Reorganizacja kwestii prawnych z początkiem roku. Co warto wziąć pod uwagę?

Data aktualizacji: 5 stycznia 2024

Początek roku to dobry moment na wszelkiego rodzaju porządki w przedsiębiorstwie. W wielu przypadkach to czas reorganizacji, optymalizacji i zmian, które zapoczątkowane w tym okresie mają dotyczyć sposobu działania w całym roku (a często dłużej). To również dobry moment na reorganizację kwestii prawnych. W dzisiejszym artykule postaramy się zwrócić uwagę na kluczowe aspekty tego procesu.

• Przegląd dokumentów prawnych
• Zmieniające się przepisy
• Kwestie dotyczące ochrony danych
• Analiza kwestii związanych z windykacją
• Analiza aktualnej formy opieki prawnej
• Pomoc kancelarii

 

Przegląd dokumentów prawnych

Tego typu przegląd dokumentów to istotny proces nie tylko w odniesieniu do kwestii prawnych, ale również biznesowych. W wielu wypadkach elementy te są bowiem ze sobą ściśle powiązane. Od czego zatem warto zacząć:

• spis typów dokumentów, których analizy chcemy dokonać,
• klasyfikacja dokumentów pod kątem rodzaju, ważności, okresu obowiązywania, itp.
• analiza aktualności zebranych dokumentów pod kątem dat i zawartych załączników,
• analiza pod kątem aktualnych wymagań prawnych,
• analiza pod kątem planowanych zmian w prawie.

 

Zmieniające się przepisy

Warto prześledzić zmiany w przepisach, jakie dokonały się w ostatnim roku. Zarówno pod kątem konkretnej branży, jak i kanałów sprzedażowych, ochrony konsumentów, przepisów ogólnych. Dla przykładu w 2023 weszły w życie trzy istotne dyrektywy UE, o których warto pamiętać:

• dyrektywa cyfrowa,
• dyrektywa towarowa,
• dyrektywa Omnibus.

 

Kwestie dotyczące ochrony danych

Ochrona danych jest ważnym aspektem zarządzania kwestiami prawno-biznesowymi, zwłaszcza w erze cyfrowej, gdzie firmy gromadzą i przetwarzają coraz większe ilości informacji. Kwestie, które warto przeanalizować:

• zgodność z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych (GDPR / RODO),
• analiza polityk prywatności,
• analiza zgód na przetwarzanie danych,
• strategie zarządzania dostępem do danych,
• kwestie związane z outsourcingiem usług.

 

Analiza kwestii związanych z windykacją

Przeprowadzając swego rodzaju audyt prawny często zapominamy o kwestiach związanych z windykacją. Taka analiza jest jednak istotna, aby efektywnie zarządzać należnościami i minimalizować ryzyko utraty płynności finansowej. Pamiętajmy, iż proces sprzedażowy nie kończy się na dostawie towaru czy usługi, ale na jej finalnym rozliczeniu. Kwestie, jakie warto wziąć pod uwagę:

• analiza dotychczasowej skuteczności prowadzonych działań windykacyjnych,
• polityka kredytowa,
• dokumentacja zawieranych umów oraz procesu windykacyjnego,
• monitorowanie płatności,
• weryfikacja aktualnie stosowanej polityki windykacyjnej,
• analiza procesów windykacyjnych i identyfikacja punktów wymagających poprawy.

 

Analiza aktualnej formy opieki prawnej

Początek roku to również dobry moment na przeprowadzenie analizy aktualnej formy opieki prawnej oraz podjęcie decyzji o zmianie strategii. Możemy w tym miejscu rozróżnić kilka przypadków:

1. Brak jakiejkolwiek opieki prawnej oraz weryfikacji sposobu działania przedsiębiorstwa pod kątem obowiązujących przepisów.
2. Samodzielna weryfikacja obowiązujących przepisów. Taka sytuacja najczęściej dotyczy jednoosobowych działalności gospodarczych.
3. Delegacja kwestii prawnych na jednego z pracowników przedsiębiorstwa.
4. Własny dział prawny.
5. Outsourcing kwestii prawnych na zasadzie jednorazowych porad prawnych.
6. Outsourcing kwestii prawnych na zasadzie stałej współpracy w postacie opieki prawnej w formie abonamentu.

Pierwszy przypadek jest oczywisty. Niestety prędzej czy później (najczęściej prędzej) takie działanie doprowadzi do problemów. Często daleko bardziej idących niż na początku mogłoby się wydawać. Dbanie o zgodność z obowiązującym prawem jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy.

W przypadku drugim lub trzecim, doświadczenie pokazuje, iż takie działanie może być skuteczne jednak na krótką metę. W miarę rozwoju przedsiębiorstwa, zwiększenia sprzedaży, wzrostu obowiązków czasu na samodzielne (co ważne skuteczne) śledzenie zmian prawnych jest coraz mniej. Prowadzi to do jednej z dwóch sytuacji:

• niedokładnej analizie prawnej co znacznie zwiększa ryzyko wystąpienia problemów,
• niedopełnianiu innych powierzonych obowiązków z powodu zbyt dużego obciążenia.

Własne działy prawne w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw to raczej rzadkość. Głównie z uwagi na wysokie koszty ich utrzymania. Jeśli posiadamy taki dział, warto dokonać analizy opłacalności w porównaniu do np. opieki prawnej w formie stałego abonamentu. W wielu przypadkach okazuje się, iż takie rozwiązanie jest o wiele bardziej opłacalne zarówno finansowo jak i merytorycznie.

Outsourcing kwestii prawnych jest bardzo popularny z uwagi na szereg korzyści z nim związanych. Najpopularniejszą formą są oczywiście pojedyncze porady prawne. Coraz częściej przedsiębiorcy decydują się jednak na skorzystanie z opieki prawnej rozliczanej w formie miesięcznego abonamentu. Zalety takiego działania opisaliśmy w jednym z ostatnich artykułów. Więcej szczegółów można znaleźć w poniższych źródłach:

• analiza potrzeb i racjonalizacja obsługi prawnej w formie abonamentu w praktyce,
• pakiety usług prawnych dla mikro przedsiębiorców,
• pakiety usług prawnych dla małych i średnich firm.

 

Pomoc kancelarii

W przypadku pytań lub chęci nawiązania współpracy, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie na stronie