Jak obniżyć koszty windykacji? 5 sprawdzonych praktyk

Data aktualizacji: 17 stycznia 2025

W dobie optymalizacji procesów, maksymalizacji zysków, ograniczaniu strat, często zapominamy o kosztach działań pośrednich. Jednym z takich działań jest windykacja. Proces, który nie tyle sam z siebie przynosi nam zyski, ale pozwala odzyskać finanse z już wypracowanych i teoretycznie uzyskanych profitów. Wiele firm nie ma jednak świadomości, jakie koszty (szczególnie czasowe) pochłaniają czynności związane z uzyskaniem należności z tytułu już sprzedanych produktów czy usług. Co więcej, w dużej liczbie przedsiębiorstw optymalizacja procesów związanych z odzyskiwaniem zadłużenia w ogóle nie funkcjonuje. Warto to zmienić. W niniejszym artykule przybliżymy pięć, naszym zdaniem, najważniejszych kwestii, które należy wziąć pod uwagę.

• 1. Reagowanie zanim pojawi się problem
• 2. Analiza procesu windykacji w firmie
• 3. Spójne procedury działania
• 4. Powtarzalność i automatyzacja działań
• 5. Przekazanie windykacji na zewnątrz

1. Reagowanie zanim pojawi się problem

Pierwsza, a zarazem jedna z najważniejszych kwestii, to działania jeszcze przed rozpoczęciem samego procesu windykacji. Są to działania prewencyjne, mające na celu minimalizację ryzyka wystąpienia zadłużeń oraz możliwość wczesnej reakcji na wystąpienie problematycznych sytuacji. Działania tego typu zwykle generują znacznie mniej kosztów, a przynoszą wiele korzyści. Już na starcie eliminując problem.

Przykładowe działania tego typu:

• bieżący monitoring płatności,
• powiadomienia o zbliżających się terminach płatności,
• spójny system wiążący kolejne dostawy z płatnością zgodnie z harmonogramem,
• przejrzyste procedury w przypadku pierwszych, drobnych opóźnień,
• dobrze przygotowane zapisy w umowach niwelujące ryzyko wystąpienia problemu.

 

2. Analiza procesu windykacji w firmie

Drugą istotną kwestią jest posiadanie wiedzy na temat przebiegu i (przede wszystkim) kosztów procesu windykacji w przedsiębiorstwie. Określając koszty warto wziąć pod uwagę nie tylko koszty stricte pieniężne, ale również (a może przede wszystkim) koszty strat czasowych. Kwestie niepieniężne, które warto wziąć pod uwagę:

• czas poświęcony na korespondencję z dłużnikiem,
• koszty analizy zapisów umów,
• czas potrzebny na negocjacje związane z zadłużeniem,
• koszty utraconych możliwości związanych z nawiązaniem współpracy z innym podmiotem, który realizowałby płatności w terminie,
• koszty pracowników, którzy powinni realizować inne zadania,
• koszty popełnionych błędów i niedopracowanych procedur.

 

3. Spójne procedury działania

Działanie w modelu „każdy przypadek jest inny” potrafi pochłonąć wiele zasobów koniecznych na każdorazowe opracowywanie schematów działania. Warto określić jedną procedurę działania (ewentualnie kilka ścieżek w przypadku dużych podmiotów) i według niej realizować wszelkie czynności związane z windykacją. Wbrew pozorom wiele przypadków ma znaczną część wspólnych cech, a tym samym można określić procedury w sposób bardziej zgeneralizowany.

Oczywiście nie oznacza to, iż procedury nie powinny być zmieniane. Warto jednak pamiętać, aby zmiany te nie były zbyt częste, a horyzont czasowy niezbędny do oceny wprowadzonych zmian odpowiednio długi. Wprowadzanie zmian po wykryciu ewidentnych luk w procedurze jest jak najbardziej w porządku. Daleko idące zmiany wynikające z mniejszej skuteczności jednego przypadku, mogą być niewystarczającym argumentem.
 

4. Powtarzalność i automatyzacja działań

Jak większość czynności, również działania windykacyjne mogą być w pewnym stopniu zautomatyzowane. Poniżej kilka przykładów:

• gotowe szablony przypomnień, ponagleń czy wezwań do zapłaty, zarówno w formie szablonów maili, jak i dokumentów,
• automatyczny monitoring płatności,
• w przypadku współpracy z zewnętrzną firmą windykacyjną, z góry ustalony zestaw danych niezbędnych do rozpoczęcia działań oraz wcześniej określone ramy i zasady współpracy w przypadku nowych dłużników.

 

5. Przekazanie windykacji na zewnątrz

W dużej części przypadków, przekazanie windykacji na zewnątrz jest przynajmniej warte rozpatrzenia. Po analizie kosztów wewnętrznych windykacji może się okazać, iż prowadzenie jej we własnym zakresie jest wręcz nieopłacalne – koszty przewyższają potencjalne (i nie zawsze pewne) zyski. W takiej sytuacji warto rozważyć uzyskanie pomocy np. od kancelarii prawnej specjalizującej się w tego typu działaniach. Jeśli koszty pojedynczych działań wewnątrz firmy zostały oszacowane, poświęcenie kilku minut na wycenę działań zewnętrznego podmiotu nie powinno stanowić problemu. Szczególnie, iż obecnie możliwe jest np. uzyskanie bezpłatnej wyceny działań windykacyjnych dla konkretnego przypadku. Dysponując danymi, możemy z łatwością wybrać korzystniejszy wariant oraz zwolnić zasoby firmy i przenieść je w inne miejsca (generujące dochody).

W przypadku chęci uzyskania wyceny kosztów działań windykacyjnych w naszej kancelarii, serdecznie zapraszamy do wypełnienia Formularza Bezpłatnej Wyceny Windykacji.

Kontakt z kancelarią
W przypadku chęci uzyskania pomocy w kwestii windykacji jednorazowej lub stałej współpracy, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie,
• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji.