Wstęp do windykacji – odpowiednia dokumentacja

Data aktualizacji: 7 czerwca 2024

Skuteczność windykacji w dużej mierze zależy od odpowiedniego zarządzania dokumentacją, która pozwala na udokumentowanie roszczeń oraz działań podjętych w celu ich odzyskania. Dokumentacja zapewnia nie tylko dowody na istnienie zadłużenia, ale także chroni wierzyciela przed ewentualnymi zarzutami dłużnika. W niniejszym artykule omówimy, dlaczego dokumentacja jest tak ważna, od którego etapu należy ją gromadzić, jakie elementy powinna zawierać oraz jak efektywnie ją przechowywać.

• Dlaczego dokumentacja jest ważna?
• Od którego etapu powinniśmy gromadzić dokumentację?
• Jakie elementy powinniśmy gromadzić?
• Sposoby przechowywania dokumentacji
• Na co warto zwrócić uwagę

 

Dlaczego dokumentacja jest ważna?

Odpowiednia dokumentacja to jeden z najważniejszych elementów windykacji. Niestety, szczególnie w przypadku mniej doświadczonych w takich działaniach firm, element marginalizowany. To duży błąd. Dokumentacja w windykacji pełni bowiem kilka kluczowych funkcji:

• Podstawa prawna roszczeń: Posiadanie kompletnej dokumentacji potwierdzającej istnienie zadłużenia jest niezbędne do rozpoczęcia procesu windykacyjnego. Dokumenty takie jak umowy, faktury, potwierdzenia odbioru towarów czy usług stanowią podstawę prawną do dochodzenia należności.
• Dowody na działania windykacyjne: Dokumentacja wszystkich podejmowanych działań windykacyjnych (wezwania do zapłaty, notatki z rozmów telefonicznych, korespondencja mailowa) jest kluczowa. Pozwala to na udowodnienie, że wierzyciel podejmował odpowiednie kroki w celu odzyskania należności.
• Ochrona prawna: Kompleksowa dokumentacja może chronić wierzyciela przed fałszywymi zarzutami dłużnika oraz stanowić dowód w sporach prawnych. W przypadku, gdy dłużnik kwestionuje istnienie zadłużenia.
• Ułatwienie procesów wewnętrznych: Dobrze zorganizowana dokumentacja ułatwia wewnętrzne procesy windykacyjne, umożliwiając szybki dostęp do potrzebnych informacji oraz usprawniając współpracę pomiędzy działami firmy lub podmiotami zewnętrznymi (np. kancelarią prawną).

 

Od którego etapu powinniśmy gromadzić dokumentację?

Wbrew pozorom działania najlepiej zacząć na długo przed wystąpieniem zadłużenia. Dokumentację windykacyjną należy gromadzić od samego początku współpracy z klientem. Oznacza to, że już na etapie podpisywania umowy, czy ustalania warunków współpracy, wszelkie dokumenty powinny być przechowywane i archiwizowane.
 

Jakie elementy powinniśmy gromadzić?

Kompleksowa dokumentacja windykacyjna powinna zawierać przynajmniej następujące elementy:

• Oferty: Złożone klientowi oraz dodatkowe wyjaśnienia i rozszerzenia, jeśli takie wystąpiły.
• Umowy i kontrakty: Wszystkie umowy zawarte z klientami, w tym aneksy i zmiany w warunkach umowy.
• Faktury: Kopie wszystkich faktur wystawionych klientowi wraz z potwierdzeniami ich odbioru lub danymi pozwalającymi na potwierdzenie ich wysyłki elektronicznej.
• Potwierdzenia realizacji zamówienia/usługi: Dokumenty takie jak protokoły odbioru, listy przewozowe, potwierdzenia dostarczenia towarów lub wykonania usług.
• Wezwania do zapłaty: Kopie wszystkich pism wzywających do zapłaty, w tym daty wysłania i otrzymania przez dłużnika.
• Korespondencja: E-maile, listy oraz notatki z rozmów telefonicznych dotyczących windykacji.
• Dowody wpłat: Potwierdzenia dokonanych przez dłużnika wpłat, w tym wyciągi bankowe.
• Dokumentacja działań windykacyjnych: Szczegółowe zapisy wszelkich podjętych działań, w tym raporty z negocjacji, ugody, wnioski sądowe i orzeczenia.

Warto pamiętać, iż przy kilku, kilkunastu tego typu sprawach, których rozwiązanie może trwać dłuższy czas, po pewnym czasie pewne fakty mogą ulegać zatarciu. Warto mieć możliwość szybkiego powrotu do dokumentacji i ustalenia stanu faktycznego.
 

Sposoby przechowywania dokumentacji

Efektywne przechowywanie dokumentacji jest kluczowe dla zapewnienia łatwego dostępu do potrzebnych informacji oraz ochrony przed ich utratą. Oto kilka istotnych elementów:

• Tradycyjne archiwa papierowe: Szczególnie w przypadku oryginałów dokumentów, podpisanych przez dłużnika. W takim przypadku ważne jest, aby dokumenty były przechowywane w sposób uporządkowany, z odpowiednimi etykietami i katalogami.
• Archiwa elektroniczne: Coraz więcej firm przenosi swoje archiwa do formy elektronicznej, co ułatwia zarządzanie dokumentacją oraz zapewnia szybszy dostęp do informacji. Ważne jest, aby używać odpowiednich systemów do zarządzania dokumentami, które pozwalają na bezpieczne przechowywanie i łatwe wyszukiwanie dokumentów.
• Kopie zapasowe: Niezależnie od wybranego sposobu przechowywania, regularne tworzenie kopii zapasowych jest niezbędne do ochrony przed utratą danych. Backupy powinny być przechowywane w bezpiecznych miejscach, najlepiej w różnych lokalizacjach i/lub w chmurze.

 

Na co warto zwrócić uwagę

Podczas zarządzania dokumentacją windykacyjną warto zwrócić uwagę jeszcze na kilka innych aspektów:

• Zgodność z przepisami prawa: Dokumentacja windykacyjna musi być prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych (RODO) oraz zasadami archiwizacji dokumentów.
• Kompletność dokumentacji: Wszystkie działania windykacyjne powinny być dokładnie udokumentowane, aby w razie potrzeby można było przedstawić pełen obraz sytuacji.
• Bezpieczeństwo danych: Dokumentacja powinna być przechowywana w sposób zabezpieczający ją przed nieautoryzowanym dostępem. Dotyczy to zarówno dokumentów papierowych, jak i elektronicznych.
• Łatwość dostępu: System przechowywania dokumentacji powinien umożliwiać szybki i łatwy dostęp do potrzebnych dokumentów, co jest szczególnie ważne w przypadku nagłych sytuacji.
• Regularna aktualizacja: Dokumentacja powinna być regularnie aktualizowana, aby odzwierciedlała aktualny stan działań windykacyjnych.