Dlaczego prewencja jest pierwszym i najważniejszym elementem działań windykacyjnych?

Data aktualizacji: 17 marca 2023

Wielu przedsiębiorcom działania windykacyjne kojarzą się ze stresem związanym z upominaniem się o należności, obawą przed utratą środków, czy konfliktem z kontrahentem. Zapominamy jednak, iż pierwszym i zdecydowanie najprostszym etapem windykacji jest prewencja. Jeśli nie doprowadzimy do wystąpienia zadłużeń, kolejne etapy nie będą konieczne.

• Zdefiniujmy prewencję
• Niższe koszty ogólne
• Rozwiązanie części problemów zanim urosną
• Lepsze relacje z kontrahentami
• Ułatwienie działań windykacyjnych
• Od czego zacząć?

Zdefiniujmy prewencję

Oczywiście każda sytuacja jest nieco inna, jednak dla uogólnienia możemy przyjąć, iż prewencja to ogół działań, które mają na celu minimalizację szans wystąpienia zadłużenia. Do tego typu działań możemy zaliczyć m.in.:

• opracowanie automatycznego lub półautomatycznego systemu monitoringu płatności,
• opracowanie procedur dotyczących powiadomień o wystąpieniu należności,
• modyfikacja umów z kontrahentami,
• ewaluacja sposobów rozliczeń z kontrahentami pod kątem wprowadzenia dodatkowych zabezpieczeń,
• outsourcing działań windykacyjnych od momentu wystąpienia opóźnienia – np. poprzez delegację tych zadań kancelarii prawnej.

Działania prewencyjne mają wiele zalet. Poniżej omówimy najważniejsze.
 

Niższe koszty ogólne

Wbrew pozorom jednorazowa inwestycja (czasowa i/lub finansowa) w oprogramowanie monitorujące czy stała opłata miesięczna tytułem outsourcingu usług windykacyjnych może okazać się znacznie niższa niż zsumowane koszty finansowe oraz (przede wszystkim) czasowe i emocjonalne późniejszych działań windykacyjnych.
 

Rozwiązanie części problemów zanim urosną

Działania prewencyjne pozwalają również wykryć drobne kłopoty zanim urosną do rangi dużego problemu, który wymaga dużych środków na rozwiązanie. Mam tu do czynienia z typowym efektem kuli śniegowej. Pojedyncze opóźnienie nie jest problemem. Jeden spóźniający się kontrahent nie jest problemem. Jeden gorszy miesiąc w branży nie jest problemem. Jeśli jednak mamy do czynienia z kilka powtarzającymi się kwestiami, problem może urosnąć.
 

Lepsze relacje z kontrahentami

Spokojny mail z uprzejmym przypomnieniem o płatności, czy dobrze dopracowana procedura dostarczania faktur do kontrahentów może zdziałać naprawdę wiele. Doprowadzenie do sytuacji, w której reakcja na opóźnienia płatności musi być ostrzejsza może popsuć nawet najlepsze relacje.
 

Ułatwienie działań windykacyjnych

Dobrze opracowane procedury prewencyjne to również znacznie łatwiejsze działania na kolejnych etapach. Należy pamiętać, że nawet najlepsze procedury prewencyjne nie uchronią nas w 100%. Niestety zdarzają się sytuacje losowe, pomyłki, błędne kalkulacje, czy zwyczajne nieuczciwe postępowanie kontrahentów. Jeśli jednak od początku działamy według ściśle określonego i przetestowanego procesu, mamy znacznie łatwiejszą ścieżkę w przypadku wystąpienia problemów.
 

Od czego zacząć?

W każdym przedsiębiorstwie działania będą nieco inne. Różna jest sytuacja biznesowe, otoczenie, warunki i możliwości. Warto jednak przemyśleć i opracować (jeśli to konieczne) kilka kwestii:

• przeanalizowanie i ustalenie podstawowych procedur dotyczących rozliczeń z kontrahentami,
• ocena aktualnego stanu zarówno pod kątem bieżącej sytuacji finansowej, zaległości, jak i szacunków na kolejne okresy,
• analiza aktualnych działań windykacyjnych i ocena ich skuteczności,
• analiza ryzyka dotycząca opóźnień w płatnościach,
• analiza ekonomiczna działań windykacyjnych prowadzonych samodzielnie oraz outsourcingu na zewnątrz (np. do kancelarii prawnej).