Powakacyjna reorganizacja kwestii prawnych w firmie – checklista

Data aktualizacji: 30 sierpnia 2024

Lato to czas, kiedy wiele firm zwalnia tempo. To również moment na chwilę zastanowienia, analizy sytuacji i podsumowanie półrocza. Wbrew pozorom, często jest to lepszy czas niż koniec roku, w którym zwyczajowo wiele transakcji domykanych jest jeszcze na ostatnią chwilę, pracownicy są już myślami przy organizacji świąt i kupowaniu prezentów, a czasu na przemyślaną analizę jest niewiele.

• Dobry moment na zmiany… w kwestiach prawnych
• Etap 1: Analiza aktualnych spraw
• Etap 2: Analiza aktualnych projektów
• Etap 3: Analiza opóźnień w płatnościach
• Etap 4: Analiza aktualnej opieki prawnej
• Etap 5: Punkt decyzyjny
• Etap 5.1: Zmiana podejścia – pomoc kancelarii prawnej
• Etap 5.2: Zmiana procesów wewnętrznych
• Etap 5.3: Delegacja kwestii prawnych
• Etap 6: Ustalenie momentu kolejnej analizy
• Pomoc kancelarii

Dobry moment na zmiany… w kwestiach prawnych

Po wakacjach, kiedy zarówno zarząd, jak i pracownicy wracają z urlopów z nową energią, to idealny czas na wprowadzenie zmian i optymalizacji. Przeprowadzenie reorganizacji w tym czasie pozwala również na uporządkowanie wszelkich zaległych spraw, które mogły zostać odłożone na później z powodu urlopów lub braku czasu.

Podsumowując, to dobry czas na zmiany. Również (a może szczególnie) zmiany dotyczące kwestii prawnych w firmie. Problemem często jest jednak kwestia podstawowa: od czego zacząć? Poniżej prezentujemy przykładową checklistę prowadzącą krok po kroku.
 

Etap 1: Analiza aktualnych spraw

Pierwszym krokiem w reorganizacji kwestii prawnych w firmie jest dokładna analiza aktualnych, toczących się spraw. Obejmuje to zarówno sprawy sądowe, jak i te, które są w toku lub w fazie negocjacji. Warto w tym momencie zebrać wszystkie niezbędne dokumenty, korespondencję oraz inne materiały, które mogą mieć znaczenie dla oceny stanu prawnego. Warto przeanalizować nie tylko aktualny stan, ale również stopień wykonania wcześniej obranych założeń, ryzyk zidentyfikowanych wcześniej oraz tych, które mogły pojawić się w ostatnim czasie, czy konieczności wprowadzenia zmian.
 

Etap 2: Analiza aktualnych projektów

Kolejnym etapem reorganizacji jest analiza aktualnych projektów, które mogą mieć wpływ na sytuację prawną firmy. Chodzi tu zarówno o projekty wewnętrzne, jak i te realizowane z partnerami zewnętrznymi. Działania te można rozbić na kilka elementów:

• przegląd założeń projektów,
• analiza umów związanych z projektami oraz stopień ich realizacji,
• ocena współpracy z partnerami zewnętrznymi,
• ocena ryzyk pod kątem prawnym oraz zasobów, jakich może wymagać ich mitygacja.

 

Etap 3: Analiza opóźnień w płatnościach

Opóźnienia w płatnościach mogą stanowić poważne ryzyko dla firmy, zarówno z punktu widzenia finansowego, jak i prawnego. Dlatego ważnym etapem reorganizacji jest dokładna analiza tego obszaru. Ten etap również można podzielić na kilka elementów:

• przegląd należności (szczególnie opóźnionych),
• weryfikacja umów dotyczących płatności,
• ocena procesów windykacyjnych.

 

Etap 4: Analiza aktualnej opieki prawnej

Zarządzanie kwestiami prawnymi w firmie wymaga odpowiedniej opieki prawnej, która może być realizowana przez wewnętrzny dział prawny lub zewnętrzną kancelarię prawną. Ten etap reorganizacji polega na ocenie, czy aktualny model opieki prawnej spełnia potrzeby firmy. W zależności od sytuacji, w której firma się znajduje, warto wykonać część lub wszystkie poniższe czynności:

• ocena efektywności wewnętrznego działu prawnego,
• analiza dotychczasowej współpracy z zewnętrznymi kancelariami prawnymi,
• przegląd umów z kancelariami prawnymi.

 

Etap 5: Punkt decyzyjny

Po przeprowadzeniu powyższych analiz firma powinna przejść do kolejnego etapu – podjęcia decyzji dotyczących dalszych kroków. Na tym etapie zarząd firmy musi określić, jakie działania powinny zostać podjęte. Etapy 5.1 – 5.3 są opcjonalne i zależą od podjętych decyzji i aktualnej sytuacji przedsiębiorstwa.
 

Etap 5.1: Zmiana podejścia – pomoc kancelarii prawnej

Jeśli analiza wykazała, że aktualna opieka prawna jest niewystarczająca, warto rozważyć zmianę podejścia i nawiązanie współpracy z kancelarią prawną. Profesjonalna pomoc może okazać się nieoceniona, szczególnie w przypadku skomplikowanych kwestii prawnych, które wymagają specjalistycznej wiedzy i doświadczenia. Warto rozważyć zarówno doraźną pomoc prawną, jak i opiekę prawną w formie stałej, miesięcznej opłaty (abonament).
 

Etap 5.2: Zmiana procesów wewnętrznych

Czasami konieczne może być wprowadzenie zmian w procesach wewnętrznych firmy, aby lepiej zarządzać kwestiami prawnymi. Może to obejmować wprowadzenie nowych procedur, automatyzację niektórych procesów, a także szkolenia pracowników. Warto jednak dokonać wstępnej kalkulacji kosztów tych zmian i oceny opłacalności takiego podejścia w porównaniu np. ze skorzystaniem z abonamentu prawnego.
 

Etap 5.3: Delegacja kwestii prawnych

W tym wypadku mowa o delegacji wewnętrznej. Często zdarza się, iż poszczególne kwestie wymagają nieco innego zestawu umiejętności. Zestawu, którego osoba odpowiedzialna za dany proces nie posiada lub jej aktualne obłożenie czasowe wynikające z innych zobowiązań nie pozwala na efektywne działanie w tym obszarze. Warto w takiej sytuacji zastanowić się nad przeniesieniem odpowiedzialności na innego członka zespołu.
 

Etap 6: Ustalenie momentu kolejnej analizy

Ostatnim, ale równie ważnym etapem reorganizacji jest ustalenie momentu kolejnej analizy kwestii prawnych. Regularne przeglądy i aktualizacje są kluczowe dla utrzymania stabilności prawnej firmy. Warto zatem zdefiniować harmonogram kolejnych działań oraz odpowiedzialnych za nie osób.
 

Pomoc kancelarii

W przypadku chęci nawiązania współpracy w zakresie wsparcia prawnego lub pomocy w wykonaniu analizy prawnej przedsiębiorstwa, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie.