Forma dokumentowa umów – definicja, korzyści, na co warto zwrócić uwagę

Data aktualizacji: 18 lutego 2022

Pomimo faktu, iż tradycyjna forma pisemna umowy w dalszym ciągu jest najpopularniejszą formą zawierania zobowiązań, istnieje również kilka innych sposobów, które w zależności od zaistniałej sytuacji mogą okazać się pomocne. Jedną z nich jest forma dokumentowa, którą omówimy w niniejszym artykule.

• Definicja formy dokumentowej
• Co może stanowić formę dokumentową
• Czego nie możemy zakwalifikować jako formy dokumentowej
• Forma dokumentowa czy umowa pisemna
• Zalety formy dokumentowej
• Wady formy dokumentowej
• Zalecamy z doświadczenia

Definicja formy dokumentowej

Czym jest forma dokumentowa umowy? Jest to złożenie oświadczenia woli w postaci nośnika informacji, w sposób umożliwiający ustalenie osób składających oświadczenie oraz zapoznanie się z całą treścią oświadczenia.
 

Co może stanowić formę dokumentową

Kluczową kwestią jest tu element „nośnika danych”. Uwzględniając dzisiejsze standardy i różnorodność form przekazu informacji mogą to być m.in.:

• wiadomości e-mail,
• uzgodnienia telefoniczne utrwalone na nośniku (nagrane),
• sms’y,
• rozmowy przeprowadzane na komunikatorach,
• skany podpisanych umów.

 



Czego nie możemy zakwalifikować jako formy dokumentowej

Forma dokumentowa jest zdecydowanie szersza niż tradycyjna umowa pisemna. Nie oznacza to jednak, że w każdej sytuacji możemy jasno zdefiniować formę dokumentową. Przykładowe elementy, co do których mogą powstać wątpliwości:

• rozmowy telefoniczne, które nie zostały nagrane,
• smsy wysłane za pomocą bramek sms,
• ustalenia ustne, które nie zostały utrwalone w inny sposób.

 



Forma dokumentowa czy umowa pisemna

To dosyć powszechne pytanie, na które nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Odpowiednio wcześniej przygotowana i wynegocjowana umowa pisemna z pewnością będzie bardziej użyteczna w wielu sytuacjach. Szczególnie w sytuacjach spornych. Natomiast forma dokumentowa ma zasadniczą przewagę pod kątem łatwości i elastyczności co do form złożenia oświadczenia woli.
 



Zalety formy dokumentowej

Forma dokumentowa posiada dużą ilość mniej lub bardziej oczywistych korzyści. M.in.:

• brak konieczności fizycznego spotkania w celu jej podpisania,
• możliwość zabezpieczenia jej podpisem kwalifikowanym,
• szeroka gama form możliwych do wyboru,
• najczęściej jest formą o mniejszym stopniu skomplikowania.

 



Wady formy dokumentowej

Forma dokumentowa nie jest jednak pozbawiona wad:

• konieczność dodatkowego zadbania o weryfikację stron składających oświadczenie woli,
• w dużej części przypadków (np. sms) warunki oświadczenia są bardzo uproszczone, nie uwzględniają sytuacji nadzwyczajnych i sposobu postępowania w takich sytuacjach,
• w przypadku zapisu na nośnikach typu telefon, istnieje szansa utraty danych przy okazji utraty lub awarii urządzenia.

 



Zalecamy z doświadczenia

Na zakończenie, kilka praktycznych porad dotyczących stosowania tej formy:

• zawsze wykonujmy kopię zapasową na oddzielnym nośniku danych, czy to w przypadku telefonu, komputera, czy innego urządzenia,
• zadbajmy, aby wszystkie przesłanki do uznania oświadczenia woli za formę dokumentową zostały spełnione,
• w przypadku zawarcia umowy na odległość zwiększmy czujność i poświęćmy czas na dodatkową weryfikację drugiej strony umowy,
• unikajmy oświadczeń otwarty pozostawiających wiele miejsca na interpretację warunków.

Sprawdź powiązane z artykułem usługi naszej kancelarii:



E-porada prawna



Porady prawne



Abonamenty prawne

Jak bardzo podobał Ci się artykuł?

Kliknij na gwiazdkę, aby ocenić

Oceń

Średnia ocena 4.3 / 5. Liczba głosów: 3

Nikt jeszcze nie ocenił artykułu. Bądź pierwszy!