Obsługa prawna nowej działalności gospodarczej w 2025 roku

Data aktualizacji: 7 lutego 2025

Rozpoczynając działalność gospodarczą na początku kompletujemy niezbędne dla naszej firmy narzędzia i usługi. Wybieramy biuro, sprzęt, rekrutujemy pracowników. Bierzemy pod uwagę potrzebę podjęcia współpracy z księgowym, informatykiem. Wiele spraw zakładamy, że przynajmniej na początku wykonamy jednak sami. Jak np. umowy czy przejście procedur związanych ochroną danych osobowych. Szybko okazuje się jednak, że spraw jest bardzo dużo i są znacznie bardziej skomplikowane niż myśleliśmy. W rezultacie część kwestii jest pomijana lub wykonana nienależycie. Może to doprowadzić do nieprzewidzianych problemów już na starcie działalności. Wiele z tych spraw mogłoby by być rozwiązanych od razu, zanim stworzy się problem, poprzez podjęcie współpracy z innymi podmiotami zewnętrznymi, np. z kancelarią prawną.

W niniejszym artykule postaramy się omówić najważniejsze sprawy, w których młodym firmom może pomóc kancelaria prawna w 2025 roku.

• Szablony Umów
• Szablony ofert
• Przegląd procedur sprzedażowych
• RODO / GDPR
• Cesje
• Obsługa windykacyjna
• Aspekty prawne związane z prowadzoną działalnością
• Jednorazowe porady prawne lub stały, niski abonament
• Czy stać mnie na obsługę prawną?
• Kontakt z kancelarią

Szablony Umów

Rozpoczynając nową działalność gospodarczą najczęściej mamy pojęcie o najważniejszych problemach i elementach, na które powinniśmy uważać w kwestiach umów z naszymi klientami. Doświadczenie pokazuje jednak, że ogólna świadomość nie przekłada się na szczegóły. To powoduje, że pierwsze umowy są często wadliwe i mogą nam przysporzyć wielu problemów w przyszłości.

Typowe błędy:

• brak szczególnych warunków rozwiązania umowy,
• nieokreślenie procedury w przypadku problemów z płatnością,
• błędne definicje,
• klauzule niedozwolone.

To tylko kilka błędów, które często spotyka się w umowach nowo powstałych firm (często niestety również takich z dłuższym stażem).

Odrębną kwestią jest brak szablonów umów. Szczególnie w przypadku nowych działalności gospodarczych, gdzie zdobycie nowego klienta jest priorytetem i wszystkie inne sprawy odkładane są na później. W rezultacie umowy pisane są na szybko, dla każdego klienta oddzielnie, bez odpowiedniej analizy, sprawdzenia sensu czy weryfikacji z aktualnym stanem prawnym lub chociażby wyeliminowania literówek. Stwarza to wiele problemów, m.in.:

• wiele błędów, które w przyszłości mogą zaważyć na współpracy i sposobie realizacji umowy,
• duże zróżnicowanie warunków dla poszczególnych klientów w zakresie realizacji jednej usługi,
• zapisy interpretowane jako klauzule niedozwolone,
• problem z określeniem procedur obsługi takich umów.

Szablony ofert

Podobnie jak umowy, również oferty powinny mieć odpowiednią konstrukcję. Powinny zawierać wszystkie warunki wstępne i określać zasady współpracy. Szczególnie w sytuacji, kiedy współpraca nie będzie szczegółowo precyzowana dodatkową pisemną umową (np. w przypadku realizacji usług o niewielkiej wartości). Duża część nowych przedsiębiorców zapomina o tym, jak ważne są oferty. Dobrze przygotowana oferta daje nam wiele dodatkowych korzyści:

• świadczy o profesjonalnym podejściu do świadczonych usług,
• określa podstawowe warunki,
• stanowi ustalone na piśmie ramy współpracy będące punkt odniesienia, jeśli pojawiają się problemy,
• zaakceptowana, może stanowić ważny dokument w procesie odzyskania należności.

Przegląd procedur sprzedażowych

Rozpoczynając działalność skupiamy się na sprzedaży, niejednokrotnie pomijając jej warunki i istotne aspekty prawne, które mogą być z tym procesem związane. Częstym problemem, szczególnie w dobie usług i towarów cyfrowych, jest stosowanie (nieświadome) klauzul niedozwolonych lub (również najczęściej nieświadome) nieprzestrzeganie innych przepisów związanych z ochroną konsumentów. Jedna problematyczna transakcja może skończyć się dotkliwą karą lub stratą czasu i nerwów poświęconych na wyjaśnienie sytuacji.

Analizując tego typu procedury musimy bowiem brać pod uwagę nie tylko przepisy krajowe, ale np. obowiązujące w całej Unii Europejskiej. Musimy brać pod uwagę zarówno dokładne zapisy, ale również ich przyjętą interpretację i wytyczne.
 

RODO / GDPR

Kolejna kwestia, która często nie jest priorytetem, to należyta ochrona danych osobowych. Dotyczy to zarówno samego zapewnienia ochrony, jak i wewnętrznych (pisemnych) procedur przyczyniających się do odpowiedniego jej poziomu na każdym etapie obsługi kontrahenta. Co istotne, ta kwestia nie dotyczy jedynie naszych klientów, ale również dostawców, czy pracowników.
 

Cesje

Rozpoczynając działalność gospodarczą zdarza się, iż zachodzi konieczność wykorzystania niektórych prywatnych (lub pochodzących z innej działalności) elementów na potrzeby bieżącego przedsiębiorstwa. W dobie internetu są to często domeny, logotypy czy projekty, które będziemy wykorzystywać do celów biznesowych. Część kontrahentów (np. operatorzy bramek płatności) może zażądać od nas pisemnego oświadczenia i potwierdzenia praw do tego typu elementów. Warto taką dokumentacje przygotować odpowiednio wcześniej. Szczególnie, iż w niektórych przypadkach takich operacji nie można przeprowadzić z dnia na dzień.
 

Obsługa windykacyjna

Opracowanie od samego początku skutecznych procedur zarządzania płatnościami w firmie to podstawa. Szczególnie w przypadku małych działalności, w których jeden kontrahent nie regulujący zobowiązań może spowodować duże problemy. W przypadku zaległości w płatnościach czas oraz sposób reakcji to dwa kluczowe czynniki. Szczególnie na początkowym etapie działalności przedsiębiorcy obawiają się upominać o swoje należności bojąc się utraty klienta. Niestety często jest to wykorzystywane przez kontrahentów mających świadomość, że współpracują z niedoświadczoną jeszcze firmą. Doprowadza to do wielu niezdrowych i niebezpiecznych z punktu widzenia stabilności finansowej sytuacji.

Tymczasem w wielu wypadkach pojedyncze pismo z kancelarii prawnej obsługującej działalność rozwiązuje problem z kontrahentem na lata.

Kancelaria prawna pomaga zarówno w przypadku wystąpienia takiego zdarzenia, ale również pomoże w opracowaniu spójnej procedury działania w przypadku opóźnień w płatnościach, a także doradzi sposoby mitygacji tego typu problemów jeszcze zanim powstaną.
 

Aspekty prawne związane z prowadzoną działalnością

Prawo w Polsce (zarówno krajowe, jak i wynikające z wdrażanych dyrektyw europejskich) zmienia się bardzo dynamicznie. Szczególnie w ostatnim okresie. Powoduje to sytuację, w której przedsiębiorcom bardzo trudno być na bieżąco ze wszystkim niuansami. Wiele wątpliwych kwestii może być wyjaśnionych dosłownie w ciągu kilku minut rozmowy z doświadczonym prawnikiem, który tego typu problemami zajmuje się na co dzień. Alternatywnie przedsiębiorca jest zmuszony do zaprzestania swojej głównej działalności (która generuje przychody) i poświęcenia (często dużej ilości) czasu na samodzielną analizę. Dodatkowo, wnioski płynące z tej analizy często mogą być błędne z uwagi na powiązania wzajemne różnych przepisów oraz płynące z nich interpretacje.
 

Jednorazowe porady prawne lub stały, niski abonament

Doradztwo prawne to nie tylko jednorazowa porada. Istnieje możliwość uzyskania zarówno pojedynczej porady prawnej jak i stałej obsługi w formie niskiego comiesięcznego abonamentu. Co istotne, często oferowane abonamenty realizowane są na podstawie umowy z jedynie jednomiesięcznym okresem wypowiedzenia. Z pewnością pomoże to w planowaniu budżetu.
 

Czy stać mnie na obsługę prawną?

To częste pytanie, które zadają sobie przedsiębiorcy. Warto je jednak odwrócić: czy stać moją firmę na brak obsługi prawnej i ponoszenie konsekwencji złego stosowania przepisów. Pamiętajmy, że nieznajomość prawa nie zwalnia nas z odpowiedzialności.
 

Kontakt z kancelarią

W przypadku chęci uzyskania pomocy prawnej , serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie.