Weryfikacja kontrahenta – 5 dobrych praktyk jak uniknąć późniejszej windykacji

Data aktualizacji: 28 lutego 2025

W dobie zatorów płatniczych i znacznego wzrostu zadłużenia firm, coraz bardziej istotną kwestią staje się weryfikacja kontrahentów. Szczególnie w sytuacji, w której opłata za dostarczony towar lub świadczone usługi ma odroczony termin płatności. Dzięki kilku prostym zasadom możemy przynajmniej zmniejszyć szansę, iż nasz kontrahent z Klienta zmieni się w dłużnika. W dzisiejszym artykule zajmiemy się właśnie tą kwestią.

• 1. Minimalna weryfikacja jest niezbędna
• 2. Prześledzenie historii w portalach administracji publicznej
• 3. Opinie na temat firmy
• 4. Strona internetowa
• 5. Weryfikacja w praktyce: procedury
• Dodatkowe kwestia: wywiadownia gospodarcza
• Dodatkowa kwestia: intuicja
• Pomoc kancelarii

1. Minimalna weryfikacja jest niezbędna

Podstawowa zasada: ufaj, ale sprawdzaj. Choćby minimalna weryfikacja kontrahenta jest zawsze konieczna przy rozpoczęciu jakiejkolwiek współpracy. Pozwoli nam to nie tylko na wyeliminowanie potencjalnych podmiotów, które mogą sprawić trudności w kwestiach spłaty zobowiązań, ale również:

• zminimalizować ryzyko bycia ofiarą oszustwa,
• uniknąć problemów zawierania umów z przedstawicielami nieuprawnionymi do reprezentacji podmiotu,
• uniknąć problemów związanych ze współpracą z podmiotami, których działalność została zawieszona, zakończona lub które wręcz posiadają zakaz wykonywania działalności,
• uniknąć współpracy z podmiotami cieszącymi się złą opinią jako partnerzy biznesowi,
• zminimalizować ryzyko posądzenia o nienależytą weryfikację potencjalnego kontrahenta.

 

2. Prześledzenie historii w portalach administracji publicznej

Zakładając, iż kontrahentem jest przedsiębiorstwo, w pierwszej kolejności powinniśmy skorzystać z narzędzi dostępnych na portalach administracji publicznej. W zależności od formy prowadzenia działalności oraz sposobów rozliczenia, mogą to być m.in.:

• Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej: https://aplikacja.ceidg.gov.pl/CEIDG/CEIDG.Public.UI/Search.aspx
• Wyszukiwarka w Krajowym Rejestrze Sądowym: https://wyszukiwarka-krs.ms.gov.pl/
• Wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka/

Powyższe odnośniki pozwolą nam na sprawdzenie m.in.:

• zgodności podstawowych danych podmiotu,
• czy podmiot istnieje,
• statusu podmiotu,
• historii działalności podmiotu (zmiany struktury właścicielskiej, zmiany adresowe, etc.),
• danych osób uprawnionych do reprezentacji podmiotu,
• statusu rejestracji do podatku VAT,
• numerów rachunków rozliczeniowych,
• w przypadku podmiotów zarejestrowanych w KRS również ich sprawozdania finansowe za poprzednie lata.

Dobrą praktyką jest pobranie danych dostępnych na tych portal. Umożliwiają one bowiem pobranie informacji w wersji PDF wraz z oznaczeniem daty pobrania.
 

3. Opinie na temat firmy

Warto również sprawdzić opinie na temat firmy. W dobie informatyzacji, najwięcej tego typu informacji znajdziemy oczywiście w Internecie. Nie jesteśmy w stanie zweryfikować prawdziwości każdej opinii zamieszczonej w sieci, jednak opinie mogą nam wskazać potencjalne problemy, na które powinniśmy być przygotowani. Coraz częściej poszkodowani kontrahenci nieuczciwych firm, przekazują w ten sposób informacje innym potencjalnie zainteresowanym współpracą podmiotom.
Warto dokonać przeglądu nie tylko samych opinii zamieszczanych na popularnych platformach opiniotwórczych, ale również prześledzić komentarze i wpisy na profilach w SocialMedia oraz grupach dyskusyjnych. Jeśli mamy wątpliwości, istnieje wiele grup, na których możemy zadać pytanie i poprosić o opinię na temat danego konktrahenta.
 

4. Strona internetowa

Podczas uzyskiwania szerszej informacji na temat kontrahenta, warto sprawdzić również jego stronę internetową. Oczywiście na własnym portalu każdy może napisać dowolne informacje, jednak z czasem zaczynamy dostrzegać pewne elementy, które mogą być podstawą do wzmożonej czujności. Są to m.in.:

• dane rejestracyjne podmiotu odbiegają od tych, które podane są na stronie internetowej,
• strona internetowa zawiera wiele błędów lub braków,
• posiada informacje, które są nieprawdziwe,
• trudno znaleźć konkretne informacje dotyczące właściciela serwisu,
• brakuje danych kontaktowych.

Oczywiście nie każdy podmiot musi posiadać stronę internetową. Również jej ogólna estetyka jest kwestią gustu. W większości branż własna wizytówka w Internecie jest jednak podstawą. Jej brak nie przekreśla oczywiście współpracy, jednak powinniśmy w takiej sytuacji poświęcić nieco więcej czasu na analizę kontrahenta. Szczególnie jeśli mamy również inne wątpliwości.
 

5. Weryfikacja w praktyce: procedury

Teoretycznie większość powyższych informacji jest znana. W praktyce jednak często presja czasu, konieczność realizacji założonego poziomu sprzedaży, niejasne procedury weryfikacji, powodują, iż sprawdzenie kontrahenta jest pomijane. Jest to duży błąd, który w przyszłości może przerodzić się w problem zadłużenia, którego windykacja zajmie znacznie więcej czasu niż wstępna weryfikacja.

Warto zabezpieczyć się przed tego typu problemami opracowując spójną procedurę weryfikacji kontrahentów. W przypadku małych przedsiębiorców, czasem wystarczy zwykła lista zadań, w której możemy odznaczyć już sprawdzone kwestie i wpisać kluczowe informacje.
 

Dodatkowe kwestia: wywiadownia gospodarcza

Jeśli mamy wątpliwości lub współpraca, której rozpoczęcie rozważamy, dotyczy zamówienia na dużą skalę, o dużych kwotach, warto zastanowić się na skorzystaniem z jednej z dostępnych wywiadowi gospodarczych lub innych podmiotów specjalizujących się w szczegółowej weryfikacji przedsiębiorstw.
 

Dodatkowa kwestia: intuicja

Warto również pamiętać o własnej intuicji i doświadczeniu. Jeśli mamy wątpliwości odnośnie potencjalnego kontrahenta – istnieją kwestie, które nie dają nam spokoju – dokonajmy szerszej weryfikacji. Jedno z podstawowych zasad każdego biznesu jest minimalizacja ryzyka. Również (a może w szczególności) na etapie rozpoczęcia współpracy.
 

Pomoc kancelarii

W przypadku chęci uzyskania pomocy prawnej związanej z tą lub innymi kwestiami, serdecznie zapraszamy do kontaktu:

• telefonicznego: (+48) 605 131 260, (+48) 22 458 23 40
• mailowego: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl
• za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie.