Jak rozmawiać z dłużnikiem? Skuteczna windykacja

Data aktualizacji: 22 kwietnia 2022

Podobnie jak w przypadku każdego innego sporu prawnego, zawsze w pierwszej kolejności zalecamy kontakt drugą stroną w celu podjęcia próby polubownego rozwiązania sytuacji. W wielu przypadkach jest to pierwszy i ostatni etap odzyskiwania długów. O ile zostanie przeprowadzony w sposób należyty. Jak przygotować się do takiej rozmowy, jak ją przeprowadzić, jak reagować na odpowiedź dłużnika? Komplet informacji postaramy się ująć w niniejszym artykule.

• Dobre przygotowanie
• Zebranie dokumentacji
• Jasna komunikacja
• Stanowczość
• Konsekwencja działań
• A jeśli nie mam na to czasu?

Dobre przygotowanie

Jest to najważniejszy punkt. Przeanalizujmy sytuację i nakreślmy plan rozmowy oraz to, czego oczekujemy po zakończeniu rozmowy.

Postarajmy się zebrać komplet dokumentacji, odświeżyć pamięć w zakresie konkretnych sytuacji, które doprowadziły do powstania zadłużenia, a także spisać nasze bardziej szczegółowe oczekiwania (zarówno pod kątem kwot, jak i terminów spłaty).
 

Zebranie dokumentacji

Przygotowanie jest kluczowe. Również w kwestii poparcia naszych żądań dokumentami. Nie dysponując konkretnymi danymi ryzykujemy m.in.:

• brakiem możliwości odpowiedzi na zarzuty dłużnika,
• finalne ustalenia mogą zawierać poważne błędy, utrudniające późniejsze działania,
• dłużnik nie potraktuje sprawy poważnie, widząc, że my również nie podchodzimy do problemu profesjonalnie.

Dokumenty, które warto przygotować:

• kopie podpisanych umów, jeśli istnieją,
• kopie faktur lub innych dokumentów finansowych, których dotyczy zadłużenie,
• historię korespondencji mailowej,
• notatki ze spotkań i rozmów telefonicznych.

 

Jasna komunikacja

Podczas rozmowy należy skupić się na faktach unikając zbędnych opinii czy zarzutów dotyczących dłużnika. Rozmowa powinna być kulturalna, jednak bardzo ukierunkowana na efekt i nasze oczekiwania względem dłużnika. Takie podejście pozwoli nam na uniknięcie sytuacji konfliktowych, zbędnych nerwów czy zejścia na tematy nie związane z przedmiotem sprawy.
 

Stanowczość

Nasze negocjacje powinny być stanowcze. Jeśli spór dotyczy jedynie płatności, a ze swojej strony dopełniliśmy wszystkich warunków umowy, mamy pełne prawo oczekiwać tego samego od dłużnika. Powinniśmy już wcześniej zaplanować margines w jakim możemy się poruszać, negocjując warunki zwrotu zadłużenia. Zdecydowanie nie powinniśmy wychodzić poza wcześniejsze założenia.
 

Konsekwencja działań

Jeśli podczas rozmowy doszliśmy z dłużnikiem do porozumienia, powinniśmy konsekwentnie wymagać spełnienia ustalonych warunków. Kolejne opóźnienia, przedłużanie zwrotu, czy kolejne tłumaczenia, nie powinny mieć wpływu na nasze działania. Jeśli pozwolimy dłużnikowi na tym etapie wynegocjować kolejne ustępstwa, możemy być niemal pewni, iż odzyskanie zadłużenia będzie bardzo trudne.
 

A jeśli nie mam na to czasu?

Rozmowa z dłużnikiem to jeden z wielu etapów postepowania polubownego. Wymaga jednak poświęcenia dużej ilości czasu (i być może kolejnych nakładów finansowych). Jeśli nie mamy czasu na odpowiednie przygotowanie i/lub przeprowadzenie takiej rozmowy, warto zastanowić się nad przekazaniem całej spornej kwestii zewnętrznej kancelarii prawnej, która te działania wykona za nas. Jeśli są Państwo w takiej sytuacji, serdecznie zapraszamy do kontaktu.