Dobre praktyki przy windykacji Klienta, z którym nadal chcemy współpracować

Data aktualizacji: 29 lipca 2022

Celem windykacji należności jest oczywiście odzyskanie środków od dłużnika. Są jednak sytuacje, w których sama kwestia finansów nie jest jedynym celem. Z takim problemem mamy do czynienia w przypadku Klienta, z którym pomimo zadłużenia chcemy z różnych powodów zachować relacje biznesowe i kontynuować współpracę. W niniejszym artykule podpowiemy kilka istotnych kwestii, które warto w takim przypadku wziąć pod uwagę.

• Rozmowa
• Korespondencja mailowa
• Drobne pole manewru
• Trzymanie się zasad
• Nic na siłę

Rozmowa

Pierwszym krokiem powinna być rozmowa z naszym kontrahentem. Spotkanie bądź rozmowa telefoniczna. Pomimo kwestii trudności udowodnienia postanowień i zobowiązań powziętych podczas tej formy kontaktu, w tym konkretnym przypadku ma ona jednak kilka istotnych zalet:

• pozwala reagować na sytuację w miarę jej rozwoju (podczas rozmowy),
• zmniejsza ryzyko wystąpienia niedomówień lub złego zrozumienia intencji,
• odpowiednio przeprowadzona nie doprowadza do eskalacji problemu.

Aby jednak rozmowa przyniosła oczekiwany skutek, warto wziąć pod uwagę kilka kwestii:

rozmowa powinna przebiegać uprzejmie, jednak rzeczowo, z jasno określonym celem,

nie powinniśmy pozwolić, aby emocje dały o sobie znać,

do rozmowy powinniśmy się wcześniej przygotować, posiadając wszelkie niezbędne dane, bazując na faktach,

w miarę możliwości po rozmowie, w formie pisemnej powinniśmy przesłać do potwierdzenia, krótką notatkę zawierającą najważniejsze ustalenia.

 

Korespondencja mailowa

W przypadku korespondencji mailowej, naczelną zasadą jest bazowanie na faktach oraz formułowanie zdań w taki sposób, aby nie pozostawiać pola do ich interpretacji. Szczególnie w sytuacjach napiętych mamy tendencję do wyciągania wniosków zakładając najgorszy scenariusz. To w konsekwencji może prowadzić do niepotrzebnych konfliktów.

Zadbajmy również o poprawną formę maila oraz brak błędów i literówek, które mogą wskazywać, iż do sprawy nie podchodzimy poważnie lub nie jest ona dla nas priorytetowa (i może podobnie zostać potraktowana przez dłużnika).
 

Drobne pole manewru

Należy mieć świadomość, iż zarówno odzyskanie zadłużenia, jak i utrzymanie relacji z Klientem może wymagać niewielkich ustępstw z naszej strony. Przy czym należy do nich podchodzić z dużą dozą ostrożności. Najlepiej przed etapem negocjacji założyć minimalne oczekiwania, których obniżyć nie możemy.

Warto również określić zakres elementów, w których możemy pójść na niewielkie ustępstwa, np.:

• odroczenie o kilka dni terminu płatności,
• zgoda na rozłożenie płatności w czasie.

Pole do manewru powinno być jednak wyjątkiem od reguły, a nie nową zasadą we współpracy z danym kontrahentem.
 

Trzymanie się zasad

Bardzo istotne jest trzymanie się z naszej strony ustalonych zasad i postanowień. Jeśli w drodze negocjacji termin płatności został odroczony, nie możemy pozwolić na kolejne próby jego odroczenia czy powrotu do negocjacji. Powinien być to również dla nas sygnał, iż należy przemyśleć raz jeszcze chęć utrzymania relacji biznesowych z Klientem oraz ich opłacalność pod względem ekonomicznym. Jeśli warunki wielokrotnie nie są przestrzegane, istnieje duża szansa, iż w przyszłości sytuacja jedynie się pogorszy.
 

Nic na siłę

Pamiętajmy również, iż każda współpraca powinna posiadać warunki bazowe, po których złamaniu, jej sens powinien przynajmniej zostać ponownie poddany weryfikacji. Istotny Klient z punktu widzenia całego biznesu jest oczywiście ważny… o ile wywiązuje się ze swoich zobowiązań. Szczególnie w kwestii realizacji płatności za zakupione towary czy usługi. Jeśli mamy do czynienia z sytuacją przeciwną być może lepszym rozwiązaniem jest nawiązanie współpracy z innym podmiotem, który w znacznie większym stopniu uszanuje obustronne ustalenia.