Dobrze skonstruowana umowa jako pierwszy element procesu windykacyjnego

Data aktualizacji: 3 listopada 2023

Wielu osobom proces windykacyjny kojarzy się wyłącznie z przykrą koniecznością odzyskania należności od dłużnika. Telefonami, mailami, ponagleniami. Działaniami post factum. Często zapominamy, iż w wielu wypadkach źródłem powstania zadłużenia (lub elementem, który pozwolił na jego powstanie) były działania wykonane (lub nie wykonane) na długo przed powstaniem samego zobowiązania. Działania dotyczące ustalenia warunków współpracy, ich realizacji oraz finalnych rozliczeń. Warto zdawać sobie sprawę, iż proces windykacyjny powinien de facto rozpoczynać się wraz z rozpoczęciem współpracy – na etapie negocjowania warunków i podpisywania umowy. Zawarte w niej zapisy mogą mieć kluczowy wpływ na proces odzyskiwania należności. Mogą mieć wręcz wpływ na samo powstanie zadłużenia. W dzisiejszym artykule poruszymy kwestie związane właśnie z umowami pod kątem ewentualnej windykacji.

• Umowa pisemna
• Definicje i strony umowy
• Kwoty i terminy płatności
• Szczegółowe warunki umowy
• Postanowienia dotyczące windykacji
• Dodatkowe zabezpieczenia
• Podpisy i daty
• Dbałość o formę
• Warto poświecić czas

Umowa pisemna

Forma pisemna umowy jest najbezpieczniejsza z punktu widzenia dalszych działań windykacyjnych. Oczywiście zakładając, iż jest napisana rzetelnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami i dobrymi praktykami. Takie rozwiązanie posiada kilka istotnych zalet:

• uniknięcie nieporozumień i niedomówień,
• trwały dowód potwierdzający nawiązanie współpracy i podjęcie zobowiązań,
• możliwość dokładnego ustalenia warunków działania, rozliczeń oraz ewentualnych konsekwencji wynikających z niewypełnienia warunków umowy,
• ułatwienie dochodzenia roszczeń,
• możliwość przedstawienia dokumentu osobom trzecim – np. bankom, instytucjom kredytowym, organom administracji,
• uniknięcie efektu problemu pamięci – zapominania części ustaleń mających istotny wpływ na proces realizacji umowy.

 

Definicje i strony umowy

Umowa określa warunki i zobowiązania między dwiema lub więcej stronami. Zawiera jasne i prawnie wiążące ustalenia, które regulują różne aspekty relacji między stronami. Warto zatem precyzyjnie określić podmioty biorące udział w umowie tak, aby uniknąć późniejszych nieporozumień oraz problemów wynikających z odpowiedzialności za podjęte, a niezrealizowane zobowiązania. Jest to szczególnie istotne pod kątem windykacji.

W umowie mogą występować również inne definicje, które precyzyjnie określają terminy lub pojęcia używane w treści umowy. Mają one na celu wyjaśnienie znaczenia określonych słów lub terminów w kontekście umowy i pomagają uniknąć nieporozumień. Oto kilka przykładów definicji, które często występują w umowach:

• przedmiot umowy,
• termin,
• dług,
• ryzyko,
• konflikt interesów,
• ustalona cena,
• zobowiązanie,
• prawo obowiązujące.

 

Kwoty i terminy płatności

Kwoty i terminy płatności to kluczowe elementy w umowach, szczególnie handlowych i finansowych. Określają one, jakie kwoty muszą być zapłacone oraz kiedy i w jaki sposób te płatności muszą być dokonane. Przygotowując umowę, poza podstawowymi kwotami wynagrodzenia oraz terminami spłaty zobowiązań warto doprecyzować (jeśli ma to swoje uzasadnienie) kwestie takie jak:

• szczegółowe warunki płatności,
• oprocentowanie, jeśli występuje,
• kary umowne.

 

Szczegółowe warunki umowy

Warunki umowy to zbiór ustaleń i postanowień, które określają prawa, obowiązki i odpowiedzialności stron w ramach danej umowy. Regulują różne aspekty relacji między stronami i są istotne dla zrozumienia, jak umowa funkcjonuje. Warto jednak zadbać, aby kluczowe dla współpracy oraz późniejszych rozliczeń warunki były doprecyzowane. Tak, aby nie pozostawiać wątpliwości odnośnie sposobu ich interpretacji. Pod kątem procesu windykacyjnego szczególnie istotne są kwestie związane z:

• momentem rozliczenia,
• warunkami akceptacji realizacji umowy,
• warunkami i terminami płatności,
• sytuacją wystąpienia zadłużenia.

 

Postanowienia dotyczące windykacji

Postanowienia dotyczące windykacji to kluczowy element umowy, który reguluje procedury i działania związane z odzyskiwaniem długu w przypadku nieterminowych płatności lub niewywiązania się z zobowiązań przez dłużnika. Takie postanowienia mają na celu zabezpieczenie interesów wierzyciela i określenie, jakie kroki można podjąć w celu odzyskania długu. Precyzyjne zapisy usprawniają późniejsze działania i na wstępie odrzucają wszelkie argumenty dłużnika dotyczące braku świadomości wystąpienia zobowiązania oraz konsekwencji jego niespłacenia.
 

Dodatkowe zabezpieczenia

Dodatkowe zabezpieczenia w umowie to środki, które strony umowy mogą wprowadzić w celu ochrony swoich interesów, zazwyczaj w przypadku, gdy istnieje ryzyko nieterminowej płatności lub niewywiązania się z zobowiązań przez drugą stronę. Te dodatkowe zabezpieczenia mają na celu zapewnić pewność co do wykonania umowy oraz zminimalizować ryzyko strat. Kilka przykładowych zabezpieczeń:

• zastaw,
• poręczenie,
• ubezpieczenie,
• zaliczki,
• kaucje.

 

Podpisy i daty

Podpisy i daty w umowach są niezwykle ważne, ponieważ potwierdzają zgodę stron na zawarcie umowy i określają dokładny moment jej ważności. Jest to najczęściej ostatni element w procesie przygotowania umowy / rozpoczęcia działań. Warto jednak zachować skupienie i zadbać o kompletność podpisów reprezentantów wszystkich stron oraz poprawność wprowadzonych dat. Niestety zdarzają się sytuacje, w których proces windykacji jest utrudniony w związku z niedopilnowaniem w/w kwestii.
 

Dbałość o formę

Na koniec warto wspomnieć również o sprawie z pozoru mało istotnej – formie. Dobrze sformatowany, nie zawierający literówek, estetyczny dokument nie tylko świadczy o profesjonalizmie jego twórcy. Może mieć również istotne znaczenie np. na etapie późniejszych działań windykacyjnych. W szczególności w przypadku konieczności wejścia na drogę sądową.
 

Warto poświęcić czas

W pędzącym coraz szybciej świecie, natłoku innych obowiązków, staramy się maksymalnie skrócić czas wielu obowiązków. Warto jednak zadbać, aby była to przemyślana optymalizacja działań, a nie jedynie ich minimalizacja. Brak odpowiedniej ilości czasu i uwagi poświęconej na przygotowanie umowy może zaowocować problemami ciągnącymi się przez cały okres współpracy z kontrahentem. Problemami, które same w sobie pochłoną znacznie więcej czasu i środków, aniżeli te które zostałyby poświęcone na wstępie na przygotowanie dokumentu w pełni zrozumiałego dla obu stron, zgodnego z obowiązującymi przepisami i skutecznie chroniącego wszystkich uczestników przedsięwzięcia.