5 zmian w strategii windykacyjnej na 2025 rok

Data aktualizacji: 31 stycznia 2025

Początek roku to idealny moment na wprowadzenie korekt w procedurach. Również tych związanych z windykacją. Dysponując już pełnymi danymi z poprzedniego roku, możemy dokonać analizy całości działań oraz ich efektów. Niniejszy artykuł przedstawia pięć zmian, które warto rozważyć i które mogą zwiększyć skuteczność windykacji.

• Analiza sytuacji w poprzednim roku
• Ustalenie konkretnych terminów działań
• Alokacja zasobów – zmiana podejścia na realne
• Scenariusze działań
• Automatyzacja części procesów
• Outsourcing usług
• Kontakt z kancelarią

 

Analiza sytuacji w poprzednim roku

Przed wprowadzeniem zmian w strategii warto przeanalizować miniony rok. Co istotne warto skupić się nie tylko na liczbach (odzyskanych należnościach, kosztach windykacji, średnim czasie odzyskania etc.), ale również na innych aspektach takich jak:

• zmiany w profilu dłużników,
• grupy produktów / usług generujące najwięcej zadłużeń,
• grupy produktów / usług generujące najwięcej wyzwań od strony windykacji,
• obciążenie poszczególnych pracowników kwestiami związanymi z windykacji i ich wpływ na realizację innych działań.

Tego typu dane pozwolą nam nie tylko oszacować oczekiwane „liczbowe” rezultaty wprowadzanych zmian, ale również zminimalizować ilość problemów przed ich wystąpieniem.

Analiza powinna zostać wykonana możliwie jak najdokładniej. Szczegóły w tym wypadku mogą mieć duże znaczenie.

Po ustaleniu stanu wyjściowego, możemy przejść do wprowadzania zmian. Potrzeba zmiany niektórych elementów z pewnością uwidoczni się już na etapie analizy. Są to oczywiście kwestie, których warto przemyśleć (i prawdopodobnie wdrożyć).

Warto wziąć pod uwagę również kilka innych aspektów (jeśli nie pojawiły się na wcześniejszym etapie).
 

Ustalenie konkretnych terminów działań

Nawet najlepsze plany i procedury będą mało skuteczne, jeśli nie będą realizowane. Co istotne, jeśli nie będą realizowane w odpowiednim momencie. Natłok bieżących spraw, opóźnienia ważnych projektów, sytuacje losowe. Te kwestie często wpływają na opóźnienia w działaniach na innych płaszczyznach. Między innymi w windykacji. Zmiany warto rozpocząć od kilku kwestii:

• Wyznaczanie kamieni milowych: Każdy etap windykacji powinien mieć określony czas realizacji, np. kontakt telefoniczny z dłużnikiem w ciągu 7 dni od opóźnienia, wysłanie oficjalnego wezwania do zapłaty po 14 dniach itd.
• Regularny monitoring: Wprowadzenie systemu, który będzie automatycznie przypominał o terminach, pozwoli uniknąć zaniedbań.
• Priorytetyzacja spraw: Sprawy wymagające natychmiastowej interwencji powinny być obsługiwane w pierwszej kolejności. Jednak jeśli opóźnienia pozostałych kwestii postępują, konieczna będzie alokacja dodatkowych zasobów. Opóźnienia najczęściej tylko będą się zwiększać.

 

Alokacja zasobów – zmiana podejścia na realne

Opóźnienia, o których pisaliśmy w poprzednim akapicie uwypuklają poważny problem wielu firm – nierealną alokację zasobów. Problem ten szczególnie nasila się przypadku samodzielnych działań windykacyjnych, a także windykacji prowadzonej wewnętrznie w mikro i małych przedsiębiorstwach. Dla przykładu: możemy z góry założyć, iż realizując działania windykacyjne we własnym zakresie, będziemy w stanie przeznaczyć na nie godzinę dziennie. Niestety rzeczywistość pokazuje, iż inne obowiązki uniemożliwiają poświęcenie takiego czasu na tego typu działania. W rezultacie dochodzi do opóźnień, zaniechać i w konsekwencji błędów oraz strat.

Dysponując danymi z poprzedniego roku, warto realnie oszacować zasoby, jakich potrzebujemy oraz uczciwie ocenić, czy jesteśmy w stanie takie zasoby zarezerwować. Jeśli w poprzednich latach nie było to możliwe, w obecnym raczej również nie będzie, jeśli nie nastąpią duże zmiany w organizacji planowanych działań.
 

Scenariusze działań

Jeśli oferta przedsiębiorstwa opiera się głównie na zbliżonych do siebie produktach czy usługach, a sposób dostawy, realizacji zamówienia, określenia warunków jest zbliżony, warto przygotować gotowe scenariusze działań. Szczególnie dla segmentów oferty, które na etapie wcześniejszej analizy okazały się najbardziej problematyczne z punktu widzenia windykacji i generacji zadłużeń.
 

Automatyzacja części procesów

W dobie systemów monitorujących płatności, automatycznych powiadomień, czy wysyłki seryjnej, warto jak najwięcej elementów całego procesu automatyzować. Już tzw. działania półautomatyczne (np. raporty generowane automatycznie na podstawie, których podejmujemy decyzje o dalszych działaniach) mogą przynieść znaczną poprawę sytuacji. Automatyzacji części działań daje również dodatkową korzyść: często dane z niej płynące są ustrukturyzowane. Pozwala to na znacznie łatwiejszą analizę działań po fakcie.
 

Outsourcing usług

Jeśli dotychczasowe działania nie są wystarczająco skuteczne, trudno alokować kolejne zasoby bez konieczności ograniczenia ich w kluczowych aspektach generujących zyski, być może warto zastanowić się nad outsourcingiem części działań windykacyjnych. W wielu przypadkach prowadzi to nie tylko do zwiększenia skuteczności samej windykacji, ale również obniżenia kosztów całego procesu.
 

Kontakt z kancelarią

W przypadku chęci uzyskania pomocy prawnej dotyczącej działań windykacyjnych, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji.