Współpraca z kontrahentem zagranicznym – dobre praktyki jak uniknąć problemu zadłużeń

Data aktualizacji: 25 listopada 2022

Współpraca międzynarodowa to często duża szansa na rozwój przedsiębiorstwa, możliwość uruchomienia dostaw na rynki zewnętrzne lub pozyskanie komponentów oraz usług po niższych niż lokalne cenach. Warto jednak pamiętać o kilku istotnych kwestiach tak, aby wymarzona współpraca i rozwój nie przerodziły się w istotny problem.

• Weryfikacja
• Rozliczenie i płatności
• Internet
• Przygotowane procedury windykacyjne
• Zasada ograniczonego zaufania

Weryfikacja

Nie ulega wątpliwości, iż powinniśmy weryfikować wszystkich kontrahentów, z którymi planujemy współpracę. Nie inaczej jest w przypadku kooperacji zagranicznej. Ten przypadek zasługuje jednak na szczególną uwagę, ponieważ jeśli pojawią się problemy, najczęściej trudniej im zaradzić. Z tego powodu do kwestii weryfikacji powinniśmy podejść z pełnym zaangażowaniem.

Weryfikacji kontrahenta powinniśmy dokonać przynajmniej poprzez kilka źródeł informacji. W tym celu możemy skorzystać m.in. z:

• Internetu – weryfikując zarówno podstawowe informacje o kontrahencie, ale również jego lokalizację i opinie, czy obecność w mediach społecznościowych.
• E-justice – jeśli nasz kontrahent znajduje się na terenie Unii Europejskiej, ten portal pozwoli nam na weryfikację kontrahenta w rejestrze przedsiębiorców dowolnego kraju członkowskiego UE.
• Baza VIES – europejski rejestr służący do weryfikacji, czy nasz kontrahent posiada europejski, aktywny numer VAT.
• Inni kontrahenci sprawdzanego podmiotu – wersyfikacji można również stosunkowo łatwo dokonać poprzez kontakt z kontrahentami współpracującymi ze sprawdzanym podmiotem. Dosyć często bowiem zdarza się, iż listy najważniejszych Klientów są prezentowane czy to na stronie internetowej przedsiębiorstwa, czy w Social Mediach.

 

Rozliczenie i płatności

Przy wyborze sposobu rozliczenia oraz metody płatności powinniśmy zachować ostrożność. Szczególnie na początku współpracy. Wybierzmy metodę rozliczenia korzystną dla naszego przedsiębiorstwa. Jeśli rozpoczynamy współpracę z klientem zagranicznym, warto rozważyć stosowanie przedpłat za towar / usługę. Dochodzenie roszczeń od kontrahenta zlokalizowanego 2000km od nas może być uciążliwe.
 

Internet

W przypadku istotnych z punktu widzenia całego przedsiębiorstwa przedsięwzięć warto okresowo monitorować sytuację kontrahenta. Użyteczny w tym przypadku jest Internet. Jeśli zaczynają pojawiać się sygnały świadczące o problemach, mamy możliwość szybkie reakcji i wprowadzenia środków zaradczych.
 

Przygotowane procedury windykacyjne

Istotną kwestią jest również określenie z góry (opracowanie wcześniej) kompletu procedur windykacyjnych. Co najważniejsze, przestrzegania tychże procedur. Zapobiegnie to nie tylko drobnym problemom często występującym podczas współpracy, ale również pozwoli na szybką reakcję, kiedy drobna kwestia ma szansę przerodzić się w duże wyzwanie zarówno pod kątem organizacyjnym, jak również często pod kątem finansowym.
 

Zasada ograniczonego zaufania

Warto zawsze ostrożnie podchodzić do współpracy. Nie oznacza to, iż nie powinniśmy jej podejmować. Jednak, jeśli jej warunki są niezwykle atrakcyjne, trudno jest nam zweryfikować kontrahenta, występują problemy w komunikacji, warto raz jeszcze przeanalizować wszystkie za i przeciw. Tak, aby wymarzona współpraca, która miała doprowadzić do rozwoju przedsiębiorstwa, nie stała się jego największym problemem.