Dokumenty pomocne przy odzyskiwaniu należności

Data aktualizacji: 6 maja 2022

Kiedy współpraca z kontrahentem układa się dobrze, często pomijamy pewne procedury lub zapominamy o przechowywaniu dokumentacji. Problemy pojawiają się, gdy mamy trudność z odzyskaniem naszych należności. Wówczas, czy to polubownie, czy wkraczając na ścieżkę sądową, powinniśmy być w stanie jak najlepiej udowodnić zasadność naszych roszczeń.Często okazuje się jednak, iż mamy problem z odpowiednim udokumentowaniem powstałych zobowiązań. W niniejszym artykule przybliżymy najważniejsze elementy, które mogą nam w tym pomóc.

• Umowy
• Faktury i rachunki
• Korespondencja dodatkowa
• Wezwania do zapłaty
• Inna dokumentacja
• Dysponuję takimi dokumentami, jakie są dalsze kroki?

Umowy

Umowa precyzująca zasady współpracy oraz rozliczeń z kontrahentem to najbardziej popularne źródło umożliwiające udokumentowanie zasadności powstania należności. Dobrze skonstruowana umowa nie tylko definiuje podstawowe zasady współpracy, ale również precyzuje sposób działania w sytuacjach wyjątkowych np. w przypadku zaległości finansowych.

Oczywiście w przypadku stałej współpracy z kontrahentem, do którego mamy zaufanie (współpracujemy od lat), podpisywanie umowy do każdego, nawet najdrobniejszego zlecenia może być trudne. Pamiętajmy jednak, że umowa nie musi być konkretnym dokumentem zatytułowanym „Umowa”. W przypadku mniejszych zleceń ustalenia np. w formie maili, również mogą określać zasady współpracy. Ważne jednak, aby zawierały podstawowe informacje na temat stron, warunków, terminów oraz kwot.
 

Faktury i rachunki

Faktury VAT i rachunki są istotne nie tylko ze względów księgowych. Mogą stanowić również bardzo istotny dowód w sprawie. Szczególnie, jeśli przekazanie i akceptacja faktury zostały udokumentowane np. w formie podpisania kopii faktury w momencie jej przekazywania lub odpowiedzi na korespondencję mailową zawierającą informację o płatnościach.

Przy rozliczeniach B2B faktura VAT często stanowi podstawę roszczenia i pierwszy dokument na drodze do skutecznego odzyskania należności. Warto zadbać, aby jej poprawność nie budziła wątpliwości.

Korespondencja dodatkowa

W dobie Internetu ważnym elementem może okazać się również korespondencja elektroniczna prowadzona z naszym kontrahentem. Często zawiera ona dodatkowe ustalenia, potwierdzenia realizacji usług, czy dostawy towarów lub wręcz akceptację i potwierdzenie zaistnienia zadłużenia. Warto opracować spójną i przejrzystą politykę przechowywania tego typu korespondencji tak, aby w przypadku problemów można było do niej wrócić.

Pamiętajmy również, iż taka korespondencja może okazać się przydatna również w innych przypadkach jak np.:

• wątpliwości co pierwotnych ustaleń,
• dowód w celu weryfikacji od strony podatkowej,
• możliwość „cofnięcia” się do ustaleń i śledzenia zmian w czasie.

 

Wezwania do zapłaty

Jeśli planujemy (lub przewidujemy, że będzie to nieuniknione) przekazanie sprawy do sądu, powinniśmy przekazać dłużnikowi wezwanie do zapłaty. Najbezpieczniejszą formą jest wersja tradycyjna, podpisana i przesłana na adres siedziby naszego kontrahenta. Warto zadbać, aby została przesłana lista poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Warto również przesłać kopię na adres email dłużnika.
 

Inna dokumentacja

Istnieją również inne dokumenty, które przynajmniej do czasu ostatecznego rozliczenia z kontrahentem powinniśmy przechowywać. Poniżej kilka najpopularniejszych:

• zaakceptowane oferty,
• dokumentacje projektowe,
• harmonogramy spłat zadłużenia,
• wszelkiego rodzaju oświadczenia i inne dokumenty wskazujące na powstanie zobowiązania.
• screeny i zdjęcia,
• komunikacja SMS,
• inna dokumentacja.

 

Dysponuję takimi dokumentami, jakie są dalsze kroki?

Windykację zarówno polubowną, jak i sądową można przeprowadzić samodzielnie lub w ramach własnej jednostki (przedsiębiorstwa). Zebrane dokumenty z pewnością w tym pomogą.

Alternatywnym rozwiązaniem jest powierzenie takich działań kancelarii prawnej. W większości przypadków będzie to znacznie bardzie efektywne rozwiązanie. Zarówno pod kątem kosztów (doliczmy stracony czas swój / pracowników na sprawdzanie aktualnych przepisów, korespondencję z dłużnikiem, tworzenie pism), jak i skuteczności działania. W przypadku zainteresowania tą formą współpracy serdecznie zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią.