Gdy dłużnik nie odpowiada na wezwanie do zapłaty

Data aktualizacji: 16 czerwca 2023

Wezwanie do zapłaty to jeden z najpopularniejszych środków stosowanych w celu mobilizacji dłużników do opłacenia swoich zaległości finansowych. W przypadku postępowania sądowego, dokument taki może również stanowić cenny dowód w sprawie. Jak wygląda jednak sytuacja, kiedy dłużnik nie odpowiada na wezwanie do zapłaty? Jakie są następstwa takiego działania? Jakie czynności powinny zostać wykonane? Na co powinniśmy zwrócić szczególną uwagę. Zapraszamy do lektury artykułu.

• Definicja wezwania do zapłaty
• Brak odpowiedzi, kilka istotnych przypadków
• Co zrobić w takiej sytuacji
• Forma i treść wezwania mają znaczenie
• Opieka prawna w zakresie windykacji
• Kontakt z kancelarią

 

Definicja wezwania do zapłaty

Wezwanie do zapłaty to dokument sporządzany przez wierzyciela (lub jego prawnego reprezentanta, np. kancelarię prawną) wzywający dłużnika do uregulowania w wyznaczonym terminie wszystkich (lub wybranych) należności na rzecz wierzyciela. Często stanowi swego rodzaju „bardziej stanowcze” przypomnienie o konieczności rozliczenia się z wierzycielem.

Warto pamiętać, iż jest to już oficjalny dokument, który poprawnie sporządzony, będzie stanowił ważny dowód w późniejszym postępowaniu sądowym. Warto zatem zadbać o poprawność treści i estetykę formy.
 

Brak odpowiedzi, kilka istotnych przypadków

W przypadku braku podjęcia działań ze strony dłużnika (nawet w formie kontaktu z wierzycielem) warto sytuację rozbić za kilka przypadków w zależności od sposobu przekazania wezwania do zapłaty:

• przekazanie wezwania do zapłaty w formie malowej,
• przekazanie wezwania do zapłaty w formie listownej listem zwykłym,
• przekazanie wezwania do zapłaty w formie listownej listem poleconym,
• przekazanie wezwania do zapłaty w formie listownej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru,
• osobistego przekazanie wezwania do zapłaty.

Rekomendujemy przesłanie wezwania do zapłaty w formie listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Jest to najwygodniejsza, a zarazem najbardziej bezpieczna dla wierzyciela metoda. Jeśli mamy możliwość przekazania osobiście wezwania do zapłaty osobie mającej upoważnienie do reprezentacji dłużnika (lub samemu dłużnikowi) wraz z pisemnym potwierdzeniem otrzymania takiego dokumentu, również jest to dobre rozwiązanie. Jest ono jednak z oczywistych względów znacznie trudniejsze do realizacji.

Nie rekomendujemy formy listu zwykłego. Wierzyciel nie posiada w takiej sytuacji żadnego dowodu przesłania jakiejkolwiek korespondencji do dłużnika.

W przypadku korespondencji elektronicznej, najmniej wątpliwości odnośnie skutecznego doręczenia wezwania będzie budziła sytuacja, w której odpowiednie zapisy odnośnie takiej formy komunikacji zostaną zawarte w podpisanej umowie, której dotyczy zadłużenie (a dokładniej zobowiązań powstałych w wyniku tej umowy).
 

Co zrobić w takiej sytuacji

Jeżeli otrzymaliśmy potwierdzenie otrzymania wezwania do zapłaty, a mimo to dłużnik milczy oraz nie wykonał żadnych innych czynności mających na celu uregulowania zadłużenia w wyznaczonym w dokumencie terminie, mamy dwie możliwości:

• ponowny kontakt z dłużnikiem w celu weryfikacji powodów braku działań (krótki telefon lub mail),
• skierowanie sprawy na drogę sądową, posiadając już skutecznie doręczone wezwanie do zapłaty.

Jeżeli otrzymaliśmy zwrot wezwania do zapłaty z adnotacją, iż korespondencja nie została podjęta w terminie, również możemy zastosować jeden z dwóch powyższych scenariuszy. Przy czym w tym wypadku warto raczej przyśpieszyć działania, gdyż zachodzi podejrzenie, iż im dłużej będziemy zwlekać, tym trudniej będzie nam odnaleźć dłużnika.

W przypadku innych form dostarczenia wezwania do zapłaty, w których trudno jednoznacznie wskazać, iż zostało ono skutecznie dostarczone, warto zastanowić się nad ponowieniem takiego wezwania w formie dającej możliwość udokumentowania jego dostarczenia (lub podjętej próby).
 

Forma i treść wezwania mają znaczenie

Warto również pamiętać, iż zarówno forma jak i treść wezwania do zapłaty mają znaczenie.

Jeśli chodzi o formę:

• poprawne formatowanie tekstu,
• brak błędów ortograficznych czy stylistycznych,
• brak literówek,
• jeśli istnieje taka możliwość, skorzystanie z wcześniej przygotowanego papieru firmowego,
• odpowiednie zabezpieczenie korespondencji.

„Oficjalna” forma dokumentu ma znaczenie przede wszystkim dla poważnego potraktowania pisma przez dłużnika. Jeśli wezwanie do zapłaty zostanie napisane w sposób niestaranny, z dużą ilością błędów i wyraźnym brakiem przywiązania mu odpowiedniej wagi, istnieje duża szansa (w oczach dłużnika), iż podobnie będzie wyglądał cały proces windykacji. Może to w rezultacie skutkować kolejnymi opóźnieniami i zbagatelizowaniem takiej korespondencji.

W przypadku treści dokumentu sprawa ma już bardziej formalny charakter. Wezwanie do zapłaty musi zawierać określone elementy, których brak może stanowić podstawę do nieuznania takiego dokumentu. Wezwanie do zapłaty powinno zawierać:

• dane wierzyciela,
• dane dłużnika,
• listę zadłużeń (często zadłużenie składa się z kilku elementów, np. kilku faktur) wraz z podstawą ich wystąpienia,
• kwoty dla poszczególnych pozycji,
• oryginalne terminy płatności,
• wysokość odsetek,
• termin, w którym dłużnik ma spłacić zadłużenie,
• numer konta bankowego do wykonania przelewu,
• opis konsekwencji, które mogą spotkać dłużnika w związku z nieterminową spłatą,
• podpis wierzyciela.

Ważne również, aby w odpowiednim rejestrze sprawdzić aktualne dane dłużnika.
 

Opieka prawna w zakresie windykacji

Sporządzenie wezwania do zapłaty nie jest sprawą bardzo skomplikowaną, jednak zarówno jego forma, treść jak i sposób dostarczenia mają kluczowe znacznie dla zwiększenia szans skutecznego odzyskania należności. Jeśli z różnych powodów nie mamy możliwość sporządzenia dokumentu w sposób niebudzący wątpliwości lub cały proces windykacji jest zbyt uciążliwy, warto zastanowić się nad zleceniem takich działań zewnętrznemu podmiotowi. Np. kancelarii prawnej. Kilka najważniejszych powodów:

• Oszczędność czasu – całość działań będzie wykonywana przez kancelarię prawniczą.
• Wyższa skuteczność – pieczęć kancelarii prawnej pod wezwaniem do zapłaty często jest wystarczającym argumentem dla dłużnika, aby zwrócić zadłużenie.
• Brak błędów – niestety często zdarza się, iż samodzielna windykacja prowadzona sporadycznie prowadzi do powstania błędów i pomyłek, które mogą opóźnić cały proces i niepotrzebnie skomplikować sytuację.
• Spójność działań – działania windykacyjne realizowane od początku do końca przez doświadczoną kancelarię przebiegają według ustalonej, przemyślanej i sprawdzonej procedury.

 

Kontakt z kancelarią

W przypadku współpracy w zakresie windykacji (czy to samego wezwania do zapłaty, czy całego procesu odzyskania zadłużenia), serdecznie zapraszamy do kontaktu. Można to zrobić na kilka sposobów:

• telefonicznie: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40,
• mailowo: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl,
• korzystając z formularza kontaktowego,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji,
• osobiście w siedzibie kancelarii: po wcześniejszym umówieniu.