Windykacyjne postanowienia noworoczne

Data aktualizacji: 3 stycznia 2025

Witamy serdecznie w 2025 roku. Wprawdzie przed nami jeszcze długi weekend, jednak jest to czas, w którym powoli rozpoczynamy ponowne działania. Planujemy następny rok, określamy cele i strategie. Jedną z bardziej istotnych kwestii są przepływy finansowe oraz kwestie związane z zatorami płatniczymi. Jeśli nie stworzyliśmy jeszcze planu działań w tym obszarze, jest to już ostatni dzwonek.

• Początek roku – idealny moment na zmiany
• Od czego zacząć – analiza sytuacji
• Główny cel – zwiększenie skuteczności, ale…
• Plany dotyczące spraw już prowadzonych
• Ocena potencjału wystąpienia problemu w sprawach aktualnych
• Opracowanie działań prewencyjnych
• Ocena czasu i możliwości
• Pomoc kancelarii

Początek roku – idealny moment na zmiany

Dlaczego akurat styczeń to dobry czas na zmiany? Po pierwsze, duża część (szczególnie małych i średnich) firm rozpoczyna procesy wiązane z zamknięciem roku finansowego, co daje wgląd w całokształt sytuacji finansowej i pozwala na identyfikację problematycznych obszarów, takich jak przeterminowane należności. Po drugie, początek roku to czas, kiedy partnerzy biznesowi oraz dłużnicy mogą spodziewać się zmian w procedurach, czy warunkach współpracy. Zwyczajowo, najczęściej jest to okres największych modyfikacji.

Nowy rok to także świeży start – zarówno w aspekcie mentalnym, jak i organizacyjnym. Możemy zdefiniować priorytety, ułożyć nowe strategie i wdrożyć usprawnienia.
 

Od czego zacząć – analiza sytuacji

Każde postanowienie, aby było skuteczne, powinno opierać się na rzetelnej analizie sytuacji wyjściowej. W windykacji oznacza to dokładne przeanalizowanie dotychczasowych działań, identyfikację problemów i określenie obszarów wymagających poprawy.

Dobrym pomysłem jest stworzenie raportu zawierającego podstawowe dane dotyczące wyników w poprzednich okresach:

• liczby prowadzonych spraw,
• skuteczności odzyskiwania należności,
• średniego czasu odzyskiwania długu,
• głównych przyczyn opóźnień w płatnościach.

Dane te pozwolą zidentyfikować zarówno sukcesy, jak i niedociągnięcia.
 

Główny cel – zwiększenie skuteczności, ale…

Celem nadrzędnym w windykacji jest odzyskiwania należności. Warto jednak pamiętać, że skuteczność to nie tylko statystyki, ale również jakość relacji biznesowych oraz efektywność kosztowa działań.

Windykacja, zwłaszcza ta prowadzona na własną rękę, bywa kosztowna i czasochłonna. Dlatego celem powinna być nie tylko maksymalizacja odzyskanych środków, ale również optymalizacja procesów, tak aby były one mniej obciążające dla firmy.
 

Plany dotyczące spraw już prowadzonych

W przypadku spraw już prowadzonych należy dokonać ich dokładnego przeglądu. Pomoże to ustalić, które działania są skuteczne, a które wymagają korekty.

Kluczowe pytania, które warto zadać:

• Czy sprawy są prowadzone w odpowiednim tempie?
• Czy ilość spraw zmniejsza się, czy zwiększa (również w porównaniu do ilości klientów, których posiadamy)?
• Czy ogólnie wierzytelności wzrastają, czy maleją?
• Czy wszystkie dokumenty zostały zebrane i są aktualne?
• Jakie aktualnie czynności do wykonania pozostają z różnych powodów w dalszym ciągu niezrealizowane?

Dla każdej sprawy warto także określić nowy harmonogram działań. Na przykład: jeśli postępowanie utknęło na etapie wezwań do zapłaty, warto zastanowić się nad skierowaniem sprawy do sądu lub współpracą z kancelarią prawną celem przyspieszenia całego procesu.

Nie mniej ważna jest komunikacja z dłużnikami. Nowy rok to dobry moment, aby przypomnieć im o zobowiązaniach.
 

Ocena potencjału wystąpienia problemu w sprawach aktualnych

Oprócz analizy spraw już prowadzonych, równie istotne jest przewidywanie potencjalnych problemów w aktualnych relacjach biznesowych. Dzięki temu można zapobiec narastaniu zaległości.

Co warto zrobić?

• Przeanalizować terminowość płatności kontrahentów w ostatnich miesiącach.
• Sprawdzić kondycję finansową partnerów biznesowych – na przykład poprzez raporty kredytowe lub publicznie dostępne informacje.
• Ocenić ryzyko wynikające z sytuacji makroekonomicznej, które może wpłynąć na zdolność płatniczą dłużników.
• Przeanalizować zmiany prawne i nowe regulacje, które mogą mieć wpływ na realizację aktualnie prowadzonych lub planowanych działań.

 

Opracowanie działań prewencyjnych

Jednym z najważniejszych elementów windykacyjnych postanowień noworocznych jest wdrożenie działań prewencyjnych. Dobra prewencja to klucz do minimalizowania ryzyka finansowego i budowania zdrowych relacji biznesowych.

Propozycje działań prewencyjnych:

• Dokładnie określone, okresowe sprawdzanie płatności.
• Lepsze zarządzanie terminami płatności i konsekwentne się ich trzymanie.
• Regularne przypomnienia o płatnościach i procedury zależne od reakcji dłużnika.
• Stosowanie w umowach wyraźnych zapisów określających procedury w przypadku wystąpienia zaległości.

 

Ocena czasu i możliwości

Windykacja wymaga nie tylko wiedzy, ale także czasu i zasobów. Dlatego w ramach noworocznych postanowień warto ocenić, czy obecna organizacja pracy jest wystarczająca, czy może wymaga zmian.

Elementy do analizy:

• Czy firma posiada odpowiednią liczbę pracowników zajmujących się windykacją?
• Czy działania windykacyjne nie wpływają negatywnie na realizację innych procesów w firmie (np. pochłaniają zasoby, które można było lepiej wykorzystać)?
• Czy osoby delegowane do działań są odpowiednio przeszkolone?
• Czy procesy windykacyjne są zautomatyzowane tam, gdzie to możliwe?

Jeśli brakuje czasu na prowadzenie działań windykacyjnych lub sprawy są zbyt skomplikowane, warto rozważyć współpracę z kancelarią prawną. Często okazuje się, iż jest to znacznie bardziej opłacalne rozwiązanie.
 

Pomoc kancelarii

W przypadku chęci uzyskania pomocy prawnej dotyczącej działań windykacyjnych, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji.