Jak często monitorować płatności?

Data aktualizacji: 12 stycznia 2024

Monitorowanie płatności jest kluczowym elementem skutecznego zarządzania finansami firmy oraz w istocie pierwszym etapem windykacji. Częstotliwość monitorowania płatności może zależeć od wielu czynników, takich jak branża, rozmiar firmy, relacje z kontrahentami i ogólna sytuacja rynkowa. Istnieje jednak kilka zasad, których przestrzeganie z pewnością usprawni działania i ograniczy ryzyko wystąpienia zatorów płatniczych.

• Co rozumiemy przez monitoring płatności na potrzeby windykacji
• Kiedy warto robić to codziennie?
• Tygodniowe przeglądy
• Miesięczne analizy
• Transakcje o strategicznym znaczeniu
• Monitorowanie automatyczne
• Wykrywanie niestandardowych sytuacji
• Kiedy warto reagować?

 

Co rozumiemy przez monitoring płatności na potrzeby windykacji

Monitoring płatności na potrzeby windykacji oznacza systematyczne śledzenie i analizę terminów płatności oraz ewentualnych zaległości płatniczych. Proces ten obejmuje:

• monitorowanie płatności od kontrahentów,
• identyfikację ewentualnych opóźnień,
• podejmowanie dalszych działań windykacyjnych w przypadku wystąpienia opóźnień.

Brzmi prosto? Poniekąd takie jest. Warto jednak pamiętać, iż powyższe punkty stanowią ogólną zasadę. Warto opracować konkretne działania za nimi idące. Uzależnione oczywiście od indywidualnej sytuacji. Poniżej kilka kwestii, którym warto dokładniej się przyjrzeć:

• opracowanie metodologii analizy wzorców płatności,
• konkretne procedury powiadomień o zaległościach,
• sposoby dokumentacji całego procesu,
• automatyzacja niektórych działań.

 

Kiedy warto robić to codziennie?

Codzienne monitorowanie płatności może być uzasadnione w sytuacjach, gdzie ryzyko utraty płynności finansowej jest wysokie, a szybka reakcja na opóźnienia w płatnościach jest kluczowa. Taka sytuacja najczęściej występuje w przypadku dużych podmiotów posiadających dział zajmujący się tego typu monitoringiem, które zarządzają tysiącami transakcji dziennie. Warto jednak podkreślić, iż w dużej części przypadków znaczna część takiego procesu jest zautomatyzowana. W przypadku mniejszych podmiotów najczęściej codzienny pełny monitoring nie jest konieczny. Nie dotyczy to oczywiście elementów zautomatyzowanych, które do pewnego stopnia są w stanie przetwarzać dane niemal w czasie rzeczywistym.
 

Tygodniowe przeglądy

Tygodniowe przeglądy płatności są odpowiednim rozwiązaniem dla znacznej części firm. Szczególnie jeśli tak częsta analiza, jak w przypadku codziennego monitorowania nie ma swojego przełożenia w znacznym obniżeniu ryzyka utraty płynności finansowej. Nie oznacza to oczywiście, iż działania dotyczące zidentyfikowanych zadłużeń powinny być prowadzone z podobną częstotliwością. Mówimy tutaj wyłącznie o monitorowaniu płatności standardowych.
 

Miesięczne analizy

Miesięczne analizy płatności są bardziej rozległe niż codzienne czy tygodniowe monitorowanie i mogą służyć bardziej strategicznemu spojrzeniu na sytuację finansową firmy. Pozwalają zidentyfikować trendy i wzorce. Analizy miesięczne pozwalają na lepsze zrozumienie zmian w zachowaniu płatniczym kontrahentów oraz identyfikację ewentualnych sygnałów ostrzegawczych. Pozwalają również na bardziej świadome zmiany w takich zakresach jak:

• warunki płatności,
• procedury zarządzania zadłużeniem,
• klauzule w umowach,
• analizy skuteczności działań.

Miesięczne analizy należy traktować bardziej jako narzędzie zarządcze, które może przyczynić się do skuteczniejszego zarządzania finansami firmy.
 

Transakcje o strategicznym znaczeniu

Oddzielną kwestię stanowią transakcje o strategicznym znaczeniu czyli te, które mają istotny wpływ na kształtowanie i realizację długoterminowej strategii przedsiębiorstwa. Te transakcje mogą obejmować różne obszary działalności, takie jak inwestycje, przejęcia, fuzje, rozwinięcie nowych działań, czy transakcje z Klientami, których udział w obrocie jest znaczny (np. stanowi 50% obrotu całego przedsiębiorstwa). Monitoring związany z tego typu sytuacjami powinien być dostosowany do indywidualnej sytuacji, a procedury z nim związane przestrzegane znacznie bardziej rygorystycznie niż odbywa się to standardowo.
 

Monitorowanie automatyczne

Monitorowanie automatyczne płatności to proces, w którym firma korzysta z systemów i narzędzi informatycznych do śledzenia płatności od klientów. Może to być prosty system powiadomień bazujący na terminach płatności faktur, system zintegrowany z kontem bankowym, automatycznie odnotowujący wpłaty, czy bardzo skomplikowane, wielopoziomowe oprogramowanie oparte o AI. Wszystko zależy od potrzeb i możliwości. Warto jednak zadbać o kilka podstawowych, istotnych aspektów:

• integrację z systemem księgowym,
• możliwość wysyłki powiadomień,
• możliwość generacji raportów,
• działanie nie wymagające dużego wysiłku ze strony operatora.

Szczególnie ostatni punkt jest tu istotny. Monitoring automatyczny zawsze będzie wymagał przynajmniej minimalnego nadzoru. Często jednak zdarza się, iż taki system wymaga również dodatkowych zewnętrznych danych, które muszą zostać przygotowane przez… pracowników przedsiębiorstwa. Jeśli proces przygotowania danych jest pracochłonny, może okazać się, iż system w całości nie ma wiele wspólnego z byciem automatycznym.
 

Wykrywanie niestandardowych sytuacji

Identyfikacja niestandardowej sytuacji w przypadku niewielkiej firmy o stałej bazie klientów najczęściej nie jest zbyt skomplikowana. Inaczej ma się sprawa w sytuacji np. sklepu internetowego realizującego setki transakcji dziennie. Warto przygotować odpowiednie procedury ułatwiające poprawną identyfikację niestandardowych wydarzeń oraz procedury, które mają zadziałać w przypadku wystąpienia zdarzenia.
 

Kiedy warto reagować?

Najprostszą odpowiedzią jest oczywiście: jak najszybciej. Wbrew pozorom czas reakcji jest kluczowy w większości kwestii związanych z opóźnieniami w płatnościach oraz windykacją. Im szybciej zidentyfikujemy problem, tym szybciej wprowadzimy środki zaradcze, a tym samym zwiększymy szanse na bezproblemowy finał. Oczywiście pewna doza wyczucia jest tu również wskazana. Inaczej postąpimy w sytuacji 2-3 dniowego opóźniania ze strony klienta, z którym współpracujemy przez lata (i który w przeszłości regulował zobowiązania w terminie), inaczej w sytuacji nowego kontrahenta, który pomimo przypomnień zdaje się nie reagować na wezwania.

Generalnie jednak zwłoka w podjęciu działań windykacyjnych nie jest wskazana.