Umowa najmu – na co zwrócić uwagę

Data aktualizacji: 27 września 2024

Dosyć często pojawiają się pytania i wątpliwości w kwestii wyegzekwowania zapisów umowy najmu lub windykacji należności z niej wynikających. Wiele problemów ma niestety swoje źródło w samej umowie najmu. Dokument ten stanowi bowiem podstawę wszystkich późniejszych działań i dzięki odpowiednim zapisom, może wyeliminować wiele problemów już na starcie. W niniejszym artykule postaramy się wskazać kilka punktów, na które warto zwrócić szczególną uwagę.

• Pisemna umowa
• Protokoły odbioru
• Podnajem
• Kontrole stanu nieruchomości
• Warunki wypowiedzenia umowy
• Kwestie liczników i innych opłat zmiennych
• Wynajem na pokoje
• Ochrona obu stron

Pisemna umowa

Umowa najmu powinna być sporządzona na piśmie. Po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron. Nie jest to wymóg, jednak umowy ustne, luźne ustalenia w formie korespondencji elektronicznej, czy SMS mogą powodować wiele niejasności na późniejszym etapie. Wynajem, który z pozoru jest nieskomplikowaną czynnością, w przypadku wystąpienia kwestii spornych może okazać się dużym problemem i zaowocować problemem, którego koszty znacznie przekroczą zyski z samego najmu.

Istotne jest również zadbanie, aby w umowie znalazł się zapis precyzujący, iż wszelkie dodatkowe ustalenia wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Zabezpieczy nas to przed różnego rodzaju rozbieżnościami w interpretacji np. korespondencji mailowej, treści ogłoszeń, etc. Punktem wyjścia wszelkich ustaleń powinna być umowa.
 

Protokoły odbioru

Zarówno przed rozpoczęciem najmu, jak i po jego zakończeniu warto dokonać przeglądu przedmiotu najmu oraz sporządzić szczegółowy protokół odbioru. Oba protokoły warto również uzupełnić o możliwie szczegółową dokumentację fotograficzną. Sporządzenie protokołu stanu sprzed najmu, a następnie wykonanie protokołu z dnia zakończenia najmu i porównanie z pierwszym protokołem, często rozwiewa wątpliwości dotyczące:

• stanu przedmiotu najmu,
• stanu wyposażenia przedmiotu najmu,
• kompletności wyposażenia przedmiotu najmu,
• wprowadzonych przez najemcę modyfikacji podczas trwania okresu najmu.

Oczywiście oba protokoły powinny zostać podpisane przez obie strony. O ile zdarzają się niestety sytuacje, w których drugi protokół – przekazania przedmiotu najmu po okresie obowiązywania umowy nie jest podpisany (np. najemca wyprowadził się z mieszkania bez informowania o tym fakcie wynajmującego), o tyle protokół dotyczący stanu początkowego powinien zawsze być podpisany przez obie strony. Jeśli najemca odmawia podpisania takiego dokumentu oznacza to, iż nie zgadza się ze stanem faktycznym przedmiotu najmu. W takim wypadku nie należy podpisywać umowy najmu. Jeśli już na tym etapie dochodzi do sporów, współpraca w okresie obowiązywania umowy może być trudna.
 

Podnajem

Poza szczególnymi sytuacjami (np. wynajem całej nieruchomości o przeznaczeniu biurowym), warto zadbać o zapis zabraniający podnajmu osobom trzecim bez zgody wynajmującego. Pozwoli to przynajmniej zminimalizować ryzyko wystąpienia problemów i wątpliwości w odniesieniu do odpowiedzialności za ewentualne szkody czy rozliczenia kosztów dodatkowych (np. kosztów wynikających ze stanu liczników). Warto również precyzyjnie określić konsekwencje wynikające z niezastosowania się do tych zapisów.
 

Kontrole stanu nieruchomości

Warto w umowie zawrzeć również precyzyjne zasady odnośnie częstotliwości i zakresu możliwości przeprowadzenia kontroli stanu wynajmowanej nieruchomości. Jednocześnie zaleca się ustalenie następstw w sytuacji, kiedy najemca odmówi kontroli stanu nieruchomości. Raczej nie wskazane jest stosowanie rozwiązań, w których kontrola stanu polega wyłącznie na okresowym przesyłaniu zdjęć nieruchomości przez najemcę.
 

Warunki wypowiedzenia umowy

Istotnym elementem, który często jest pomijany lub uregulowany w sposób ogólny są warunki wypowiedzenia umowy przez każdą ze stron. Jest to duży błąd. Tymczasem dokładne określenie warunków jest w praktyce korzystne dla obu stron. Warto rozważyć wprowadzenie zapisów m.in. na wypadek:

• zaległości w opłatach,
• zniszczenia mienia,
• odmowy kontroli stanu nieruchomości,
• zaległości w przekazywaniu informacji z odczytów liczników (jeśli takowe istnieją),
• utraty kontaktu z wynajmującym,
• problemów dotyczących zachowania najemcy na terenie nieruchomości (nieprzestrzeganie regulaminu wspólnoty mieszkaniowej, interwencje policji, skargi sąsiadów etc.).

 

Kwestie liczników i innych opłat zmiennych

Opłaty zmienne, szczególnie te, które rozliczane są dopiero po pewnym okresie, to kolejny element, który powinien zostać ujęty w umowie. Najlepiej wyszczególnić wszystkie tego typu opłaty i określić oddzielnie zasady ich rozliczania. W ten sposób unikniemy niepotrzebnych nieporozumień.
 

Wynajem na pokoje

Jeśli nieruchomość wynajmowana jest w formie tzw. „na pokoje”, gdzie każdy najemca podpisuje oddzielną umowę, warto zawrzeć dodatkowe zapisy regulujące m. in.:

• dokładny zakres umowy,
• podział kosztów zmiennych,
• odpowiedzialność za przestrzeń wspólną,
• odpowiedzialność za mienie w części wynajmowanej.

Tego typu umowa nie jest przedmiotem dzisiejszego artykułu. Jest to kwestia bardziej złożona, jednak w przypadku takiego rozwiązania, warto wziąć pod uwagę przynajmniej w/w punkty.
 

Ochrona obu stron

Naczelną zasadą każdej umowy jest zachowanie równości stron. W praktyce, jeśli chodzi o umowy najmu najlepszą ścieżką do uzyskania takiego efektu jest możliwie najbardziej precyzyjne określenie zasad wynajmu, stworzenie dokumentu zrozumiałego dla obu stron oraz, co istotne, przestrzeganie jej zapisów przez cały okres obowiązywania umowy.