Windykacja – po jakim czasie rozpocząć działania?

Data aktualizacji: 3 marca 2023

W przypadku wystąpienia zaległości w płatnościach często zastanawiamy się, w którym momencie powinniśmy rozpocząć działania windykacyjne? Po jakim czasie przypomnieć o zaległości? Kiedy wysłać wezwanie do zapłaty? W którym momencie rozpocząć bardziej zdecydowane działania sądowe? W niniejszym artykule postaramy się rozwiać te wątpliwości.

• Czas przy windykacji jest kluczowy
• Pierwszy miesiąc
• Komunikacja i kontrola zadłużenia
• Przedawnienie roszczenia
• Skuteczna windykacja wymaga czasu i dobrej organizacji
• Powierzenie windykacji kancelarii prawniczej
• Od czego zacząć

Czas przy windykacji jest kluczowy

Czas podjęcia działań jest bardzo istotny. Szybka reakcja na powstałe zadłużenie w wielu przypadkach może rozwiązać problem już na wstępie. Pamiętajmy, że nie każde opóźnienie w płatności oznacza zamierzone działanie dłużnika. Szczególnie w przypadku mniejszych podmiotów, obieg dokumentów, realizacja płatności, czy polityka zarządzania zobowiązaniami może nie działać idealnie. Pojawiają się błędy. Szybka reakcja i uprzejme przypomnienie o sprawdzeniu płatności w znacznej części przypadków pozwoli nam zweryfikować, czy mamy do czynienia właśnie z taką sytuacją. Pozwoli to szybko rozwiązać problem i nie wpłynie negatywnie na relacje z konktrahentem.
 

Pierwszy miesiąc

Istotna informacja na wstępie: zadłużenie występuje w momencie przekroczenia terminu zapadalności. W przypadku faktur VAT jest to równoznaczne z terminem płatności faktury (jeśli został podany na fakturze) lub może wynikać np. z zapisów umowy pomiędzy stronami. Jeśli wierzyciel wystawił fakturę 1 stycznia z terminem płatności 15 stycznia, z zadłużeniem mamy do czynienia 16 stycznia.

Działania windykacyjne powinniśmy rozpocząć możliwie szybko. Uprzejme pytanie o sprawdzenie płatności nie powinno być dla nikogo problemem.

Niestety w wielu branżach panuje ogólne przyzwolenie na opóźnianie płatności. Wierzyciel upominający się o zaległe płatności jest negatywnie odbierany. Nie jest to zdrowa sytuacja. Długofalowo dla żadnej ze stron. Nie powinniśmy zwlekać z przypomnieniem w obawie o konsekwencje wizerunkowe.

Szczególnie, że doświadczenie pokazuje, iż szybka reakcja na pojawiające się zadłużenie daje wiele korzyści:

• pozwala szybko zweryfikować (z dużą dozą prawdopodobieństwa), czy jest to przypadkowa, pojedyncza sytuacja, czy celowe działanie,
• daje informację zwrotną, iż wierzyciel ma kontrolę nad swoimi finansami,
• pozwala ograniczyć koszty windykacji – w dużej części przypadków przypomnienie powoduje spłatę zadłużenia i brak konieczności prowadzenia dalszych działań,
• nie dopuszcza do eskalacji problemu,
• daje jasny sygnał, iż wierzyciel nie akceptuje takiego sposobu rozliczeń – szczególnie istotne w przypadku stałej współpracy,
• pokazuje, iż wierzyciel na bieżąco monitoruje płatności.

 

Komunikacja i kontrola zadłużenia

W procesie windykacji bardzo ważną rolę odgrywa komunikacja. Ustalenie odpowiednich procedur pozwoli nie tylko zaoszczędzić czas, ale również w wielu przypadkach ustrzeże nas przed eskalacją sytuacji i powstaniem niepotrzebnego konfliktu. Szczególnie w przypadku kontrahentów, z którymi współpracujemy na stałe.

Kontrolujmy zadłużenie na bieżąco i możliwie od razu reagujmy na występujące problemy. W tym wypadku bardzo pomocne mogą okazać się półautomatyczne lub automatyczne systemy sprawdzania wpłat.
 

Przedawnienie roszczenia

Wielu wierzycieli niestety zbyt długo zwlekając z rozpoczęciem działań windykacyjnych, zapomina, iż ich roszczenia wobec dłużnika mogą się przedawnić. Wbrew powszechnej opinii moment wystąpienia przedawnienia roszczenia w wielu sytuacjach może nie być aż tak odległy jak nam się wydaje. Dla dużej części roszczeń okres ten wynosi trzy lata. Jednak w części przypadków może wynosić dwa lub nawet okres jedynie jednego roku. Warto mieć to na uwadze planując strategię. Nie warto również czekać z działaniami do ostatnich dni.
 

Skuteczna windykacja wymaga czasu i dobrej organizacji

Skuteczna windykacja, czyli taka, która finalnie doprowadza do uregulowania zobowiązania wymaga czasu i dobrej organizacji. Zarówno w przypadku większej ilości drobnych wierzytelności, jak nawet pojedynczych zobowiązań o dużej wartości. Każde z nich wymaga również innego podejścia i innych działań.

Z uwagi na ograniczenia czasowe i organizacyjne część wierzycieli rezygnuje z próby odzyskania należności. Nie chcąc ponosić kolejnych kosztów – zarówno finansowych, jak i czasowych (w postaci czasu pracy, który może zostać spożytkowany w inny sposób). Często nie jest to jednak dobra ścieżka. Pojedyncze drobne kwoty mogą szybko urosnąć do rangi dużego problemu.
 

Powierzenie windykacji kancelarii prawniczej

Warto rozważyć nawiązanie współpracy w zakresie windykacji z kancelarią prawną specjalizującą się w tym zakresie. W dużej części przypadków już wezwanie do zapłaty sporządzone przez kancelarię skutecznie zniechęca dłużnika do przedłużania zaległości rozwiązując problem zanim eskaluje.
 

Od czego zacząć

W przypadku chęci skorzystania z naszych usług, rozpocząć współpracę możemy na kilka sposobów:

• korzystając z formularza bezpłatnej wyceny windykacji
• kontaktując się telefonicznie: (+48) 605 131 260 lub (+48) 22 458 23 40
• kontaktując się drogą mailową: dariusz.staniszewski@adwokatura.pl