Efektywności działań windykacyjnych: pomiar realnego czasu działań

Data aktualizacji: 5 kwietnia 2024

Efektywność działań windykacyjnych często ocenia się czysto przez pryzmat odzyskanych należności. Jednak równie istotnym, a często niedocenianym aspektem jest poświęcony czas. Szczególnie w odniesieniu do działań prowadzonych na własną rękę. W kontekście windykacji, zarządzanie czasem i jego optymalizacja może znacząco wpłynąć na sukces całego procesu. Sukces mierzony opłacalnością całego przedsięwzięcia. Zapraszamy do lektury.

• Czas działań jest pojęciem względnym
• Znaczenie czasu w windykacji
• Metody pomiaru czasu działań windykacyjnych
• Analiza procesu windykacyjnego pod kątem czasu
• Analiza czasu w praktyce
• Kalkulacja opłacalności czasowej działań
• Potencjalne rozwiązania w zakresie poprawy sytuacji
• Kontakt z kancelarią

 

Czas działań jest pojęciem względnym

W windykacji trudno jest z góry założyć, jak długo potrwają działania. Różnice mogą być znaczne w zależności od etapu postępowania, charakteru długu czy indywidualnej sytuacji dłużnika. Zrozumienie tej kwestii jest kluczowe dla efektywnego zarządzania całym procesem. Strategie windykacyjne muszą być elastyczne i dostosowane do dynamicznie zmieniających się okoliczności.

W praktyce, szczególnie w przypadku działań na własną rękę, finalny czas poświęcony na działania jest zwykle znacznie większy od pierwotnie zakładanego.
 

Znaczenie czasu w windykacji

Czas (jako czas reakcji) ma bezpośredni wpływ na efektywność windykacji. Szybkie działania mogą zapobiec zwiększeniu zadłużenia, podczas gdy każde opóźnienie może obniżyć szanse na odzyskanie należności. Czas (jako poświęcany zasób) wpływa natomiast na realne koszty operacyjne. Z tego względu kluczowe jest nie tylko szybkie działanie, ale także skuteczne wykorzystanie czasu na każdym etapie procesu windykacyjnego. Spędzenie kilku godzin na samodzielnym przygotowaniu wezwania do zapłaty po to, aby w wyznaczonym czasie, zgodnie z procedurą, przekazać go dłużnikowi, pozwala na szybkie działanie. Jednak czy to działanie opłacalne?
 

Metody pomiaru czasu działań windykacyjnych

Do mierzenia czasu działań windykacyjnych wykorzystuje się różnorodne metody, takie jak systemy CRM, oprogramowanie do zarządzania projektami czy specjalistyczne narzędzia windykacyjne. Ważne jest, aby mierzyć nie tylko czas trwania całego procesu, ale również poszczególnych etapów. Dokładne śledzenie czasu pozwala na identyfikację obszarów wymagających optymalizacji i skuteczniejsze zarządzanie zasobami.
W przypadku samodzielnych działań warto spisywać bloki czasowe, nie tylko orientacyjny czas wykonania stricte pojedynczej czynności. W wielu wypadkach bowiem okazuje się, iż np. napisanie pisma zajmuje jedynie 20 minut. Jednak zebranie materiałów, odnalezienie dokumentacji, sprawdzenie informacji w Internecie, przesuniecie spotkań i inne tego typu działania powodują, iż proces wymagał poświecenia całego przedpołudnia.
 

Analiza procesu windykacyjnego pod kątem czasu

Korzystając z przykładu podanego w poprzednim akapicie, każdy etap procesu windykacyjnego wymaga dokładnej analizy pod kątem czasu. Identyfikacja etapów, które są najbardziej czasochłonne, pozwala na wprowadzenie optymalizacji i usprawnień, które skracają czas realizacji poszczególnych czynności. Analiza ta powinna być regularnie przeprowadzana, aby dostosowywać procesy do zmieniających się warunków i efektywnie zarządzać czasem. Również po to, aby skontrolować, czy koszty czasowe nie przekraczają wartości samego zadłużenia lub czy czasem delegacja działań windykacyjnych na zewnątrz nie jest bardziej opłacalna.
 

Analiza czasu w praktyce

W praktyce analiza czasu może również wykazać, że niektóre procesy można usprawnić lub zautomatyzować, co znacząco wpłynie na szybkość windykacji. Warto również zbadać, w jakim stopniu czynniki zewnętrzne, np. prawne czy ekonomiczne, wpływają na czas działań. Dzięki temu możliwe jest lepsze planowanie i przewidywanie potencjalnych opóźnień w procesie windykacyjnym. Szczególnie, jeśli bierzemy pod uwagę, iż będzie to proces często powtarzany.
 

Kalkulacja opłacalności czasowej działań

Jak już wcześniej wspomniano, oprócz samej analizy czasu, ważne jest również przeprowadzenie kalkulacji opłacalności. Porównanie kosztów związanych z czasem a efektywnością odzyskiwania długów, pozwala na ocenę, czy podejmowane działania są ekonomicznie uzasadnione. Pozwoli to, między innymi, na zrozumienie, jak czas wpływa na całkowitą efektywność i koszty procesu windykacyjnego, umożliwiając podejmowanie lepszych decyzji strategicznych. Zarówno na poszczególnych etapach działań, jak i w kontekście oceny opłacalności całego przedsięwzięcia.
 

Potencjalne rozwiązania w zakresie poprawy sytuacji

W celu optymalizacji czasu działań windykacyjnych, warto rozważyć szereg rozwiązań, takich jak:
• automatyzacja procesów,
• szkolenia zwiększające efektywność pracowników,
• wprowadzenie bardziej elastycznych metod negocjacji z dłużnikami,
• outsourcing działań windykacyjnych,
• zmiany w procesie określania ryzyka poszczególnych przedsięwzięć oraz kalkulacji kosztów z nim związanych.

 

Kontakt z kancelarią

W przypadku chęci uzyskania pomocy w kwestii windykacji lub nawiązania stałej współpracy, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji.