacji
• Jasna komunikacja
• Stanowczość
• Konsekwencja działań
• A jeśli nie mam na to czasu?
• Czas – oczekiwania kontra rzeczywistość
• Kontakt z kancelarią

Dobre przygotowanie

Jest to najważniejszy punkt, bez którego trudno o sukces. Przeanalizujmy sytuację, nakreślmy plan rozmowy oraz to, czego oczekujemy po zakończeniu rozmowy. Jeśli jesteśmy gotowi na jakieś ustępstwa (np. przesunięcie nieco harmonogramu spłat), powinniśmy określić ich maksima jeszcze przed negocjacjami. W innym wypadku stres, emocje, chęć zakończenia problemu mogą spowodować, iż ustępstwa będą znacznie większe niż pierwotnie zakładaliśmy.

Postarajmy się zebrać komplet dokumentacji, odświeżyć pamięć w zakresie konkretnych sytuacji, które doprowadziły do powstania zadłużenia, a także spisać nasze bardziej szczegółowe oczekiwania (zarówno pod kątem kwot, jak i terminów spłaty). W ten sposób bazujemy na faktach.
 

Zebranie dokumentacji

Przygotowanie jest kluczowe. Również w kwestii poparcia naszych żądań dokumentami. Nie dysponując konkretnymi danymi ryzykujemy m.in.:

• brakiem możliwości odpowiedzi na zarzuty dłużnika,
• finalne ustalenia mogą zawierać poważne błędy, utrudniające późniejsze działania,
• dłużnik nie potraktuje sprawy poważnie, widząc, że my również nie podchodzimy do problemu profesjonalnie,
• w skrajnych przypadkach pokazanie, iż nie posiadamy odpowiedniej dokumentacji, może skłonić dłużnika do jeszcze większej „swobody” w spłacaniu należności lub wręcz wysunięcia dodatkowych żądań.

Dokumenty, które warto przygotować:

• kopie podpisanych umów, jeśli istnieją,
• kopie faktur lub innych dokumentów finansowych, których dotyczy zadłużenie,
• historię korespondencji mailowej,
• notatki ze spotkań i rozmów telefonicznych,
• screeny z komunikatorów, jeśli w tej formie były prowadzone jakieś rozmowy mające wpływ na aktualną sytuację.

 

Jasna komunikacja

Podczas rozmowy należy skupić się na faktach unikając zbędnych opinii czy zarzutów dotyczących dłużnika. Rozmowa powinna być kulturalna, jednak bardzo ukierunkowana na efekt i nasze oczekiwania względem dłużnika. Takie podejście pozwoli nam na uniknięcie sytuacji konfliktowych, zbędnych nerwów czy zejścia na tematy nie związane z przedmiotem sprawy.

Unikajmy dłuższych rozważań na tematy ogólne dotyczące problemów w branży, problemów dłużnika, sytuacji makroekonomicznej. Skupmy się na meritum. Powstałym zadłużeniu i sposobie jego odzyskania.
 

Stanowczość

Nasze negocjacje powinny być stanowcze. Jeśli spór dotyczy jedynie płatności, a ze swojej strony dopełniliśmy wszystkich warunków umowy, mamy pełne prawo oczekiwać tego samego od dłużnika. Powinniśmy już wcześniej zaplanować margines w jakim możemy się poruszać, negocjując warunki zwrotu zadłużenia. Zdecydowanie nie powinniśmy wychodzić poza wcześniejsze założenia.

Zdarzają się sytuacje, w których dłużnik próbuje negocjować kolejne ustępstwa dając do zrozumienia, iż nie spełnienie tych żądań może powodować zakończenie współpracy lub mieć wpływ na istniejące inne kontrakty. Ni powinniśmy ulegać tego typu presji. Finalnie, warto zadać sobie pytania, czy współpraca oparta o zadłużenie, spotkania negocjacyjne i windykację nie jest czasem znacznie mniej zyskowna dla przedsiębiorstwa niż pierwotnie wynikałoby to z zawartych umów.
 

Konsekwencja działań

Jeśli podczas rozmowy doszliśmy z dłużnikiem do porozumienia, powinniśmy konsekwentnie wymagać spełnienia ustalonych warunków. Kolejne opóźnienia, przedłużanie zwrotu, czy kolejne tłumaczenia, nie powinny mieć wpływu na nasze działania. Jeśli pozwolimy dłużnikowi na tym etapie wynegocjować kolejne ustępstwa, możemy być niemal pewni, iż odzyskanie zadłużenia będzie bardzo trudne, a kolejne opóźnienia z pewnością się pojawią.
 

A jeśli nie mam na to czasu?

Rozmowa z dłużnikiem to jeden z wielu etapów postępowania polubownego. Wymaga jednak poświęcenia dużej ilości czasu (i być może kolejnych nakładów finansowych). Jeśli nie mamy czasu na odpowiednie przygotowanie i/lub przeprowadzenie takiej rozmowy, warto zastanowić się nad przekazaniem całej spornej kwestii zewnętrznej kancelarii prawnej, która te działania wykona za nas. Jeśli są Państwo w takiej sytuacji, serdecznie zapraszamy do kontaktu.
 

Czas – oczekiwania kontra rzeczywistość

Doświadczenie pokazuje, iż często wstępne oszacowanie czasu potrzebnego na obsługę we własnym zakresie windykacji znacząco odbiega od realiów. Wiele czynności nie jest w ogóle wziętych pod uwagę, wiele zakłada jedynie wykonanie czynności głównej bez czynności pobocznych (np. przygotowania). Zakładamy również optymistycznie, iż inne zobowiązania nie wpłyną na ilość czasu, jaką możemy poświęcić w danym momencie na windykację. Poniżej przykłady:

• założenie, iż rozmowa telefoniczna z dłużnikiem to jedynie 15 minut naszego czasu – nie biorąc pod uwagę np. godziny poświęconej na zebranie dokumentacji,
• założenie, iż napisanie wezwania do zapłaty zajmie około godziny – nie biorąc pod uwagę czasu potrzebnego na zebranie informacji, jak wezwanie powinno zostać prawidłowo napisane,
• brak wzięcia pod uwagę strat czasowych na transport – na spotkanie z dłużnikiem, czy nawet na wysłanie wezwania do zapłaty listem poleconym,
• nie wzięcie pod uwagę sytuacji, w której dłużnik zwyczajnie będzie unikał kontaktu z nami.

 

Kontakt z kancelarią

W przypadku chęci uzyskania pomocy związanej z windykacją lub innymi problemami prawnymi wynikającymi z nieterminową realizacją płatności, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji.