Dobrze przygotowana umowa – dlaczego to takie ważne?

Data aktualizacji: 3 czerwca 2022

W kontaktach biznesowych dobrze skonstruowana umowa to podstawa. Wydaje się to oczywiste, jednak w wielu wypadkach okazuje się, że jest inaczej. Niestety najczęściej w sytuacji, w której zapisów owej umowy trzeba użyć. Dotyczy to zarówno dużych podmiotów, jak i małych, często jednoosobowych działalności gospodarczych. Szczególnie te ostatnie są mocno narażone na przykre konsekwencje, ponieważ wartość potencjalnych strat może stanowić duży procent wartości przedsiębiorstwa.

• Czy pisemna umowa jest niezbędna?
• Jasno określone zasady
• Doprecyzowanie w umowie sytuacji wyjątkowych
• Ułatwiona droga windykacji
• Dobra umowa to również wizytówka firmy
• Umowa zgodna z wewnętrznymi procedurami.
• Jak stworzyć dobrą umowę?
• Abonamenty prawne – zalety

Czy pisemna umowa jest niezbędna?

W przypadku stałej współpracy z kontrahentem, do którego mamy zaufanie (współpracujemy od lat), podpisywanie umowy do każdego, nawet najdrobniejszego zlecenia może nie być dobrym rozwiązaniem. Tu wystarczą ogólne regulacje prawne wynikające z przepisów. Pamiętajmy również, że umowa nie musi być konkretnym dokumentem. Ustalenia np. w formie maili, również mogą określać zasady współpracy. Wówczas mówimy o tzw. formie dokumentowej.

W przypadku bardziej skomplikowanych prac dobrze sformułowana umowa może okazać się jednak kluczowa. Szczególnie w momencie kiedy pojawiają się wątpliwości odnośnie jej zakresu, rozliczeń czy czasu trwania. Precyzyjne określenie kluczowych zagadnień tak naprawdę służy i chroni obie strony. Dlatego wszystkim powinno zależeć, aby zapisy umowy jak najlepiej określały warunki współpracy.
 

 

Jasno określone zasady

Warto określić przejrzyste zasady współpracy. Tak, aby każda ze stron znała swój zakres odpowiedzialności i korzyści, jakie z tego tytułu otrzymuje. Określenie zasad nie tylko uchroni nas przed niedomówieniami, ale również pozwoli nam wrócić do zapisów po czasie. Szczególnie w przypadku umów długoterminowych lub sytuacji, w której podpisujemy wiele umów z wieloma kontrahentami. Po pewnym czasie dojście do tego, na jakie warunki umówiły się strony może być bardzo czasochłonne i powodować niepotrzebne spory.
 

Doprecyzowanie w umowie sytuacji wyjątkowych

Powinniśmy również wziąć pod uwagę sytuacje wyjątkowe oraz specyficzne zapisy dotyczące konkretnej branży w jakiej operujemy (i operuje nasz kontrahent). To częsty problem szczególnie małych firm, w których czas poświęcony na rozstrzyganie sporu lub różnej interpretacji zapisów kosztuje najwięcej. Rozwianie wątpliwości już na starcie ułatwi dalszą, bezproblemową realizację działań.
 

Ułatwiona droga windykacji

Umowa to również znacznie ułatwiona droga do odzyskania długu w przypadku nieuczciwego kontrahenta. Kiedy dochodzi do sporu prawnego, najważniejsze są konkretne dowody. Posiadanie podpisanej umowy na dostawę danego towaru lub realizację umowy znacznie usprawnia cały proces i daje nam znacznie większe szanse na odzyskanie pieniędzy.
 

Dobra umowa to również wizytówka firmy

Wiele firm zapomina o tym, że umowa jaką prezentują kontrahentowi wpływa również na ich wizerunek. Przygotowany na szybko dokument, bez wymaganych elementów, z literówkami, sprzecznymi zapisami z pewnością nikogo nie zachęci do podjęcia współpracy. Może również niepotrzebnie dać pole do manewru w przypadku ewentualnych sporów.
 

Umowa zgodna z wewnętrznymi procedurami.

Podczas tworzenia takiego dokumentu warto również zadbać o to, aby był on zgodny z wewnętrznymi procedurami firmy i jego realizacja nie wymagała niepotrzebnych zmian w zasadach funkcjonowania zarówno całego przedsiębiorstwa jako całości, jak również poszczególnych działów. Z czasem bowiem takie postępowania może doprowadzić do dużego rozdrobnienia procesów i zasad obsługi różnych Klientów lub nawet jednego Klienta w ramach różnych umów.
 

Jak stworzyć dobrą umowę?

Sporządzenie dobrej umowy nie jest łatwe i wbrew pozorom zajmuje dużo czasu. Nie tylko na samo jej napisanie, ale przede wszystkich na jej weryfikację z aktualnie obowiązującym prawem oraz przemyślenie i doprecyzowanie szczegółów. Dla wielu mniejszych (choć z doświadczenia: większych również) podmiotów jest to duży problem. W rezultacie umowy powstają:

• na szybko, z dużą ilością błędów i niedociągnięć,
• bardzo długo, z dużym poświęceniem zasobów firmy, które mogły być przeznaczone na realizację ważniejszych prac,
• nie powstają w ogóle i w przyszłości owocuje to problemami.

 

Abonamenty prawne – zalety

Szczególnie w przypadku małych i średnich podmiotów nieposiadających własnego zaplecza prawnego, warto zastanowić się nad przekazaniem takich prac profesjonalistom. Kancelaria prawna nie tylko przygotuje poprawny dokument, ale również doradzi rozwiązania specyficzne dla danej sytuacji. Takie usługi mogą być realizowane jednorazowo lub w formie abonamentu prawnego. Opcja abonamentu jest o tyle bardziej korzystna, że przygotowywanie i weryfikacja umów to tylko wycinek opieki prawnej jaką otrzymujemy.

Szczegółowe informacje na temat abonamentów prawnych można znaleźć pod tym adresem: https://www.staniszewski-kancelaria.pl/pakiety-uslug