Windykacyjny plan na maj – zanim dłużnicy rozpoczną wakacyjne urlopy

Data aktualizacji: 25 kwietnia 2025

Maj to ostatni moment na intensyfikację działań przed sezonem wakacyjnym, który zwykle wiąże się z mniejszą dostępnością dłużników, spadkiem skuteczności kontaktów i często naturalnym spowolnieniem procedur windykacyjnych. W dzisiejszym artykule postaramy się pomóc w opracowaniu skutecznego planu działań na ten okres.

• Dużo, czy… mało czasu
• Ustalenie aktualnej sytuacji
• Określenie planu optymalnego oraz planu minimum
• Określenie szczegółowego harmonogramu działania
• Rezerwacja odpowiedniej ilości czasu
• Uczciwa analiza możliwości
• Delegacja działań
• Kontakt z każdym dłużnikiem
• Pomoc kancelarii w kwestii windykacji

Dużo, czy… mało czasu

Mamy koniec kwietnia. Wydawałoby się, iż do wakacji jest bardzo dużo czasu. Biorąc jednak pod uwagę długi majowy weekend oraz fakt, iż część osób planuje swoje wakacje już w czerwcu, w zasadzie pozostał już… jedynie miesiąc. Jeśli to tego dołożymy kwestie oczekiwania na reakcję dłużników, kilkudniowe terminy na realizację ustaleń, drobne przesunięcia wynikające ze zdarzeń losowych, okazuje się, że z działania powinniśmy rozpocząć niemal natychmiast.

Z tego względu już początek maja powinien być momentem, w którym uruchamiamy przygotowany wcześniej plan. Pamiętajmy, że czas w windykacji ma ogromne znaczenie – zarówno psychologiczne, jak i proceduralne (terminy przedawnienia, działania komornicze).
 

Ustalenie aktualnej sytuacji

Pierwszym krokiem w tworzeniu planu windykacyjnego na maj jest przeprowadzenie dokładnej analizy obecnej sytuacji. W praktyce oznacza to konieczność przeglądu wszystkich należności – zarówno tych przeterminowanych, jak i tych zbliżających się do terminu płatności. W większości przypadków wystarczy proste zestawienie zawierające:

• dane kontrahenta,
• kwoty należności,
• daty powstania zobowiązania,
• termin płatności,
• dotychczasowe działania windykacyjne (nie wszystkie działania rozpoczynamy od nowa),
• ewentualnych ustalenia już poczynione odnośnie spłat.

Tylko znając pełen obraz sytuacji można realnie zaplanować kolejne kroki. Nierzadko zdarza się, że przedsiębiorcy nie mają pełnej wiedzy o stanie należności – dokumenty są rozproszone, notatki niepełne, a działania podejmowane jedynie „na wyczucie”. W dodatku przez różnych członków zespołu. Warto całość zebrać w jeden dokument, aby mieć pełen przegląd sytuacji.
 

Określenie planu optymalnego oraz planu minimum

Warto sformułować dwa cele równoległe: plan optymalny oraz plan minimum. Plan optymalny to sytuacja, w której odzyskamy maksymalną możliwą kwotę w możliwie najkrótszym czasie. Plan minimum to z kolei wariant zakładający realizację jedynie części elementów, jednak tych najbardziej istotnych. Zależnie od struktury zadłużenia może to być odzyskanie najważniejszych zaległości od części dłużników lub np. doprowadzenie do podpisania porozumienia w szczególnie newralgicznej sprawie.
 

Określenie szczegółowego harmonogramu działania

Samo posiadanie planu nie wystarczy – kluczem jest harmonogram, który przełoży ogólną strategię na konkretne działania w czasie. Taki harmonogram powinien uwzględniać:

• dni i tygodnie realizacji poszczególnych działań,
• osoby odpowiedzialne za kontakt z dłużnikami,
• terminy kontaktów z dłużnikami,
• terminy przygotowania wezwań do zapłaty,
• terminy innych planowanych działań,
• momenty weryfikacji postępów.

 

Rezerwacja odpowiedniej ilości czasu

Windykacja to proces wymagający konsekwencji i zaangażowania. Właśnie dlatego tak ważne jest, aby już na etapie planowania zarezerwować odpowiedni czas na realizację poszczególnych działań. W praktyce oznacza to konieczność oddelegowania konkretnych osób do działań windykacyjnych lub… skorzystania z pomocy zewnętrznej.

Zwyczajne „dołożenie” dodatkowych obowiązków do i tak często napiętego harmonogramu, może okazać się nieefektywne. Prace zwyczajnie nie zostaną wykonane w wyznaczonym czasie, co spowoduje kolejne przesunięcia i uczyni cały plan nieskutecznym.
 

Uczciwa analiza możliwości

Każda firma ma swoje ograniczenia – zarówno czasowe, jak i finansowe. Zamiast próbować realizować plan „na siłę”, warto już na początku uczciwie ocenić swoje możliwości. Ile osób realnie może zająć się windykacją? Czy mamy wystarczającą wiedzę prawną? Czy jesteśmy gotowi zainwestować dodatkowe środki?

Mając harmonogram przed sobą oraz dostępne zasoby jesteśmy w stanie określić, czy określony plan ma szanse powodzenia. Jeśli nie, być może warto zmodyfikować plany lub część działań delegować na zewnątrz przedsiębiorstwa.
 

Delegacja działań

Jeśli planowane działania zakładają udział jedynie zespołu zewnętrznego, rozdzielmy dokładnie zadania tak, aby każda osoba wiedziała za co odpowiada.

Jeśli planowane działania zakładają tryb mieszane (część działań wewnątrz, część na zewnątrz) lub tryb w pełni outsourcingowy (wszelkie działania prowadzone np. przez kancelarię prawną), warto wyznaczyć również osoby odpowiedzialne za kontakt oraz nadzór nad działaniami firm zewnętrznych.
 

Kontakt z każdym dłużnikiem

Nie ma windykacji bez kontaktu – to oczywiste, jednak często w pewien sposób ignorowane… Powstają plany, harmonogramy, symulacje. Brakuje jednak końcowego etapu. Działania. Kontaktu z dłużnikiem i przeprowadzenia działań windykacyjnych. Poświęcamy wiele czasu na stworzenie strategii, jednak brakuje go na jej realizację.
 

Pomoc kancelarii w kwestii windykacji

W przypadku chęci uzyskania pomocy związanej z windykacją, opracowaniem strategii, czy innymi problemami prawnymi wynikającymi z nieterminową realizacją płatności, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji.