Elementy skutecznego wezwania do zapłaty

Data aktualizacji: 1 lipca 2022

Jeśli kolejne prośby spłaty zadłużenia nie przynoszą spodziewanego efektu, dłużnik nie reaguje lub nie realizuje wcześniejszych ustaleń, nasze żądania powinniśmy skierować w bardziej oficjalnej formie. Formie, która stanowi również wstęp do wejścia na drogę sądową. W ten sposób zyskujemy również dodatkowe dowody w przypadku kiedy jednak postępowanie sądowe będzie konieczne. Mowa o wezwaniu do zapłaty.

Aby jednak wezwanie do zapłaty było skuteczne, powinno zawierać kilka ściśle określonych elementów (oraz kilka opcjonalnych, które również mogą być pomocne). Część z nich jest oczywista, a o części wielu wierzycieli jednak zapomina (lub zwyczajnie nie wie). Postaramy się uporządkować wiedzę w tej materii i przekazać kilka dobrych praktyk, które ułatwiają życie.

Najważniejsze elementy skutecznego wezwania do zapłaty:

• Strony
• Wskazanie roszczeń
• Określenie terminów i sposobu spłaty
• Dodatkowe warunki i… podpis
• O czym jeszcze powinniśmy pamiętać
• Czy da się to uprościć?

Strony

Teoretycznie jest to kwestia oczywista, jednak często wierzyciele kierując pismo do dłużnika zapominają np. wprowadzić pełnych danych podmiotu, który takowe wezwanie wystawia.

Obie strony – zarówno wierzyciel, jak i dłużnik powinny być możliwie najściślej określone. W przypadku firm będzie to:

• nazwa firmy
• adres firmy
• numer odpowiedniego rejestru, do którego wpisany jest podmiot (CEIDG, KRS)
• numer NIP
• numer REGON

W przypadku osób fizycznych:

• imię i nazwisko
• adres zamieszkania
• numer NIP lub PESEL, jeśli je posiadamy

W przypadku przedsiębiorców dobrą praktyką jest sprawdzenie aktualności danych w odpowiednim rejestrze. Następnie – jeśli to możliwe – pobranie i zarchiwizowanie tychże wpisów. Często zdarza się bowiem, iż na przestrzeni lat podmioty zmieniają swoje adresy. Adres podany w umowie, czy na fakturze może nie być już aktualnym adresem prowadzenia działalności danego przedsiębiorstwa.

Wyszukiwarkę podmiotów prowadzących Działalność Gospodarczą znajdziemy tutaj.

Wyszukiwarkę podmiotów posiadających numer KRS znajdziemy na portalu EKRS Ministerstwa sprawiedliwości EKRS Ministerstwa sprawiedliwości.

 

Wskazanie roszczeń

Ważne jest także konkretne wskazanie roszczeń (np. numeru faktury) wraz z określeniem kwoty głównej oraz odsetek, jeśli takowe występują. Pamiętajmy też o wskazaniu terminu płatności tychże roszczeń.Każdy roszczenie powinno być wykazane oddzielnie (co do kwoty, dokumentu, terminu płatności). Jest to szczególnie istotne w przypadku rozliczeń za poszczególne elementy wykonanej umowy, rozliczeń cyklicznych, czy dostaw towarów rozłożonych w czasie.

Dla własnych celów do dokumentacji zawierającej wezwanie do zapłaty warto od razu dołączyć kopie wszystkich dokumentów świadczących o wystąpieniu roszczenia (najczęściej będą to po prostu kopie faktur). Ułatwi to zarządzanie dokumentami w przyszłości. Szczególnie jeśli będziemy zmuszeni wkroczyć na drogę sądową, gdzie tego typu dokumentacja będzie wymagana.
 

Określenie terminów i sposobu spłaty

W wezwaniu musimy również dokładnie określić w jakim terminie żądamy od dłużnika spłaty wszystkich zaległości. Należy również podać numer rachunku bankowego, na który owa spłata ma wpłynąć. To często pomijana przez wierzycieli kwestia, na którą warto zwrócić uwagę. Często wierzyciel pomija numer rachunku bankowego zakładając, że jest on przecież podany np. na fakturze VAT.Co do zasady wezwanie powinno zawierać komplet informacji umożliwiających spłatę zadłużenia na podstawie tego dokumentu.
 

Dodatkowe warunki i… podpis

W wielu przypadkach brak podania konsekwencji związanych z niewypełnieniem wezwania będzie czynnikiem wystarczającym do dokonania spłaty. Z tego powodu warto konkretnie określić, co grozi dłużnikowi w sytuacji, kiedy nie zastosuje się do wezwania. Najczęściej podawaną konsekwencją jest rozpoczęcia postępowania sądowego.

Podpis to element, o którym często zapominamy – podpis osoby upoważnionej do reprezentacji danego podmiotu (wierzyciela lub osoby przez niego wyznaczonej posiadającej odpowiednie umocowania).

O czym jeszcze powinniśmy pamiętać

Wezwanie warto wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. W ten sposób, jeśli dłużnik odbierze wezwanie, mamy jednoznaczny dowód, że tego dokonał. Jeśli nie odbierze, również otrzymamy stosowną informację z Poczty Polskiej. Zarówno jedno, jak i drugie potwierdzenie powinno zostać dołożone do dokumentacji przygotowanej na wypadek postępowania sądowego.

Zadbajmy również o formę wezwania oraz ogólną estetykę dokumentu. Pamiętajmy, że to czy zostaniemy odebrani poważnie, czy też nie, również ma wpływ na końcowy sukces. Napisany bez formatowania dokument, z błędami, literówkami etc. nie wskazuje, że nasze żądania są poważne i posiadamy odpowiednią wiedzę oraz środki, aby zrealizować czynności, które opisujemy w konsekwencjach związanych z niespłaceniem zadłużenia. Dodatkowo, błędy formalna wezwania mogą również mieć konsekwencje w przypadku sprawy sądowej.
 

Czy da się to uprościć?

Jak najbardziej. Tego typu działania można od razu przekazać kancelarii prawnej. Często już pismo z pieczęcią kancelarii jest wystarczającym argumentem dla dłużnika, aby uregulować zaległości. Decydując się na pomoc prawną mamy również pewność, że nasze wezwanie nie będzie zawierało błędów i pozwoli nam bez przeszkód rozpocząć kolejne działania (w tym sądowe), jeśli okaże się, że dłużnik jednak w dalszym ciągu nie reguluje zadłużenia.

W przypadku zainteresowania, zachęcamy do skorzystania z jednej z poniższych form kontaktu:

• formularz wyceny windykacji,
• formularz kontaktowy,
• (+48) 605 131 260 lub (+48) 22 458 23 40,
• dariusz.staniszewski@adwokatura.pl.